Besoin
Vous souhaitez récupérer des données présentes dans vos contrats pour les traiter dans un logiciel tiers ou bien simplement être notifié dès lors qu’une de ces 5 actions est effectuée ?
Un contrat a été créé
Un contrat a été supprimé
Un contrat a été entièrement signé
Un statut de contrat a été modifié
Un rappel automatique a été déclenché
Ce rapide mémo est fait pour vous, afin de vous préparer au paramétrage de l’interface.
Avec l’utilisation de webhooks, vous pouvez connecter Tomorro à des milliers d’applications, automatiser et fluidifier votre travail en minimisant les actions manuelles répétitives.
Avant de vous lancer, vous trouverez sur cette page nos conseils pour vous aider à clarifier et structurer vos besoins.
Que peut-on faire grâce aux webhooks ?
Les webhooks permettent de traiter toutes les données comprises dans la fiche de synthèse d’un projet Tomorro. Il est ainsi possible de connecter des milliers d’applications d’une plateforme tierce tel que Make, Power Automate, n8n ou Zapier (payant) sans connaissance technique.
Voici, quelques utilisations observées chez certains de nos clients :
Messagerie & notifications (Slack, Teams, email…) pour recevoir des alertes automatiques sur les mises à jour des contrats.
CRM (HubSpot, Pipedrive…) pour mettre à jour automatiquement les opportunités et suivre l’avancement des contrats signés.
Base de données (Excel, Sheets, Airtable…) pour enregistrer et centraliser les informations des contrats en temps réel.
🚨 Pensez à vérifier la compatibilité de votre outil tiers avec :
Comment cela fonctionne ?
Comment cela fonctionne ?
Pour créer notre automatisme, nous utiliserons les webhooks Tomorro qui nous serviront d’élément déclencheur.
L’objectif est donc simple :
“Un Déclencheur (webhook) entraîne une Action”.
Tomorro propose 5 déclencheurs prêts à l’usage :
Un contrat a été créé
Un contrat a été supprimé
Un contrat a été entièrement signé
Un statut de contrat a été modifié
Un rappel automatique a été déclenché
Déclencheur ( | Action ( |
Évènement qui initie l’automatisation et démarre le flux. | Opération qui se déroule après que le déclencheur ai eu lieu. |
Déclencheurs Tomorro :
| Exemple d’actions (outil tiers) :
|
Exemple d'un cas d'utilisation Sales
Exemple d'un cas d'utilisation Sales
Problème :
À chaque fois qu’un contrat est signé, mon équipe doit aller manuellement dans le CRM pour mettre à jour l’opportunité et changer son statut. Cela entraîne des oublis et un manque de suivi.
Solution :
Déclencheur: Un contrat est entièrement signé sur Tomorro.Action: Le champ associé au statut de l’opportunité dans le CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive…) est mis à jour automatiquement pour “client”.Comment: Faire concorder les champs personnalisés Tomorro avec les champs du CRM.
Exemple d'un cas d'utilisation RH
Exemple d'un cas d'utilisation RH
Problème :
Une fois un contrat d’embauche signé, l’équipe RH doit manuellement envoyer un message à l’IT et aux managers pour préparer l’arrivée du nouvel employé. Cela peut entraîner des retards ou des oublis.
Solution :
Déclencheur: Un contrat est entièrement signé sur Tomorro.Action: Un message est envoyé automatiquement sur Slack ou Microsoft Teams pour prévenir l’équipe RH et IT.Comment: Configurer le message automatique à envoyer et le canal d’envoi.
Avantages et inconvénients
Avantages et inconvénients
Avantages :
✅ Faible coût humain
- Paramétrage simple et rapide
- Maintenance simplifiée une fois l’automatisation en place
✅ Version gratuite disponible : Le plan Free de Make inclut 1000 actions par mois.
Possibilité également de créer des automatismes avec PowerAutomate (moins flexible) et Zapier (payant)
Inconvénients :
⚠️ Fonctionnalités limitées par rapport à l’API - Moins d’actions possibles qu’avec une intégration API dédiée - Certaines automatisations complexes ne seront pas réalisables.
Définir votre besoin
Pour assurer une mise en place fluide de l’intégration entre les deux plateformes, il est essentiel de bien cadrer les flux de données en amont. Avant de démarrer, assurez-vous d’avoir répondu aux pré-requis suivants :
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
Valider la disponibilité de votre outil tiers sur Make, Power Automate, n8n, Zapier
Identifier les parties prenantes internes: Qui doit être impliqué pour la définition du besoin et la configuration de l’automatisation ? Un juriste, un responsable IT, un autre service ?
Définir le flux et les données à échanger: Quels processus doivent être automatisés ? Quelles informations doivent être récupérées et envoyées entre les plateformes ?
Vérifier les pré-requis techniques: Des contraintes sont-elles à anticiper ? (Licences, sécurité, etc.)
Assurer l’accès aux outils nécessaires: L’équipe devant assurer le paramétrage de l’automatisation a-t-elle les permissions requises pour le logiciel tiers concerné, Tomorro, Make/Power Automate/n8n/Zapier, etc. ?
2️⃣ Spécifier votre processus
2️⃣ Spécifier votre processus
Définition du besoin opérationnel
Avant de configurer une automatisation, il est essentiel de bien définir votre besoin. Pour cela, concentrez-vous sur l’objectif final : Quelle est la finalité de mon automatisation ?
Assurez-vous également que l’élément déclencheur issu de votre outil tiers :
Est unique (évite les ambiguïtés)
Est identifiable (facile à repérer dans votre système)
Ne génère pas de cas particuliers (limite les exceptions complexes)
Formulation recommandée
Nous vous encourageons à structurer votre besoin de la manière suivante pour faciliter la mise en place de votre automatisation :
Je souhaite action déclenchée sur mon logiciel tiers … … dès lors que élément déclencheur sur Tomorro Les informations échangées sont "liste des champs personnalisés" de Tomorro vers mon outil tiers
Exemple 1 :
Je souhaite envoyer une notification sur le canal Teams "#RH" … … dès lors que le contrat a été supprimé sur Tomorro. Pas d’échange de données, juste notification
Exemple 2 :
Je souhaite renseigner les champs associés à mon deal sur mon CRM … … dès lors que le contrat est entièrement signé sur Tomorro. Les informations échangées sont le nom du cocontractant, son adresse et son numéro de SIRET de Tomorro vers mon CRM
❌ Mauvais exemple : “Notifier mon équipe”
✅ Précisez plutôt : Envoyer une notification sur le canal Teams “#RH”
Rappel des actions Tomorro permettant de déclencher un automatisme
Tomorro propose 5 évènements déclencheurs prêts à l’usage :
Un contrat a été créé
Un contrat a été supprimé
Un contrat a été entièrement signé
Un statut de contrat a été modifié
Un rappel automatique a été déclenché
Plus d’informations disponibles sur notre documentation.
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
Définir les données à transmettre
Il est crucial d’identifier quelles données doivent être échangées entre votre logiciel tiers et Tomorro.
Une bonne spécification permet :
Un alignement optimal entre les systèmes
D’éviter la double saisie de données
Pré-requis paramétrage Tomorro : les questions à vous poser
A quel(s) champ(s) du logiciel tiers les informations récupérées de Tomorro correspond-t-elle ?Exemple : Si un champ “Adresse du cocontractant” est présent, il faudra le faire correspondre avec le champ équivalent “Adresse du prestataire” dans le logiciel tiers pour garantir une bonne synchronisation.
Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ?Exemple : Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ?
Nous vous proposons de construire une matrice de correspondance tel que présenté ci-dessous, afin de vérifier la correspondance des champs et leur format.
Exemple :
Nom du champ Tomorro | Format du champ Tomorro | Nom du champ | Format du champ logiciel tiers | Statut |
Adresse du cocontractant | Texte | Adresse du prestataire | Texte | Disponible |
Date de signature | Date | Date de signature | Date | A créer (sur Tomorro ou l’outil tiers) |
… |
Configuration
1️⃣ Configurez et testez
1️⃣ Configurez et testez
Avant de déployer à grande échelle, effectuez des tests afin de :
Vérifier que les automatisations fonctionnent correctement.
Ajuster les paramètres et formats de données si nécessaire.
Recueillir les retours des utilisateurs pour affiner l’intégration.
💡 Il n’est pas nécessaire d’effectuer les essais un environnement de test (sandbox). La création de contrat factice ou d’envoi en signature peut se faire depuis le compte Tomorro de production.
Nous vous conseillons en revanche d’effectuer vos tests avec un modèle dédié afin de pouvoir les tracer facilement et les supprimer une fois la configuration prête.
2️⃣ Passez en live
2️⃣ Passez en live
Si un modèle test à été créé, pensez à modifier votre configuration en pointant sur le modèle souhaité. Une fois l’intégration en place :
Surveillez régulièrement les workflows pour détecter d’éventuels dysfonctionnements.
Mettez à jour les intégrations en fonction des évolutions des outils connectés ou des processus internes (attention aux changements de paramétrages des modèles Tomorro).
Formez les utilisateurs aux nouvelles automatisations pour garantir une adoption optimale.
Ressources utiles
Comment activer les webhooks Tomorro ?
Pour utiliser les Webhooks Tomorro, vous devrez le créer depuis la plateforme. Sur Tomorro : “Mon compte > Intégration > Webhooks > Gérer l’intégration” :
Puis en cliquant sur “Ajouter un webhook” :
Je souhaite créer une automatisme lorsque un action est faite sur mon logiciel
A la différence de l’automatisme décrit ci-dessus, vous pourriez avoir le besoin de déclencher un automatisme dès lors qu’une action est effectuée sur votre logiciel tiers.
Ainsi le déclencheur de l’automatisme n’est plus sur Tomorro mais bien sur le logiciel tiers (sens inverse).
Il est tout à fait possible de créer un automatisme de ce genre via l’utilisation de Zapier : Comment préparer votre automatisation de Tomorro avec Zapier ?