Besoin
Vous souhaitez minimiser les actions manuelles répétitives dans votre gestion contractuelle en connectant Tomorro avec un autre logiciel ?
Ce rapide mémo est fait pour vous, afin de vous préparer au paramétrage de l’interface.
Grâce à notre API publique, vous pouvez connecter Tomorro à des milliers d’applications afin d’automatiser et fluidifier votre travail.
Avant de vous lancer, vous trouverez sur cette page nos conseils pour vous aider à clarifier et structurer vos besoins.
En résumé : Adoptez une approche structurée !
Cette note va s’articuler en 3 points principaux :
Comprendre le fonctionnement de l’interface
Clarifiez votre besoin afin de définir votre approche
Configurez et testez avant une mise en production complète
Que peut-on faire grâce à l’API ?
Une API (Interface de Programmation d'Application) est un ensemble de règles et de protocoles qui permettent à des logiciels de communiquer et d'échanger des données entre eux.
CRM (HubSpot, Pipedrive…) : pour mettre à jour automatiquement les opportunités et suivre l’avancement des contrats signés ou pour la génération automatique de vos contrats dès que le deal est remporté ou atteint un certain stade.
SIRH : pour la génération automatique de vos contrats RH dès que le candidat accepte sa promesse d’embauche.
Stockage (Google Drive, SharePoint, OneDrive…) pour archiver automatiquement les documents signés.
Base de données (Excel, Google Sheets, Typeform…) : pour enregistrer et centraliser les informations des contrats en temps réel ou pour la création automatique de vos contrats dès lors qu’une nouvelle entrée est ajoutée.
Messagerie & notifications (Slack, Teams, email…) pour recevoir des alertes automatiques sur les mises à jour des contrats.
⚠️ Pensez à vérifier la compatibilité de votre outil tiers avec les appels API.
Comment fonctionne l’API ?
Comment fonctionne l’API ?
Les API permettent d’échanger toutes les données présentes sur Tomorro mais également de recevoir tout types de données d’un logiciel tiers.
Pour résumer c’est réellement un langage qui permet aux logiciel de communiquer entre eux et de communiquer de la données.
Tomorro propose de nombreuses actions prêtes à l’usage :
Documentation des possibilités de l’API publique Tomorro (à communiquer à votre équipe IT) : https://developers.gotomorro.com/welcome
Les automatismes paramétrés peuvent être déclencher par un élément déclencheur (voir ci-dessous). Mais le déclencheur peut également être programmé et récurent (ex : Tous les soirs à 23h)
🚨 Déclencheur ( | 💪 Action ( |
Évènement qui initie l’automatisation et démarre le flux. | Opération qui se déroule après que le déclencheur ai eu lieu. |
Exemple de déclencheurs outil tiers : | Exemple d’actions Tomorro : |
Exemple de déclencheurs Tomorro : | Exemple d’actions outil tiers : |
Exemple d'un cas d'usage Commercial
Exemple d'un cas d'usage Commercial
Problème :
Je tiens à jour une base de données de mes clients sur mon CRM comprenant leur informations associées (nom, SIRET, adresse…).
Je veux utiliser ces mêmes données dans la création de mes contrats afin d’éviter les doublons et les erreurs.
Solution :
Déclencheur: Dès qu’un champ associé aux clients est modifié dans mon CRMAction: Les champs cocontractants Tomorro se mettent à jour en conséquenceComment: Faire concorder les champs du CRM avec les champs cocontractants Tomorro
Exemple d'un cas d'usage RH
Exemple d'un cas d'usage RH
Problème :
A chaque fois que je dois créer un nouveau contrat de travail, je dois récupérer toute les informations concernant le candidat et les rentrer à la main dans les champs personnalisés sur la plateforme Tomorro
Solution :
Déclencheur: Le candidat remplit un formulaire pour renseigner ses informations personnelles.Action: Les champs personnalisés Tomorro qui se remplissent automatiquement depuis le formulaire et crée le contrat.Comment: Faire concorder les champs du formulaire avec les champs personnalisés Tomorro.
Avantages & Inconvénients
Avantages & Inconvénients
AVANTAGES | INCONVÉNIENTS |
Possibilités infinies | Paramétrage couteux |
Définir votre besoin
Pour assurer une mise en place fluide de l’intégration entre les deux plateformes, il est essentiel de bien cadrer les flux de données en amont. Avant de démarrer, assurez-vous d’avoir répondu aux pré-requis suivants :
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
Pré-requis | |
Valider la disponibilité de votre outil tiers | Vérifier avec votre équipe IT ou directement avec votre prestataire que la connexion via API est possible et paramétrable. |
Identifier les parties prenantes internes | ⇒ Qui doit être impliqué pour la définition du besoin et la configuration de l’automatisation ? Un juriste, un responsable IT, un autre service ? |
Définir le flux et les données à échanger | ⇒ Quels processus doivent être automatisés ? ⇒ Quelles informations doivent être récupérées et envoyées entre les plateformes ? |
Vérifier les pré-requis techniques | Des contraintes sont-elles à anticiper ? (Licences, sécurité, etc.) |
Assurer l’accès aux outils nécessaires | ⇒ L’équipe devant assurer le paramétrage de l’automatisation a-t-elle les permissions requises pour le logiciel tiers concerné, Tomorro, etc. ? |
2️⃣ Spécifier votre processus
2️⃣ Spécifier votre processus
Définition du besoin opérationnel
Avant de configurer une automatisation, il est essentiel de bien définir votre besoin.
Pour cela, concentrez-vous sur l’objectif final : Quelle est la finalité de mon automatisation ?
Assurez-vous également que l’élément déclencheur issu de votre outil tiers :
Est unique (évite les ambiguïtés)
Est identifiable (facile à repérer dans votre système)
Ne génère pas de cas particuliers (limite les exceptions complexes)
Formulation recommandée
Nous vous encourageons à structurer votre besoin de la manière suivante pour faciliter la mise en place de votre automatisation :
Je souhaite action déclenchée sur plateforme1 …
… dès lors que élément déclencheur sur plateforme2
Les informations échangées sont "liste des champs personnalisés" de plateforme2 vers plateforme1
Exemple :
Je souhaite mettre à jour la base cocontractante sur Tomorro …
… dès lors que un champ associé au contact est modifié sur mon CRM.
Les informations échangées sont tous les champs associés au contact (nom, adresse, ville, forme juridique...) de mon CRM vers Tomorro.
❌ Mauvais exemple : “Mettre à jour le contact.”
✅ Précisez plutôt : Mettre à jour tous les champs associés au contact (préciser le détail)
La grande puissance de l’API est que ces étapes peuvent être :
Multiples
En cascade
Bidirectionelle
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
Définir les données à transmettre
Il est crucial d’identifier quelles données doivent être échangées entre votre logiciel tiers et Tomorro. Une bonne spécification permet :
Un alignement optimal entre les systèmes
D’éviter la double saisie de données
Pré-requis paramétrage Tomorro : les questions à vous poser
Question | Exemple |
A quel(s) champ(s) Tomorro les informations récupérées du logiciel tiers correspond-t-elle ? (et inversement) | Exemple : Si un champ “Adresse du prestataire” est présent, il faudra le faire correspondre avec le champ équivalent “Adresse du cocontractant” dans Tomorro pour garantir une bonne synchronisation. |
Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ? (et inversement) | Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ? |
Quel est le compte utilisé qui doit effectuer l’action sur Tomorro ? Quel est le compte utilisé qui doit effectuer l’action sur le logiciel tiers ? | Conseil Tomorro : L’utilisation d’un compte tiers “Tomorro bot” (par exemple) peut-être utilisé afin de créer ce genre de contrats automatique. |
Nous vous proposons de construire une matrice de correspondance tel que présenté ci-dessous, afin de vérifier la correspondance des champs et leur format.
Exemple :
Nom du champ logiciel tiers | Format du champ logiciel tiers | Nom du champ Tomorro | Format du champ Tomorro | Statut |
Adresse du prestataire | Texte | Adresse du cocontractant | Texte | Disponible |
Date de signature | Date | Date de signature | Date | A créer (sur Tomorro ou l’outil tiers) |
… |
Configuration
1️⃣ Configurez et testez
1️⃣ Configurez et testez
Pour ce genre d’intégration, il est possible qu’il soit nécessaire pour vous comme pour votre équipe IT d’effectuer les essais sur des environnements de tests (sandbox).
Côté Tomorro, nous saurons vous fournir les informations nécessaires à cette connexion. En revanche, nous vous invitons à vous rapprocher de votre logiciel tiers pour voir si ils peuvent faire de même.
Avant de déployer à grande échelle, effectuez des tests afin de :
Vérifier que les automatisations fonctionnent correctement.
Ajuster les paramètres et formats de données si nécessaire.
Recueillir les retours des utilisateurs pour affiner l’intégration.
2️⃣ Passez en live
2️⃣ Passez en live
Si les tests ont été effectué sur un environnement sandbox, il faudra reconfigurer l’échange sur le bon environnement.
Une fois l’intégration en place :
Surveillez régulièrement les workflows pour détecter d’éventuels dysfonctionnements.
Mettez à jour les intégrations en fonction des évolutions des outils connectés ou des processus internes (attention aux changements de paramétrages des modèles Tomorro).
Formez les utilisateurs aux nouvelles automatisations pour garantir une adoption optimale.
Ressources utiles
Notre documentation dédiée aux utilisateurs de Tomorro
Comment obtenir ma clé API Tomorro ?
Pour connecter Tomorro via API, vous devrez obtenir votre clé API.
Vous la trouverez sur Tomorro en naviguant vers “Mon compte > Intégration > API > Gérer l’intégration”, puis en cliquant sur “Générer un clé d’API”.