Besoin
Vous souhaitez créer des automatismes et faire correspondre les données entre Salesforce et Tomorro ?
Ce rapide mémo est fait pour vous, afin de vous préparer au paramétrage de l’interface.
Grâce à notre intégration native Salesforce, vous pouvez y connecter Tomorro afin d’automatiser et fluidifier votre travail. Avant de vous lancer, vous trouverez sur cette page nos conseils pour vous aider à clarifier et structurer vos besoins.
✅ En résumé : Adoptez une approche structurée !
Cette note va s’articuler en 3 points principaux :
🪝 Comprendre le fonctionnement de l’interface
🥅 Clarifiez votre besoin afin de définir votre approche.
🧪 Configurez et testez avant une mise en production complète.
🔗 Que peut-on faire grâce au widget Tomorro intégré dans Salesforce ?
La connexion Salesforce x Tomorro permet d’échanger toutes les données présentes sur les projets Tomorro mais également de recevoir tout types de données issues de Salesforce.
Vous permettez ainsi à vos équipes opérationnelles utilisant Salesforce de fluidifier et d’automatiser leurs actions, pour cela deux possibilités :
Automatiquement
Paramétrer depuis un compte administrateur, l’intégration native Salesforce x Tomorro permet de créer un contrat à partir d’un modèle sur Tomorro automatiquement dès lors qu’un champ Salesforce atteint un stade prédéfini. Le contrat sera créé au statut de “brouillon” ou de “signé” la aussi selon les paramètres prédéfinis.
Manuellement
Directement insérer dans l’objet “opportunities” de Salesforce, le widget Tomorro permet, une fois paramétré, de communiquer et d'échanger des données entre les deux logiciels dès lors que l’on veut :
Commencer une négociation
Importer un document déjà signé
Comment fonctionne la connexion automatique ?
Comment fonctionne la connexion automatique ?
Via un paramétrage administrateur préalable, l’intégration native Tomorro propose 2 actions automatique prêtes à l’usage depuis Salesforce :
Commencer une négociation
Importer un document déjà signé
🚨 Déclencheur ( | 💪 Action ( |
Évènement qui initie l’automatisation et démarre le flux. | Opération qui se déroule après que le déclencheur ai eu lieu. |
Dès lors qu’un champ d’un objet salesforce atteint un certain stade prédéfini. | Actions Tomorro : • Commencer une négociation • Importer un document déjà signé |
Option : récupérer sur Tomorro les fichiers PDF stockés dans Salesforce
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “commencer une négociation”
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “commencer une négociation”
Problème :
Je souhaite créer un contrat à partir de mon opportunité Salesforce afin de récupérer les données qui lui corresponde afin d’éviter les doublons et les erreurs.
Solution :
🚨 Déclencheur : Dès que mon opportunité atteint le stade “closed won”
💪 Action : Un nouveau projet se créer dans Tomorro au statut de “en négociation” à partir d’un modèle prédéfini et grâce aux données préalablement mappées entre les deux logiciels.
❓ Comment : Faire concorder les champs de Salesforce avec les champs cocontractants Tomorro.
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “Importer un document signé”
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “Importer un document signé”
Problème :
Je souhaite garder une traçabilité de mes documents signés tant dans Salesforce que dans Tomorro.
Solution :
🚨 Déclencheur : Dès que mon opportunité atteint le stade “closed won”
💪 Action : Un nouveau projet se créer dans Tomorro au statut de “signé” à partir d’un modèle prédéfini et grâce aux données préalablement mappées entre les deux logiciels. Les fichiers PDF stockés sur Salesforce remontent en pièce jointe dans le projet Tomorro.
❓ Comment : Faire concorder les champs de Salesforce avec les champs cocontractants Tomorro.
Comment fonctionne la connexion manuelle ?
Comment fonctionne la connexion manuelle ?
Par le biais du widget, l’intégration native Tomorro propose 2 actions manuelle prêtes à l’usage depuis Salesforce :
Commencer une négociation
Importer un document déjà signé
🚨 Déclencheur ( | 💪 Action ( |
Évènement qui initie l’automatisation et démarre le flux. | Opération qui se déroule après que le déclencheur ai eu lieu. |
Déclencheurs depuis Salesforce (voir encadré vert image ci-dessus) | Actions Tomorro : • Commencer une négociation • Importer un document déjà signé |
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “commencer une négociation”
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “commencer une négociation”
Problème :
Je souhaite créer un contrat à partir de mon opportunité Salesforce afin de récupérer les données qui lui corresponde afin d’éviter les doublons et les erreurs.
Solution :
🚨 Déclencheur : Depuis le widget Tomorro dans Salesforce, en sélectionnant “commencer une négociation”
💪 Action : Un nouveau projet se créer dans Tomorro au statut de “en négociation” à partir d’un modèle prédéfini et grâce aux données préalablement mappées entre les deux logiciels.
❓ Comment : Faire concorder les champs de Salesforce avec les champs cocontractants Tomorro.
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “Importer un document signé”
💡 Exemple d’un cas d’utilisation “Importer un document signé”
Problème :
Je souhaite garder une traçabilité de mes documents signés tant dans Salesforce que dans Tomorro.
Solution :
🚨 Déclencheur : Depuis le widget Tomorro dans Salesforce, en sélectionnant “importer un document signé”
💪 Action : Un nouveau projet se créer dans Tomorro au statut de “signé” à partir d’un modèle prédéfini et grâce aux données préalablement mappées entre les deux logiciels.
❓ Comment : Faire concorder les champs de Salesforce avec les champs cocontractants Tomorro.
🔦 Définir votre besoin
Pour assurer une mise en place fluide de l’intégration entre les deux plateformes, il est essentiel de bien cadrer les flux de données en amont. Avant de démarrer, assurez-vous d’avoir répondu aux pré-requis suivants :
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
1️⃣ Valider les pré-requis fonctionnel
Pré-requis | |
Identifier les parties prenantes internes | ⇒ Qui doit être impliqué pour la définition du besoin et la configuration de l’automatisation ? Un juriste, un responsable IT, un autre service ? |
Définir le flux et les données à échanger | ⇒ Quels processus doivent être automatisés ? |
Vérifier les pré-requis techniques | Des contraintes sont-elles à anticiper ? (Licences, sécurité, etc.) |
Assurer l’accès aux outils nécessaires | ⇒ L’équipe devant assurer le paramétrage de l’automatisation a-t-elle les permissions requises pour le logiciel tiers concerné, Tomorro, etc. ? |
Si mise en place de la génération automatique | Quel sera le compte “maître” qui créera les projets sur Tomorro ? |
2️⃣ Spécifier votre processus
2️⃣ Spécifier votre processus
⚙️ Définition du besoin opérationnel
Avant de configurer une automatisation, il est essentiel de bien définir votre besoin. Pour cela, concentrez-vous sur l’objectif final : Quelle est la finalité de mon automatisation ?
Assurez-vous également que l’élément déclencheur issu de Salesforce :
✅ Est unique (éviter les ambiguïtés)
✅ Est identifiable (facile à repérer dans votre système)
✅ Ne génère pas de cas particuliers (limite les exceptions complexes)
📝 Formulation recommandée
Nous vous encourageons à structurer votre besoin de la manière suivante pour faciliter la mise en place de votre automatisation :
Je souhaite action déclenchée sur plateforme1 …
… dès lors que élément déclencheur sur plateforme2.
Les informations échangées sont "liste des champs personnalisés" de plateforme2 vers plateforme1
💡 Exemple :
Je souhaite créer un nouveau projet sur Tomorro …
… dès lors que j'utilise le widget Tomorro sur Salesforce.
Les informations échangées sont le champ "montant" et la liste "produit(s) vendu(s)" de l'objet "opportunité" de Salesforce vers Tomorro.
❌ Mauvais exemple : “Les informations nécessaire à la complétion de mon contrat Tomorro.”
✅ Précisez plutôt : Le champ “montant” et la liste “produit(s) vendu(s)” de l’objet “opportunité” (préciser le détail)
La grande puissance de l’intégration native Tomorro est que ces étapes peuvent être :
Manuelle ou automatique
Multiples
En cascade
Bidirectionelle
Originaire de plusieurs objets Salesforce
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
3️⃣ Identifier les données à échanger entre les outils
🔄 Définir les données à transmettre
Il est crucial d’identifier quelles données doivent être échangées entre votre logiciel tiers et Tomorro. Une bonne spécification permet :
✅ Un alignement optimal entre les systèmes
✅ D’éviter la double saisie de données
🧑🔧 Pré-requis paramétrage Tomorro : les questions à vous poser
Question | Exemple |
A quel(s) champ(s) Tomorro les informations récupérées de Salesforce correspond-t-elle ? (et inversement) | Exemple : Si un champ “Adresse du prestataire” est présent, il faudra le faire correspondre avec le champ équivalent “Adresse du cocontractant” dans Tomorro pour garantir une bonne synchronisation. |
Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ? (et inversement) | Le format de données du logiciel tiers correspond-t-il avec les champs Tomorro ? |
Quel est le compte utilisé qui doit effectuer l’action sur Tomorro ? Quel est le compte utilisé qui doit effectuer l’action sur Salesforce ? | 💡 Conseil Tomorro : L’utilisation d’un compte tiers “Tomorro bot” (par exemple) peut-être utilisé afin de créer ce genre de contrats automatique. |
Nous vous proposons de construire une matrice de correspondance tel que présenté ci-dessous, afin de vérifier la correspondance des champs et leur format.
Exemple :
Nom du champ Salesforce | Objet Salesforce correspondant | Format du champ logiciel tiers | Nom du champ Tomorro | Format du champ Tomorro | Statut |
Adresse du prestataire | Compte | Texte | Adresse du cocontractant | Texte | Disponible |
Montant | Opportunité | Nombre | Montant | Nombre | Disponible |
Produit(s) vendu(s) | Opportunité | Sélecteur | Produit(s) vendu(s) | Sélecteur | Disponible |
… |
🔧 Configuration
1️⃣ Configurez et testez
1️⃣ Configurez et testez
Pour ce genre d’intégration, il est possible qu’il soit nécessaire pour vous comme pour votre équipe IT d’effectuer les essais sur des environnements de tests (sandbox).
Côté Tomorro, nous saurons vous fournir les informations nécessaires à cette connexion. En revanche, nous vous invitons à vous rapprocher de votre logiciel tiers pour voir si ils peuvent faire de même.
Avant de déployer à grande échelle, effectuez des tests afin de :
🔍 Vérifier que les automatisations fonctionnent correctement.
⚙️ Ajuster les paramètres et formats de données si nécessaire.
📢 Recueillir les retours des utilisateurs pour affiner l’intégration.
2️⃣ Passez en live
2️⃣ Passez en live
Si les tests ont été effectué sur un environnement sandbox, il faudra reconfigurer l’échange sur le bon environnement. Une fois l’intégration en place :
🔎 Surveillez régulièrement les workflows pour détecter d’éventuels dysfonctionnements.
🤖 Mettez à jour les intégrations en fonction des évolutions des outils connectés ou des processus internes (attention aux changements de paramétrages des modèles Tomorro).
👥 Formez les utilisateurs aux nouvelles automatisations pour garantir une adoption
optimale.
Pour aller plus loin