Cet article vous aide à définir la structure idéale pour organiser vos contrats sur Tomorro, en fonction de votre organisation, de vos besoins d'accès et de confidentialité.
Une arborescence claire facilite la recherche, sécurise les accès aux contrats sensibles et simplifie la gestion au quotidien.
Bien réfléchir dès aujourd'hui à votre arborescence, c'est vous garantir une plateforme fluide, évolutive et adaptée à votre croissance, sans avoir à tout reconstruire demain.*
Contexte et rappels importants
Dans Tomorro, l’accès aux contrats est géré au niveau des dossiers.
Un contrat peut être rangé dans un seul dossier à la fois.
Les vues filtrées servent à faciliter la navigation, mais ne limitent pas l'accès aux contrats.
4 options possibles pour organiser vos contrats
Option 1 – Par Type de contrat
Option 1 – Par Type de contrat
Structure :
Niveau 1 : NDA, Prestation, Partenariat, etc.
Niveau 2 : Projet ou cocontractant
Avantages :
Très simple à gérer.
Structure intuitive pour les profils juridiques.
À privilégier si → Vous classez vos contrats d'abord par nature juridique.
Option 2 – Par Filiale / Entité
Option 2 – Par Filiale / Entité
Structure :
Niveau 1 : Entité / Filiale
Niveau 2 : Service / Département / Equipes
Niveau 3 : Type de contrat
Niveau 4 : Cocontractant
Avantages :
Confidentialité stricte par dossier et par groupe d'accès.
À privilégier si → La confidentialité entre filiales est une priorité absolue.
Option 3 – Par Projet
Option 3 – Par Projet
Structure :
Niveau 1 : Projet majeur (ex : Projet Alpha, Projet Beta…)
Niveau 2 : Type de contrat (NDA, Prestation, Partenariat)
Avantages :
Structure naturelle pour des contrats multi-entités.
Très flexible et évolutif.
À privilégier si → Vos contrats sont liés principalement à des projets transverses.
Option 4 – Par Scope métier
Option 4 – Par Scope métier
Structure :
Niveau 1 : Domaine métier (ex : R&D, Expansion Internationale, Partenariats Stratégiques)
Niveau 2 : Type de contrat
Niveau 3 : Cocontractant
Avantages :
Permet de regrouper par pôles d’activité.
Très scalable.
À privilégier si → Votre organisation est structurée par métiers ou fonctions.
L'explication en vidéo :
Comment choisir facilement ?
Répondez à ces 3 questions :
Confidentialité forte entre entités / filiales requise ?
Oui ➔ Option 2 (Par Filiale)
Non ➔ Passez à la question suivante
Comment vos utilisateurs retrouveront-ils naturellement un contrat ?
Par type de contrat ➔ Option 1
Par projet ➔ Option 3
Par activité métier ➔ Option 4
Souhaitez-vous une structure facilement évolutive ?
Oui → Toutes sauf Option 2 sont adaptées à la croissance
Tableau de comparaison rapide
Critère | Option 1 (Type de contrat) | Option 2 (Par filiale) | Option 3 (Par projet) | Option 4 (Par métier) |
Scalabilité | 🌟🌟🌟 | 🌟 | 🌟🌟🌟 | 🌟🌟🌟 |
Confidentialité stricte | 🌟 | 🌟🌟🌟 | 🌟 | 🌟 |
Simplicité d’administration | 🌟🌟🌟 | 🌟 | 🌟🌟🌟 | 🌟🌟🌟 |
Adapté aux contrats multi-entités | 🌟🌟🌟 | 🌟 | 🌟🌟🌟 | 🌟🌟🌟 |
Points d'attention
Privilégiez la simplicité pour l’utilisateur final ➔ accès en maximum 2-3 clics.
Limitez le nombre de niveaux à 3 maximum pour ne pas complexifier la navigation.
Anticipez la croissance ➔ Choisissez une structure capable d’accueillir de nouveaux projets, contrats ou filiales sans tout refaire.
Avec Tomorro, le rangement se fera de manière automatique. Pour chaque typologie de contrat, vous pourrez définir le chemin de rangement.
En résumé
Votre organisation doit être intuitive pour vos utilisateurs, adaptée à votre croissance, et sécurisée selon votre besoin de confidentialité.
Si vous avez un doute, nous pouvons vous aider à valider la meilleure option lors de votre accompagnement !