Tomorro vous permet de ranger automatiquement vos projets dans les bons dossiers, sans action manuelle.
Configurez une seule fois vos règles d’archivage dans vos modèles, et tous les projets créés depuis ces modèles seront classés automatiquement.
Configurer l’archivage depuis un modèle
Ouvrir le modèle à paramétrer
Depuis l’interface des modèles, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez définir un dossier d’archivage.
Choisir le dossier cible
Ouvrez la section Dossier.
Par défaut, tous les projets sont classés dans Contrathèque.
Cliquez sur Contrathèque pour sélectionner ou rechercher un dossier ou sous-dossier spécifique auquel vous avez accès.
Cliquez sur enregistrer ici pour valider l'emplacement.
Une fois le dossier choisi, tous les futurs projets issus de ce modèle y seront automatiquement rangés.
Ajouter un sous-dossier dynamique (optionnel)
Les sous-dossiers dynamiques permettent de créer automatiquement un niveau supplémentaire de classement, basé sur un champ personnalisé (ex. : cocontractant, modèle, champ métier…).
Cliquer sur Ajouter un sous-dossier dynamique
Taper @ pour insérer un champ personnalisé
Recommandation : évitez les champs de type texte, sensibles à la casse (ex. Air France ≠ AIR FRANCE).
Sélectionner le champ souhaité (ex. : Cocontractant)
L’arborescence est enregistrée automatiquement
Elle s’appliquera à tous les futurs projets créés depuis ce modèle.
Vous pouvez :
Ajouter du texte avant ou après le champ
Combiner plusieurs champs dans la même structure dynamique
Visualiser le classement dans la contrathèque
Une fois la configuration appliquée :
Les nouveaux projets, quel que soit leur statut, seront automatiquement rangés dans le dossier défini.
Si un sous-dossier dynamique est activé :
Tomorro place chaque projet dans le bon sous-dossier selon la valeur du champ.
Si le sous-dossier existe, il est réutilisé.
S’il n’existe pas encore, Tomorro le crée automatiquement.
Exemple
Modèle → dossier Sales + sous-dossier dynamique @Cocontractant
➡️ Tomorro crée automatiquement un sous-dossier par cocontractant et y range les projets correspondants.
Gérer les accès aux dossiers
Si les dossiers sont créés dans un dossier parent existant, les droits du parent sont hérités dans les sous-dossiers.
Si le premier niveau reste Contrathèque, seul le propriétaire du modèle aura accès aux nouveaux dossiers (aucune permission ne peut être héritée à partir de ce niveau).
Conseil : créez un dossier parent dédié (ex. : “Sales”), attribuez-y les bons droits, puis utilisez-le comme premier niveau pour vos dossiers dynamiques.