Intelligente Felder werden von Ihren Administratoren in der Vertragsart definiert. Sie ermöglichen es, die Dateneingabe zu strukturieren und zu automatisieren.
Die Formularfelder verstehen
Das Formular ist in zwei Abschnitte unterteilt:
Felder Ihrer Organisation (blau)
→ sichtbar und bearbeitbar nur durch Ihre Organisation
Felder des Vertragspartners (gelb)
→ sichtbar und ausfüllbar durch den Vertragspartner (oder durch Sie).
Der Vertragspartner sieht und füllt ausschließlich die ihm zugewiesenen Felder aus.
Die Farbe des Feldes zeigt also an, wer es ausfüllen muss.
Das Formular aufrufen
Den Vertrag öffnen
In den Überarbeitungsmodus wechseln
Auf den Tab Formular klicken
Die auszufüllenden Felder anhand des roten Punkts identifizieren
Die Felder ausfüllen
Informationen direkt im Formular eingeben
Überprüfen, dass jeder Wert automatisch in den Vertrag eingefügt wird
Das Formular ist dynamisch: Bestimmte Felder erscheinen oder verschwinden je nach eingegebenen Antworten.
✅ Bewährte Vorgehensweisen
Die Bedingungen der Vorlage (Text, der je nach Antwort angezeigt oder ausgeblendet wird) werden nur einmal angewendet, bei der Erstellung des Dokuments: Wenn Sie den Wert eines in einer Bedingung verwendeten Feldes später ändern, erscheint oder verschwindet der bedingte Text nicht.
Automatisierungen synchronisieren berechnet diese Bedingungen ebenfalls nicht neu: Es wendet den Namen, den Ablageordner, die Teilnehmer, die Erinnerungen und die Dateien der Vertragsart erneut an.
Prüfen Sie die Antworten, die Bedingungen steuern, bevor Sie den Vertrag erstellen; passen Sie den Text danach im Überarbeitungsmodus an (Empfehlung).
Einige Felder können automatisch vorausgefüllt werden:
Aus dem mit dem Vertrag verknüpften Vertragspartner-Datensatz
Aus den in der Vertragsart definierten Standardwerten
Durch automatische Berechnung (z. B. Enddatum berechnet aus Startdatum und Dauer)
📌 Der Oro-Agent kann das für Sie erledigen: Bitten Sie ihn im Chat, die Vertragsdaten auszufüllen, zum Beispiel ein Datum, einen Betrag oder eine Laufzeit. Er bittet Sie, vor der Ausführung auf einer Karte zu bestätigen, und die Karte zeigt den bisherigen und den neuen Wert jedes Felds an. Er kann die Werte nicht mehr ändern, sobald der Vertrag den Status Zur Unterschrift, Unterzeichnet oder Abgebrochen hat, und auch kein Feld, das im Formular nicht bearbeitbar ist. Alle Aktionen des Agenten finden Sie im Artikel Aktionen an den Oro-Agenten übertragen.
Bearbeitung nicht möglich
Es gibt mehrere Gründe, warum ein Formularfeld nicht bearbeitbar sein kann:
Das Feld ist dem Vertragspartner zugewiesen: Gelbe Felder können nur vom Vertragspartner bearbeitet werden. Eine Meldung wird angezeigt: „Ihr Vertragspartner kann dieses Feld bearbeiten".
Sie sind kein Teilnehmer am Vertrag: Nur Teilnehmer am Vertrag und die Administratoren Ihrer Organisation mit Zugriff auf den Vertrag können die Formularfelder bearbeiten.
Die Unterzeichnung hat begonnen: Die in den Vertragstext eingefügten oder in einer Bedingung verwendeten Felder werden gesperrt, sobald der Vertrag zur Unterschrift angenommen wurde, noch bevor jemand unterschreibt. Ihr Vertragspartner kann ein ihm zugewiesenes, noch leeres Feld weiterhin ausfüllen, bis die Unterschriftsanfrage versendet wird.
Das Feld wird automatisch berechnet: Einige Felder wie das nächste Verlängerungsdatum werden von Tomorro berechnet und können nicht manuell bearbeitet werden.
💡 Nachverfolgungsfelder, die nicht in den Vertragstext eingefügt sind, etwa das Enddatum, ein Betrag oder eine interne Referenz, bleiben bearbeitbar, auch bei einem unterzeichneten Vertrag.
Wenn Sie ein Feld immer noch nicht bearbeiten können, überprüfen Sie Ihre Rolle im Vertrag und den Status des Vertrags.
Umgekehrt verhindern der Bearbeitungsmodus des Dokuments (Kommentar oder Vorschlag) und gesperrte Textbereiche nicht die Änderung der Feldwerte: Die Sperrung schützt den Text des Vertrags, nicht die Werte. Jeder mitwirkende Teilnehmer Ihrer Organisation kann sie über das Formular ändern.
Einen unvollständigen Vertrag senden
Den Vertrag senden, auch wenn einige Felder nicht ausgefüllt sind
Den Vertragspartner seine eigenen Felder ausfüllen lassen
Den Unterschriftsprozess starten
Erfahren Sie, wie Sie einen Vertrag zur Unterschrift versenden.
Tomorro-Signatur
Alle Ihnen zugewiesenen Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Sie den Unterschriftsprozess starten können.
Wenn nur die Felder des Vertragspartners leer sind, können Sie die Unterschrift dennoch einleiten. Der Vertragspartner muss diese vor der Unterzeichnung ausfüllen.
DocuSign-Signatur
Nur die Ihnen zugewiesenen Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Sie den Unterschriftsprozess starten können.
Wenn dem Vertragspartner zugewiesene Felder noch leer sind, blockieren sie den Start nicht: Sie werden unverändert im gesendeten Dokument mitgeschickt.