Smart Fields werden von Ihren Administratoren in der Vertragsart definiert. Sie ermöglichen es, die Dateneingabe zu strukturieren und zu automatisieren.
Die Formularfelder verstehen
Das Formular ist in zwei Abschnitte unterteilt:
Felder Ihrer Organisation (blau)
→ sichtbar und bearbeitbar nur durch Ihre Organisation
Felder des Vertragspartners (gelb)
→ sichtbar und ausfüllbar durch den Vertragspartner (oder durch Sie).
Der Vertragspartner sieht und füllt ausschließlich die ihm zugewiesenen Felder aus.
Die Farbe des Feldes zeigt also an, wer es ausfüllen muss.
Das Formular aufrufen
Den Vertrag öffnen
In den Überarbeitungsmodus wechseln
Auf den Tab Formular klicken
Die auszufüllenden Felder anhand des roten Punkts identifizieren
Die Felder ausfüllen
Informationen direkt im Formular eingeben
Überprüfen, dass jeder Wert automatisch in den Vertrag eingefügt wird
Das Formular ist dynamisch: Bestimmte Felder erscheinen oder verschwinden je nach eingegebenen Antworten.
Einige Felder können automatisch vorausgefüllt werden:
Aus dem mit dem Vertrag verknüpften Vertragspartner-Datensatz
Aus den in der Vertragsart definierten Standardwerten
Durch automatische Berechnung (z. B. Enddatum berechnet aus Startdatum und Dauer)
Bearbeitung nicht möglich
Es gibt mehrere Gründe, warum ein Formularfeld nicht bearbeitbar sein kann:
Das Feld ist dem Vertragspartner zugewiesen: Gelbe Felder können nur vom Vertragspartner bearbeitet werden. Eine Meldung wird angezeigt: „Ihr Vertragspartner kann dieses Feld bearbeiten".
Sie sind kein Teilnehmer am Vertrag: Nur Teilnehmer (Admin, Supervisor, Referent, Mitglied) können die Formularfelder bearbeiten.
Der Unterschriftsprozess läuft: Sobald der Vertrag zur Unterschrift versendet wurde, sind die mit dem Dokument verknüpften Felder gesperrt.
Der Vertrag ist unterzeichnet: Die Felder sind nach der Unterschrift gesperrt.
Das Feld wird automatisch berechnet: Einige Felder wie das nächste Verlängerungsdatum werden von Tomorro berechnet und können nicht manuell bearbeitet werden.
Wenn Sie ein Feld immer noch nicht bearbeiten können, überprüfen Sie Ihre Rolle im Vertrag und den Status des Vertrags.
Einen unvollständigen Vertrag senden
Den Vertrag senden, auch wenn einige Felder nicht ausgefüllt sind
Den Vertragspartner seine eigenen Felder ausfüllen lassen
Den Unterschriftsprozess starten
Erfahren Sie, wie Sie einen Vertrag zur Unterschrift versenden.
Tomorro-Signatur
Alle Ihnen zugewiesenen Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Sie den Unterschriftsprozess starten können.
Wenn nur die Felder des Vertragspartners leer sind, können Sie die Unterschrift dennoch einleiten. Der Vertragspartner muss diese vor der Unterzeichnung ausfüllen.
DocuSign-Signatur
Alle Felder müssen ausgefüllt sein, bevor Sie den Unterschriftsprozess starten können.
Wenn dem Vertragspartner zugewiesene Felder noch leer sind, müssen Sie den Vertrag senden oder erneut senden, damit dieser sie vor der Aktivierung der Unterschrift ausfüllen kann.