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Verträge massenhaft importieren

Wie können Sie Ihre bestehenden Verträge und deren Daten in Tomorro importieren?

Bei Tomorro wissen wir, dass der Wechsel zu einem neuen Vertragsverwaltungstool mehrere Fragen aufwerfen kann:

  • Was soll ich mit meinen bestehenden Verträgen machen?

  • Werde ich Informationen verlieren?

  • Muss ich alles manuell neu eingeben?

Gute Nachricht: Sie müssen nicht von vorne anfangen.

Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertragshistorie (PDF und zugehörige Daten) strukturiert zu importieren, um Ihre Informationen zu zentralisieren und einfach zu nutzen.

Möchten Sie die Übernahme Ihres Vertragsbestands lieber dem Tomorro-Team anvertrauen? Kontaktieren Sie Ihren Account Manager und entdecken Sie unseren Servicekatalog.

Welcher Fall trifft auf Sie zu?

Vor dem Start

Wenn das Erstellungsformular der Vertragsart unvollständig ist, wird der Import nicht mehr blockiert: Die Verträge werden angelegt, und Sie ergänzen die fehlenden Felder anschließend.

Stellen Sie vor dem Import sicher, dass Ihr Arbeitsbereich bereit ist:

Dies stellt sicher, dass Ihre Daten beim Import korrekt zugeordnet werden.

Denken Sie auch daran, Ihre Ordnerstruktur und deren Zugriffsrechte festzulegen (Ordner und deren Zugriff verwalten). Anhangdateien (Word, PPT, Bilder) können Verträgen als Anhänge hinzugefügt werden.

Sie wechseln von einem anderen Tool?

Beschaffen Sie Ihre Verträge im PDF-Format und eine Excel-Datei mit den zugehörigen Daten. Stellen Sie sicher, dass die Excel-Datei eine Spalte mit dem PDF-Dateinamen jedes Vertrags enthält: Das ist die zuverlässigste Methode, um jede Datenzeile dem richtigen Dokument zuzuordnen. Zentralisieren Sie Ihre Dateien bei Bedarf zuerst (Drive, SharePoint) und konvertieren Sie Dateien in anderen Formaten in PDF.

Mit welchen Vertragsarten importieren?

Ihre echten Vertragsarten (empfohlen): Jeder Vertrag profitiert vom Übersichtsblatt, den Erinnerungen, den Standard-Teilnehmern und der automatischen Ablage seiner Vertragsart.

Eine generische Import-Vertragsart: ermöglicht den Start, ohne auf die Einrichtung aller Vertragsarten zu warten, aber ohne Ablage nach Vertragsart. Sie können die richtige Vertragsart später neu zuweisen: Dadurch werden Name, Ablage, Teilnehmer, Erinnerungen und angehängte Dateien der neuen Vertragsart automatisch erneut angewendet (nach Bestätigung). Nur das Zusammenfassungsblatt (Standardwerte) muss weiterhin manuell vervollständigt werden. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.

Importierte unterzeichnete Verträge werden nicht von Ihrem Vertragskontingent abgezogen.

Importart auswählen

  • Öffnen Sie die Vertragsbibliothek oder eine gefilterte Ansicht

  • Klicken Sie oben rechts auf ⋯

  • Klicken Sie auf Verträge importieren


Sie haben dann die Wahl zwischen zwei Optionen:

Sie können auch unterzeichnete Verträge per E-Mail importieren:

Unterzeichnete Verträge mit ihren Daten importieren


Sie importieren:

  • PDF-Dateien

  • zugehörige Informationen (Termine, Status, Verlängerung, Kündigungsfrist usw.)

Anwendungsfall: vollständige Migration von einem früheren Tool

Schritte

  • Wählen Sie Massenhochladen von unterzeichneten Dokumenten per CSV

  • Ziehen Sie den Ordner mit Ihren PDFs in den Importbereich (oder klicken Sie und wählen Sie diesen Ordner aus). Einzelne Dateien werden nicht akzeptiert: Legen Sie sie zuerst in einem Ordner ab. Es werden nur PDFs berücksichtigt, bis zu 250 MB pro Datei.

  • Laden Sie die automatisch generierte Excel-Datei der Vertragsart herunter (Schritt 1)

Die Excel-Datei ausfüllen

  • 1 Zeile = 1 Vertrag

  • Struktur nicht verändern

Wenn Ihre Daten aus einem anderen Tool stammen, geht es vor allem darum, Ihre Spalten an die Tomorro-Datei anzugleichen: Kopieren und Einfügen sowie einfache Excel-Formeln, ohne Neueingabe.

Tipps zum Ausfüllen der Datei

  • Zellen leer lassen, wenn die Information unbekannt ist (keine „0" eintragen)

  • Formate prüfen:

    • Text für Namen

    • Datum für Daten

    • Zahl für numerische Werte

PDF-Zuordnung

  • Spalte A enthält die Namen der importierten PDF-Dateien

  • Diese Namen nicht ändern

  • Die Spalte nicht löschen

Andernfalls können die PDFs nicht korrekt mit den Daten verknüpft werden.
​

⚠️ Dateien nach dem Import nicht auf dem Computer/Drive verschieben oder umbenennen.

Auszufüllende Informationen

  • Vertragsname

Der in der Vorlage automatisch generierte Vertragsname wird nicht verwendet.

Der Vertrag übernimmt nur den in Spalte C der Excel-Datei eingetragenen Namen.

Mit einem Sternchen markierte Spalten sind Pflichtfelder: Vertragsname, Vertragspartner und Dateiname, wenn Sie PDFs importieren. Die Spalte Vertragsart muss ebenfalls ausgefüllt werden, auch ohne Sternchen.

  • Dateiname: bereits mit dem Pfad jeder Ihrer PDFs ausgefüllt. Ändern Sie diese Spalte nicht, sie verknüpft jede Zeile mit dem richtigen Dokument.

  • Ordnerstruktur (Spalte B)

Zwei Optionen:

  • leer → automatische Ablage gemäß den in der Vertragsart definierten dynamischen Speicherregeln

  • benutzerdefinierter Pfad, zum Beispiel: (z. B.: Ordner/Unterordner)

  • Vertragspartner (Name des Vertragspartners)

  • Vertragsstatus: optional

    • Wenn Sie die Zelle bei einem Import unterzeichneter Dokumente leer lassen, wird der Vertrag mit dem Status Unterzeichnet angelegt.

    • Andernfalls wählen Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED).

  • Vertragsart (zuvor definierte Vertragsart)

    • aus der Dropdown-Liste

    • Bei einem Import unterzeichneter Dokumente muss diese Spalte ausgefüllt werden, auch wenn ihre Überschrift kein Sternchen trägt.

  • Termine (Beginn, Ende, Unterzeichnung)

    • im Format TT/MM/JJJJ

    • verwenden Sie Zellen im Datumsformat (kein Text): ein falsch formatiertes Datum wird beim Import nicht übernommen, auch das Signaturdatum

  • Kündigungsfrist (Wert und Einheit: Tage/Monate)

    • Wenn keine Kündigungsfrist besteht, die Zelle leer lassen.

  • Verlängerung (TACIT oder NO) und Verlängerungsdauer

    • aus der Dropdown-Liste

    • Optional: leer lassen, wenn es keine Verlängerung gibt.

  • Smart Felder

    • Feldtyp beachten (Datum, Auswahl, Zahl usw.)

    • Bei einem Listenfeld mit Mehrfachauswahl: Trennen Sie die Werte mit einem Semikolon (;) und verwenden Sie exakt die Bezeichnungen der Optionen

Den Import abschließen

  • Datei im Format .xls herunterladen

  • Auf Ausgefüllte Datei importieren (Schritt 2) klicken

  • Daten prüfen

  • Auf Bestätigen und importieren klicken

Die Verträge und ihre Informationen werden automatisch erstellt und in der Vertragsbibliothek abgelegt.

Wenn nach dem Import der Name oder der Speicherort eines Vertrags nicht den Regeln seiner Vertragsart entspricht, können Sie diese erneut anwenden, ohne den Vertrag neu zu erstellen. Siehe Automatisierungen eines bestehenden Vertrags synchronisieren.

Nur Vertragsdaten importieren


Sie importieren:

  • nur die Vertragsdaten

Anwendungsfall: Sie haben die PDFs noch nicht oder möchten sie später hinzufügen

Schritte

  • Wählen Sie Neue Verträge erstellen

  • Laden Sie die automatisch generierte Vertragsart herunter (Schritt 1)

Alle Verträge werden in Tomorro erstellt und abgelegt.
​

Unterzeichnete PDFs können später hinzugefügt werden

Dokumente per E-Mail übertragen

Sie können auch unterzeichnete Verträge importieren, indem Sie direkt ein PDF per E-Mail senden, ohne eine Excel-Datei zu verwenden.

Ihre Import-Adresse finden

Ihre Import-Adresse ist im Modal "Unterzeichnetes Dokument speichern" verfügbar, erreichbar über:

  • die Vertragsbibliothek → Button "Unterzeichnetes Dokument speichern" oben rechts

  • das Menü + Neuer Vertrag → Unterzeichnetes Dokument speichern

Am unteren Rand des Modals zeigt der Bereich Dokumente per E-Mail übertragen Ihre Import-E-Mail-Adresse an. Klicken Sie auf Kopieren, um sie abzurufen.

Die Import-Adresse ist einzigartig für Ihren Arbeitsbereich. Sie hat das Format ihr-arbeitsbereich@import.tomorro.com.

So funktioniert es

  • Leiten Sie eine E-Mail mit mindestens einem PDF-Anhang an Ihre Import-Adresse weiter oder senden Sie eine

  • Das Haupt-PDF wird zum Dokument des unterzeichneten Vertrags. Weitere Anhänge werden dem Vertrag hinzugefügt.

  • Erstellte Verträge erscheinen in der Ansicht Unvollständige Verträge

  • Vervollständigen Sie anschließend die Vertragsinformationen (Name, Vertragsart, Daten usw.)

Erforderliche Bedingungen

  • Die E-Mail muss mindestens eine PDF-Datei als Anhang enthalten

  • Der Absender muss ein autorisiertes Mitglied des Arbeitsbereichs sein

Anwendungsfall: einen per E-Mail erhaltenen Vertrag schnell weiterleiten, ohne ihn vorher herunterzuladen
​

Für den vollständigen Workflow (Informationen vervollständigen, speichern, Ihre unterzeichneten Verträge verfolgen) lesen Sie den Artikel Unterzeichnetes Dokument speichern.

Nicht verwechseln mit der E-Mail-Adresse eines Vertrags

  • Die Import-Adresse (@import.tomorro.com) dient zum Importieren neuer Verträge in Ihren Tomorro-Arbeitsbereich.

  • Die E-Mail-Adresse eines Vertrags (@reply.tomorro.com) dient zur Nachverfolgung des Austauschs mit dem Vertragspartner über den Tab Austausch des Vertrags.

Haben Sie PDFs ohne ihre Daten importiert? Oro kann die wesentlichen Informationen aus der Ansicht Unvollständige Verträge extrahieren: siehe Oro - Datenanalyse und Extraktion.

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