Die Plattformbereinigung ist den Administratoren der Organisation vorbehalten. Sie läuft über den Oro-Agenten: Ihr Plan enthält die KI-Funktionen von Tomorro, Oro ist in Ihrer Organisation aktiviert (je nach Plan ist dies nicht immer erforderlich) und Ihre Rolle enthält die Berechtigung KI verwenden.
Mit der Zeit sammeln sich in einer Organisation intelligente Felder, die nie ausgefüllt werden, Vertragsarten, die kein Vertrag mehr verwendet, oder Vertragspartner, die unter mehreren Namen erfasst sind. Der Oro-Agent findet für Sie die ungenutzten Elemente und die Duplikate, lässt Sie auswählen, was entfernt wird, und führt die Bereinigung dann im Hintergrund durch.
In diesem Artikel:
Eine Bereinigung starten
So starten Sie eine Bereinigung:
Öffnen Sie die Seite Chat über das Seitenmenü
Klicken Sie in der Gruppe Oro auf Ihre Standards trainieren auf Meine Plattform aufräumen
Oro erhält die Nachricht „Ich möchte meine Plattform aufräumen“ und zeigt Ihnen eine Übersicht: eine Karte pro Kategorie mit der Anzahl der betroffenen Elemente. Klicken Sie auf eine Karte, um Oro nach der passenden Liste zu fragen, zum Beispiel „Liste meine ungenutzten intelligenten Felder auf“.
Verstehen, was Oro bereinigen kann
Element | Was Oro erkennt | Aktion | Umkehrbar |
Intelligente Felder | Sie haben keinen Wert, und kein Vertragstyp, keine Vorlage, Klausel oder Bedingung verwendet sie. | Löschen | ❌ |
Bedingungen | Keine Vorlage, kein Vertragstyp und kein Genehmigungsworkflow verwendet sie. | Löschen | ❌ |
Vertragsarten (veröffentlicht oder im Entwurf) | Kein Vertrag verwendet sie. | Löschen | ❌ |
Vertragspartner | Keiner ist auf einem aktiven Vertrag oder mit einem Coupa-Lieferanten verknüpft. | Archivieren | ✅ |
Doppelte Vertragspartner | Ein Unternehmen, das unter mehreren Namen erfasst ist. | Zusammenführen | ❌ |
Löschen und Zusammenführen können nicht rückgängig gemacht werden. Nur ein archivierter Vertragspartner kann auf seiner Seite wiederhergestellt werden.
Die zu bereinigenden Elemente auswählen
Die vollständige Liste öffnen
Oro antwortet mit einer Karte, die die Liste zusammenfasst. Klicken Sie auf Vollständige Liste anzeigen: Die Seite Plattform bereinigen öffnet sich neben dem Chat, mit denselben Filtern. In diesem Schritt wird nichts geändert.
In der Liste:
entfernen Sie das Häkchen bei den Elementen, die Sie behalten möchten, oder verwenden Sie Alle auswählen;
um Zeilen einzeln anzuhaken, scrollen Sie bis zum Ende der Liste;
klicken Sie auf Auswahl bestätigen.
Doppelte Vertragspartner zusammenführen
Duplikate werden nach Gruppen angezeigt, mit der Zuverlässigkeit Sicher oder Möglich. Für jede Gruppe:
wählen Sie den Datensatz, der behalten wird: Die anderen werden mit ihm zusammengeführt;
klicken Sie auf Ignorieren neben einem Datensatz, der nicht dasselbe Unternehmen ist: Er bleibt von der Zusammenführung ausgenommen, der Rest der Gruppe wird zusammengeführt;
entfernen Sie das Häkchen bei der ganzen Gruppe, um sie unverändert zu lassen.
Beim Zusammenführen gehen Verträge, Parteien und Kontakte auf den behaltenen Vertragspartner über, die anderen Datensätze werden archiviert.
Die Bereinigung bestätigen und verfolgen
Nach Auswahl bestätigen zeigt Oro eine Bestätigungskarte: die Anzahl der Elemente, den Hinweis Umkehrbar oder Unumkehrbar und was passieren wird. Klicken Sie auf Löschen, Archivieren oder Zusammenführen, um die Bereinigung zu starten, oder auf Abbrechen, um sie zu verwerfen.
Oro führt die Bereinigung im Hintergrund durch und zeigt den Fortschritt in der Karte an, bis zur Meldung Bereinigung abgeschlossen mit der Anzahl der bereinigten und unveränderten Elemente.
Ein Element, das zwischen Ihrer Bestätigung und der Bereinigung wieder verwendet wird, bleibt erhalten. Die abgewählten Elemente bleiben unverändert.
Wenn die Bereinigung unterwegs anhält, bitten Sie Oro, den Rest erneut aufzulisten.
📌 Weitere Informationen zu Oro finden Sie im Artikel Den Oro-Agenten verwenden.