Sie wechseln das Tool oder möchten eine Historie unterzeichneter Verträge übernehmen? Mit Smart Import importieren Sie diese im Stapel: Sie legen Ihre Dateien ab, Oro analysiert sie, und anschließend veröffentlichen Sie strukturierte Verträge in Ihrer Vertragsbibliothek.
Smart Import ist Administratoren vorbehalten, die das Recht zum Importieren von Verträgen haben. Importierte Verträge sind bis zu ihrer Veröffentlichung in der Vertragsbibliothek nur für Administratoren sichtbar.
Für jedes Dokument extrahiert Oro den Text, erkennt den Vertragstyp und erfasst die wichtigsten Informationen: Daten, Vertragspartner, Smart Fields.
Smart Import befindet sich in der Beta-Phase und steht bis Ende September allen Konten offen. Eine Aktivierung ist nicht erforderlich: Der Eintrag Smart Import ist direkt in Ihren Einstellungen verfügbar.
Bevor Sie beginnen
Smart Import erreichen Sie über Einstellungen und dann Smart Import.
Nur PDF-Dateien werden analysiert. Andere Formate (Word, Excel, Präsentationen, Bilder, E-Mails) werden als Anhänge importiert.
Nachträge werden anhand der Dateinamen erkannt: eindeutige Namen (z. B. "Nachtrag 1 - Dienstleistungsvertrag.pdf") verbessern die Zuordnung.
📌 Ihre vorhandenen Vertragstypen und Smart Fields steuern die Zuordnung und die Extraktion.
Zur Einrichtung: Den Inhalt einer Vertragsart erstellen oder bearbeiten und Ein Smart Feld erstellen.
Einen Smart Import starten
Gehen Sie zu Einstellungen und dann Smart Import
Ziehen Sie einen vollständigen Ordner (einschließlich Unterordner) per Drag-and-drop hinein oder wählen Sie Ihre Dateien aus
Sie können auch aus SharePoint oder Google Drive importieren: Sie verbinden Ihr Konto einfach beim ersten Import
Die Analyse startet automatisch.
Die Analyse verfolgen
Jedes Dokument durchläuft drei Schritte:
Text extrahieren
Identifizierung der Vertragsart
Extrahieren intelligenter Felder
Der Fortschritt und die Anzahl der Warnungen werden in der Kopfzeile in Echtzeit angezeigt. Der Zähler bezieht sich auf die analysierten Dateien: Nachträge, Anhänge und Duplikate werden anschließend einem Vertrag zugeordnet, die Anzahl der erstellten Verträge kann daher niedriger sein als die Anzahl der importierten Dateien.
Sie können die Seite verlassen: Ihre Importe bleiben über Letzte Importe zugänglich.
Ein fehlgeschlagenes Dokument blockiert die anderen nicht: Die Analyse läuft weiter und die betroffenen Dokumente werden gekennzeichnet.
Vor der Veröffentlichung prüfen
Sobald der Import läuft, gelangen Sie zur Prüfung Ihrer Dokumente: Das ist der Kontrollschritt vor der Veröffentlichung. Sie können jederzeit über Letzte Importe dorthin zurückkehren.
Das Panel Import prüfen führt Sie Schritt für Schritt: die Verträge und die extrahierten Informationen prüfen, Nachträge und angehängte Dateien verknüpfen und anschließend die gemeldeten Duplikate bearbeiten.
Vor der Veröffentlichung erscheint nichts in Ihrer Vertragsbibliothek: Sie können so oft korrigieren, wie Sie möchten.
📌 Die Einzelheiten dieses Schritts (extrahierte Felder korrigieren, Ihre Dokumente als geprüft markieren, Nachträge verknüpfen, Duplikate bearbeiten, automatische Benennung und Ablage vorbereiten) sind in Einen Smart Import prüfen und korrigieren beschrieben.
In der Vertragsbibliothek veröffentlichen
Wenn Ihre Prüfungen abgeschlossen sind, klicken Sie im Prüfbildschirm auf Im Repository veröffentlichen und bestätigen Sie
Ihre Verträge werden mit den extrahierten Informationen erstellt. Name, Ablageort und die auf dem Typ definierten Erinnerungen werden automatisch angewendet, sobald die erforderlichen Informationen extrahiert wurden.
Am Ende wird eine Zusammenfassung angezeigt (veröffentlichte Dateien, Warnungen)
Klicken Sie anschließend auf ein veröffentlichtes Dokument, um seinen Vertrag in der Vertragsbibliothek zu öffnen
Die Verträge werden mit dem Status Unterzeichnet erstellt, mit ihren zugeordneten Nachträgen und Anhängen. Während des Imports erstellte Vertragstypen werden automatisch veröffentlicht.
Die Veröffentlichung ist endgültig: Sie können den Import danach nicht mehr löschen und seine Dokumente weder löschen noch verschieben. Prüfen Sie Ihre Daten vor der Veröffentlichung.
📌 Für einen Import aus einer Excel-Datei mit bereits strukturierten Daten lesen Sie den Artikel Verträge massenhaft importieren.
Den Import löschen
