Nach der Analyse eines Smart Imports gelangen Sie zur Prüfung Ihrer Dokumente: Das ist der Kontrollschritt vor der Veröffentlichung in der Vertragsbibliothek. Sie können jederzeit über Letzte Importe dorthin zurückkehren.
Das Panel Import prüfen passt sich Ihrem Import an: Sie sehen nur die Schritte, die ihn betreffen.
Die möglichen Schritte:
Verträge prüfen: immer sichtbar
Nachträge prüfen: nur wenn Ihr Import Nachträge enthält
Angehängte Dateien prüfen: nur wenn er Anhänge enthält
Warnungen prüfen: nur wenn Duplikate erkannt wurden
Schritte ausblenden klappt das Panel ein.
Den vollständigen Ablauf eines Imports (Start, Analyse, Veröffentlichung) finden Sie im Artikel Ihre Vertragshistorie mit Smart Import importieren.
Die Prüftabelle verstehen
Die Dokumente sind im linken Panel nach Vertragstyp gruppiert.
Nachträge und angehängte Dateien erscheinen ihrem Vertrag zugeordnet, mit einem eigenen Symbol.
Identische Dateien werden als Duplikat gekennzeichnet: Sie erhalten weder einen Vertragstyp noch extrahierte Felder und werden nie veröffentlicht. Nur die Originaldatei wird veröffentlicht.
Jedes Dokument trägt einen Prüfstatus, Geprüft oder Nicht geprüft: Daran erkennen Sie, was Ihnen noch zu prüfen bleibt.
Ihre Dokumente als geprüft markieren
Markieren Sie im Verlauf Ihrer Prüfung die Dokumente, die Sie kontrolliert haben. Bei einem umfangreichen Import ist das die einzige Möglichkeit, den Überblick zu behalten.
Klicken Sie in einer Zeile auf Prüfen
Bei einem Vertragstyp markiert Als geprüft markieren alle zugehörigen Dokumente. Ein Typ gilt als geprüft, sobald er mindestens eine Datei enthält und alle Dateien geprüft sind
Verwenden Sie bei einer Auswahl von Zeilen Markieren als und dann Geprüft oder Nicht geprüft
Zwei Aktionen setzen ein Dokument zurück auf Nicht geprüft: das Ändern seines Vertragstyps und der Abschluss einer erneuten Extraktion seiner Felder. In beiden Fällen werden die Felder neu berechnet, Ihre vorherige Prüfung gilt daher nicht mehr. Duplikate erhalten nie einen Prüfstatus.
Die extrahierten Felder prüfen und korrigieren
Jede Gruppe zeigt eine Spalte je Feld, das dem Vertragstyp zugewiesen ist, sowie eine Spalte für den Vertragspartner. Ein Sternchen kennzeichnet die Pflichtfelder.
Klicken Sie auf einen Wert, um seine Quelle zu sehen: die von Oro verwendeten Passagen, seine Begründung und Im Dokument öffnen, um die markierte Passage im PDF anzuzeigen.
Korrigieren Sie die Werte bei Bedarf von Hand.
Passen Sie in der Spaltenkopfzeile den KI-Extraktionsprompt des Feldes an und klicken Sie dann auf Extraktion erneut ausführen: Das Feld wird für alle Dokumente dieses Typs erneut extrahiert und die Spaltenwerte werden ersetzt.
Um mehrere Dokumente auf einmal zu korrigieren, haken Sie sie an und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Bearbeiten: Der gewählte Wert wird auf die gesamte Auswahl angewendet (maximal 100 Dokumente).
Nachträge und angehängte Dateien verknüpfen
Am Ende der Analyse schlägt Oro vor, die Nachträge des Imports ihrem ursprünglichen Vertrag zuzuordnen, auf Basis des Vertragspartners, des Dateinamens und des Quellordners. Die sichersten Übereinstimmungen werden automatisch verknüpft.
Öffnen Sie den Schritt Nachträge prüfen: Er öffnet sich im Tab Nicht verknüpft, der die noch zu verknüpfenden Nachträge auflistet. Der Tab Verknüpft zeigt die bereits verknüpften
Der Übereinstimmungswert wird neben dem vorgeschlagenen Vertrag angezeigt. Fahren Sie darüber, um die Gemeinsamkeiten zwischen dem Nachtrag und diesem Vertrag zu sehen
Bestätigen Sie Zeile für Zeile oder alle Vorschläge mit Alle bestätigen
Eine falsche Zuordnung? Klicken Sie auf Hauptvertrag ändern, um den richtigen Vertrag zu wählen
Der Schritt Angehängte Dateien prüfen listet die angehängten Dateien auf, die keinem Vertrag zugeordnet sind: Klicken Sie auf Mit Vertrag verknüpfen, um ihren übergeordneten Vertrag zu wählen. Hier gibt es keinen automatischen Vorschlag
Duplikate bearbeiten
Wenn Oro zwei exakt identische Dateien erkennt, erscheint der Schritt Warnungen prüfen und öffnet den Bildschirm Duplikate.
In jedem Fall wird nur ein Vertrag veröffentlicht. Sie entscheiden hier lediglich, unter welcher Datei er veröffentlicht wird: ihr Name, ihr Quellpfad und ihr Datum der letzten Änderung.
Beide Dateien werden nebeneinander in den Spalten Behalten und Gelöscht angezeigt
Um die Wahl umzukehren, klicken Sie auf Stattdessen diese Datei behalten
Gibt es nichts zu entscheiden, zeigt der Bildschirm Keine Duplikate zu prüfen.
Diese Wahl lässt sich nicht unbegrenzt ändern: Sie ist blockiert, solange die Originaldatei noch analysiert wird, und sobald die Veröffentlichung gestartet wurde. Ein erneuter Klick auf dieselbe Schaltfläche macht sie nicht rückgängig.
Ihre Dokumente organisieren
Über das Aktionsmenü jeder Zeile:
Als Nachtrag verknüpfen oder Als Anhang verknüpfen: Ordnen Sie das Dokument einem Vertrag des Imports zu
Vertragstyp bearbeiten: Wählen Sie einen vorhandenen Typ oder erstellen Sie direkt einen neuen
Dokument löschen aus dem Import
Das Umbenennen eines Vertragstyps aus Smart Import heraus wirkt global: Der Name ändert sich überall dort, wo der Typ verwendet wird, auch außerhalb von Smart Import.
Benennung und Ablage automatisieren
Bei jedem Vertragstyp fordert Sie eine Leiste auf, die Regeln festzulegen, die für die unten stehenden Verträge gelten. Sie werden bei der Veröffentlichung wirksam:
Namensregel hinzufügen: alle Verträge des Typs automatisch umbenennen
Ablageregel hinzufügen: den Ordner für die automatische Ablage wählen
Erinnerungsregel hinzufügen: zum Beispiel eine Frist zum Vertragsende
Zugewiesene Felder: die Felder auswählen, die für diesen Typ extrahiert werden sollen
📌 Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, kehren Sie zum Artikel Ihre Vertragshistorie mit Smart Import importieren zurück, um in der Vertragsbibliothek zu veröffentlichen.