Es gibt zwei Versionen der Seite Gruppen. Wenn Ihre Gruppen als Karten und nicht als Tabelle angezeigt werden, verwenden Sie die vorherige Version: Folgen Sie stattdessen „Eine Benutzergruppe erstellen".
Eine Gruppe ermöglicht es Ihnen, Mitglieder Ihrer Organisation zusammenzufassen, um ihnen Ordner und Vertragstypen auf einmal freizugeben. Gruppen werden über den Tab Gruppen in den Einstellungen Ihrer Organisation verwaltet.
Die Liste der Gruppen ist für alle Mitglieder mit der Berechtigung Gruppen sichtbar, standardmäßig Admins und Super-Admins.
Die Seite Gruppen verstehen
Der Tab Gruppen listet alle Gruppen Ihrer Organisation auf, jeweils mit:
Mitglieder: die Anzahl der Mitglieder der Gruppe
Vertragszugriff, Ordnerzugriff und Zugriff auf Vertragstypen: die Anzahl der Verträge, Ordner und Vertragstypen, die mit dieser Gruppe geteilt werden
Eine Gruppe erstellen
So erstellen Sie eine Gruppe:
Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Organisation und gehen Sie zum Tab Gruppen
Klicken Sie auf Gruppe erstellen
Geben Sie der Gruppe einen Namen und fügen Sie Mitglieder hinzu
Sie können auch von einer bestehenden Gruppe ausgehen: Klicken Sie im Aktionsmenü der Zeile auf Duplizieren.
Die Mitglieder einer Gruppe verwalten
Auf der Seite einer Gruppe können Sie im Tab Mitglieder Mitglieder hinzufügen oder entfernen.
Um ein Mitglied hinzuzufügen: suchen Sie es und wählen Sie es aus
Um ein oder mehrere Mitglieder zu entfernen: wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Aus Gruppe entfernen
Sie können nur die Mitglieder von Gruppen verwalten, die Sie erstellt haben oder denen Sie selbst angehören, auch wenn Sie Administrator sind. Der Super-Admin kann alle Gruppen ohne Einschränkung verwalten.
Geteilte Zugriffe einsehen und entfernen
Der Tab Zugriff auf der Seite einer Gruppe listet die Ordner und Vertragstypen auf, die mit dieser Gruppe geteilt werden.
So entfernen Sie einen Zugriff:
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der betreffenden Ordner oder Vertragstypen
Klicken Sie auf Zugriff entfernen
Eine Schaltfläche Exportieren ermöglicht das Herunterladen der Liste der mit der Gruppe geteilten Zugriffe.
Eine Gruppe löschen
Das Löschen erfolgt über die Seite der Gruppe, nicht über das Menü der Zeile. Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie unten auf der Seite auf Gruppe löschen, und bestätigen Sie, indem Sie ihren Namen eingeben. Wie bei der Verwaltung der Mitglieder kann nur der Ersteller der Gruppe, eines ihrer Mitglieder oder ein Super-Admin sie löschen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Admin alle Gruppen der Organisation verwalten?
Nein. Ein Admin kann alle Gruppen sehen, aber nur bei Gruppen, die er erstellt hat oder denen er angehört, Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Diese Einschränkung schützt sensible Gruppen, etwa eine Gruppe, die einem Führungsgremium vorbehalten ist.
Wer kann die Liste aller Gruppen sehen?
Jedes Mitglied mit der Berechtigung Gruppen sieht die vollständige Liste, unabhängig von seiner Rolle. Eine Gruppe in der Liste zu sehen berechtigt jedoch nicht dazu, sie zu verwalten: wie oben erläutert, können nur ihr Ersteller, ihre Mitglieder oder ein Super-Admin Mitglieder hinzufügen oder sie löschen.
Kann ich einen Zugriff direkt über die Seite der Gruppe entfernen?
Ja, im Tab Zugriff können Sie einen oder mehrere Ordner oder Vertragstypen auswählen und deren Freigabe in einer einzigen Aktion entfernen.