Es gibt zwei Versionen der Seite Nutzer. Wenn oben auf der Seite Nutzer weder ein Abschnitt Lizenzen noch eine Suchleiste angezeigt wird, verwenden Sie die vorherige Version: Folgen Sie stattdessen „Die Nutzer meiner Organisation verwalten".
Der Tab Nutzer in den Einstellungen Ihrer Organisation bündelt die Kontoverwaltung: die Liste einsehen, filtern, Rollen übertragen, die Benachrichtigungen eines Nutzers konfigurieren oder ihn löschen.
Der Tab Nutzer ist für Nutzer mit der Berechtigung Mitglieder zugänglich, standardmäßig Admins und Super-Admins.
Die Seite Nutzer verstehen
Oben auf der Seite fassen Lizenzkarten die Verteilung Ihrer Organisation nach Lizenztyp zusammen, mit der in Ihrem Plan enthaltenen Anzahl.
Die Tabelle listet alle Nutzer auf, jeweils mit:
Name und E-Mail
Lizenztyp: die abgerechnete Lizenz (Admin, Ersteller oder Leseberechtigter)
Rolle: die zugewiesene Rolle, Standard oder benutzerdefiniert
Gruppen: die Gruppen, denen der Nutzer angehört
2FA und Status (Aktiv, Wartend oder Deaktiviert)
Einen Nutzer einladen
Klicken Sie im Tab Nutzer oben rechts auf Neue Nutzer hinzufügen.
Geben Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein, oder mehrere Adressen durch Semikolon getrennt
Legen Sie ihre Rolle fest: Die Standardrollen Ihrer Organisation und Ihre benutzerdefinierten Rollen erscheinen in der Liste
Fügen Sie sie bei Bedarf einer oder mehreren Gruppen hinzu
Klicken Sie auf Einladung senden
Die Person erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, ihr Konto zu erstellen. Der Aktivierungslink ist 30 Tage gültig.
Um die Plattform vorzubereiten, bevor Ihre Nutzer sich anmelden, deaktivieren Sie Eine Einladung per E-Mail senden: Das Konto wird ohne Benachrichtigung erstellt, und die Einladung kann später gesendet werden.
Solange eine Person ihr Konto nicht aktiviert hat, bleibt ihr Status Wartend. Klicken Sie im Aktionsmenü der Zeile auf Einladung erneut senden, um sie erneut zu senden.
Nutzer filtern und suchen
Das Suchfeld filtert nach Name oder E-Mail. Die Schaltfläche Filter ermöglicht es, die Liste einzugrenzen nach:
Lizenztyp
Rolle
Status (Aktiv, Wartend, Deaktiviert)
Abwesenheitsstatus (Abwesend, Geplante Abwesenheit)
Die Rolle eines oder mehrerer Nutzer übertragen
Um die Rolle eines Nutzers zu ändern: Öffnen Sie sein Profil und wählen Sie die neue Rolle aus.
Um die Rolle mehrerer Nutzer auf einmal zu ändern:
Wählen Sie die betreffenden Nutzer in der Tabelle aus
Klicken Sie auf Rolle übertragen
Wählen Sie die Zielrolle aus
Wenn die neue Rolle einem Nutzer seine Genehmigungs- oder Signaturrechte entzieht, wird ein Ersatz angefordert: dieser Nutzer übernimmt für die übertragenen Nutzer die Rolle als Workflow-Genehmiger und Vertragsunterzeichner.
Nur ein Super-Admin kann die Rolle eines Admins ändern, auch in einer Massenaktion. Sie können außerdem Ihre eigene Rolle nicht über eine Massenaktion ändern.
Die Benachrichtigungen eines Nutzers konfigurieren
Das Profil eines Nutzers hat einen Tab Benachrichtigungen, getrennt vom Tab Einstellungen, der die E-Mail-Benachrichtigungen aufführt, die dieser Nutzer erhält.
Ein Admin oder ein Super-Admin kann die Benachrichtigungen eines anderen Nutzers konfigurieren, zum Beispiel um anzupassen, was eine Führungskraft des Unternehmens erhält.
Die Benachrichtigungen sind nach Kategorie gruppiert: Vertragsaktivitäten (Erwähnung, Kommentar, Nachricht eines Vertragspartners, unterzeichnetes Dokument, Hinzufügen als Teilnehmer), Fristerinnerungen und Aufgabenplanung, sowie Genehmigungsworkflows (ausstehende Genehmigung, genehmigtes oder abgelehntes Dokument) und Erwähnungen in Kommentaren.
Einen Nutzer löschen
Klicken Sie im Profil des Nutzers auf Nutzer löschen. Das Löschen eines Nutzers ist endgültig und führt zur Löschung seiner Daten.
Ein Ersatz muss bestimmt werden: er übernimmt das, was der gelöschte Nutzer zurücklässt, abhängig von seiner Rolle. Bei einem Admin übernimmt der Ersatz beispielsweise das Eigentum an Ordnern und Vertragstypen, die Genehmigungsrollen sowie den Zugriff auf Verträge.
Häufig gestellte Fragen
Wird bei einer Löschung oder Rollenübertragung immer ein Ersatz benötigt?
Er wird angefordert, sobald der betroffene Nutzer seine Genehmigungs- oder Signaturrechte verliert. Für eine Rolle ohne diese Rechte, wie Leseberechtigter, ist kein Ersatz erforderlich.
Wer kann als Ersatz ausgewählt werden?
Die vorgeschlagenen Nutzer hängen von der Rolle des zu ersetzenden Nutzers ab: Zum Beispiel können nur Admins oder Super-Admins einen Admin ersetzen, während beim Ersetzen eines Leseberechtigten alle Rollen akzeptiert werden.
Kann ich die Abwesenheitsbenachrichtigungen eines anderen Nutzers über sein Profil sehen?
Nein, dieser Abschnitt erscheint nur in den persönlichen Benachrichtigungen des Nutzers selbst, nicht in der Admin-Ansicht.