Pré-requis : Vous avez terminé la négociation de votre contrat et vous êtes maintenant prêt à lancer la signature avec le cocontractant.
Si dans le modèle de contrat que vous utilisez, la signature Tomorro a été paramétrée par vos administrateurs, tout se passe alors dans Tomorro, y compris la phase de signature.
Préparation de la signature
Pour commencer, ouvrez le contrat et cliquez sur "Renvoyer".
Choisissez d'envoyer le contrat en signature en cliquant sur “Préparer la signature”.
Le bouton est grisé ? Vérifiez dans le mode de révision que toutes les suggestions ont été traitées, acceptées ou refusées. Les commentaires, eux, ne bloquent pas l'envoi et peuvent rester ouverts.
Zones de signature & paramétrages
Les zones de signature apparaissent alors en bleu (votre organisation) et en jaune (votre cocontractant).
De nouvelles zones de signature à ajouter ?
Ajoutez-les directement sur le document avec le curseur de votre souris, un “✚” apparait sur votre contrat.
Ajouter les signataires dans le cadre à droite de l’écran sous “Signataires”
Personnaliser la signature si nécessaire (optionnel)
Sélectionner un ordre de signature (optionnel)
Lorsque la préparation de la signature est finalisée, tous les indicateurs rouges disparaissent.
Cliquer en haut à droite de votre plateforme sur “Valider la préparation”
Le bouton est grisé ?
Cela signifie généralement qu’au moins une zone de signature n’a pas encore été ajoutée au contrat. Ajoutez la ou les zones de signature manquantes pour pouvoir valider la préparation.
Chaque signataire de la liste doit avoir au moins une zone : un signataire sans zone porte la mention « Zone manquante ». Aucun signataire du cocontractant n'est exigé : pour retirer une personne qui ne doit pas signer, survolez-la dans la liste des signataires et cliquez sur « Supprimer ce signataire ».
Envoi en signature
Vous serez alors redirigé sur la page “Envoyer pour signature” où vous retrouverez :
Le nom des signataires (interne et externe)
L'ordre de signature
La note adressée au cocontractant (prédéfinie par vos administrateurs ou personnalisable)
Les rappels automatiques (personnalisable)
Le cocontractant reçoit un rappel tous les 5 jours ouvrés, pour un total de 3 rappels.
Pour ne pas envoyer de rappels, décochez l'interrupteur Rappels automatiques de signature envoyés tous les 5 jours ouvrés au moment de l'envoi.
Vérifier les paramètres
Cliquer sur Envoyer pour signature pour valider
📌 L'agent Oro peut le faire pour vous : demandez-lui dans le chat d'ajouter un signataire, d'en retirer un (tant que la signature n'a pas commencé) ou d'envoyer le contrat en signature électronique Tomorro (pas DocuSign). L'ajout et le retrait d'un signataire sont faits directement, sans carte de confirmation : précisez bien votre demande. Pour l'envoi en signature, il vous demande de confirmer sur une carte avant d'agir. Retrouvez toutes les actions de l'agent dans l'article Confier des actions à l'agent Oro.
Procédure d'approbation avant signature
Dans le cas de la signature Tomorro, si la signature du document est conditionnée par une procédure d’approbation, celle-ci apparaîtra comme ci-dessous :
En cliquant sur Envoyer pour signature, les approbateurs seront notifiés.
Une fois que le contrat aura été approuvé par l’ensemble des approbateurs, il sera automatiquement envoyé aux signataires.
Au moment de signer, le signataire pourra renseigner son nom, prénom ainsi que toutes les autres informations obligatoires.
Suivez la signature de tous vos contrats grâce à votre tableau de bord : Négociations en cours.