Quand un avenant est signé et que sa date de début est atteinte, les valeurs de ses champs personnalisés qui diffèrent de celles du contrat initial mettent à jour le contrat initial.
📌 Pour savoir comment créer un avenant, consultez l'article Créer un avenant.
Quand le contrat initial est mis à jour
La mise à jour a lieu lorsque ces conditions sont réunies :
l'avenant est lié à un contrat initial ;
l'avenant est signé ;
la date de début de l'avenant est renseignée et atteinte, c'est-à-dire égale ou antérieure à la date du jour.
Si ces conditions sont déjà réunies au moment de la signature de l'avenant, ou au moment où il est rattaché à un contrat initial, la mise à jour est immédiate. Sinon, l'avenant reste en attente et un traitement quotidien l'applique une fois sa date de début atteinte.
Quand le contrat initial a plusieurs avenants, ils sont appliqués dans l'ordre de leur date de début, du plus ancien au plus récent.
Quels champs sont mis à jour
Tous les champs personnalisés renseignés sur l'avenant, y compris la date de fin, sont comparés à la valeur actuelle du contrat initial. Seuls ceux dont la valeur est différente sont repris.
La valeur de l'avenant remplace entièrement la valeur précédente du champ. Pour un champ « Sélecteur à choix multiples », les options de l'avenant remplacent toutes celles du contrat initial : elles ne s'ajoutent pas.
Ne sont jamais repris :
les champs « Date de début », « Date de signature », « Identifiant de contrat » et « Prochaine date de reconduction » ;
les champs de type « Fichier » ;
les champs laissés vides sur l'avenant, qui ne vident jamais le champ du contrat initial ;
les champs dont vous avez arrêté la synchronisation avant l'application de l'avenant.
Où voir les mises à jour
Sur la fiche de synthèse du contrat initial
Un champ mis à jour par un avenant est signalé par une petite icône à côté de son titre.
Au survol, l'info-bulle indique « Dernière mise à jour par » suivi du nom de l'avenant, puis « Version précédente : » suivi de la valeur d'avant, ou « vide » si le champ n'avait pas de valeur.
Dès qu'un avenant a été appliqué, le menu à trois points de la fiche de synthèse propose Afficher les valeurs du contrat initial pour voir les valeurs d'avant les avenants. L'info-bulle indique alors « Version actuelle : » suivi de la valeur issue des avenants. Afficher les valeurs consolidées ramène à l'affichage par défaut.
Dans les Activités
Les Activités s'ouvrent depuis l'onglet Activités de la fiche de synthèse.
Chaque application d'un avenant ajoute une entrée dans les Activités du contrat initial et dans celles de l'avenant. Sur le contrat initial, l'entrée indique « a mis à jour les valeurs suivantes via l'avenant » suivi du nom de l'avenant. Sur l'avenant, elle indique « a appliqué les valeurs suivantes de cet avenant au contrat initial ».
Chaque champ modifié est listé avec sa valeur précédente et sa nouvelle valeur. Pour un champ de type « Texte mis en forme », seul le nom du champ est affiché. L'entrée est attribuée à l'auteur de l'avenant.
📌 Pour savoir où retrouver vos avenants dans un contrat, consultez l'article Visualiser vos avenants.
Contrat terminé et prolongé par un avenant
Le statut du contrat initial est calculé à partir de ses valeurs à jour. Un contrat « Terminé » parce que sa date de fin est dépassée n'est donc plus « Terminé » quand un avenant repousse cette date de fin : son statut passe à « En application », ou à « Bientôt terminé » si la nouvelle date de fin est proche.
Avenants signés avant la mise en service
Les avenants déjà liés à un contrat initial lors de la mise en service de la fonctionnalité sont pris en charge. Ceux qui étaient déjà signés et dont la date de début était atteinte ont mis à jour leur contrat initial. Les autres restent en attente : ils sont appliqués à la signature, ou à leur date de début, selon la règle habituelle.
Arrêter la synchronisation d'un champ
Tant qu'un avenant n'a pas été appliqué, une icône de lien apparaît à côté de chaque champ de sa fiche de synthèse dont la valeur serait reprise sur le contrat initial. Son info-bulle indique « Ce champ sera synchronisé avec le contrat initial ».
Si vous avez les droits nécessaires, cliquer sur l'icône arrête la synchronisation de ce champ : l'icône change et son info-bulle indique « Ce champ n'est pas synchronisé avec les avenants ». Un nouveau clic reprend la synchronisation.
Une fois l'avenant appliqué, l'icône n'apparaît plus et le choix ne peut plus être modifié.