Tomorro vous permet d'importer facilement vos documents signés pour créer un contrat, compléter les informations essentielles et archiver le contrat dans la contrathèque.
1️⃣ Ajouter votre document signé
Les documents signés doivent être au format PDF.
Vous pouvez l'ajouter de trois manières :
Depuis la page d'accueil
Cliquez sur + Nouveau contrat et sélectionnez Ranger un document signé
Choisissez si le document signé :
crée un nouveau contrat, ou
met à jour un contrat existant créé automatiquement par e-mail ou la contrathèque
Ajoutez ou glissez-déposez votre PDF signé
Le contrat est créé avec le statut Contrat signé à compléter.
Depuis contrathèque
Glissez-déposez directement vos documents signés dans la contrathèque.
Tomorro créera automatiquement un contrat signé à compléter.
Par e-mail
Vous pouvez transférer un e-mail contenant un document signé à l'adresse dédiée fournie par votre organisation.
Chaque document reçu :
crée automatiquement un contrat signé à compléter
apparaît dans la contrathèque
Chaque nouveau contrat importé est désormais automatiquement créé avec le statut "Contrat signé à compléter" par défaut.
2️⃣ Compléter les informations du contrat
❇️ Si votre organisation utilise Oro IA, Oro analyse et extrait automatiquement le document et préremplit :
le type de contrat
les champs obligatoires
les champs personnalisés
le nom du co-contractant
Vous pouvez vérifier et corriger les données avant validation.
Type de contrat
Le type de contrat choisi peut exiger des champs supplémentaires.
La sélection d'un type de contrat est obligatoire.
Formulaire intégré et champs obligatoires
Depuis la fiche de synthèse :
vérifiez les données extraites (la loupe vous indiquant la source de la donnée)
complétez les champs obligatoires
validez
Une fois les données validées, le contrat passe au statut Signé.
3️⃣ Archiver votre contrat signé
Selon la configuration de votre organisation, l'archivage peut être :
Archivage dans un dossier spécifique
Si le document est importé dans un dossier donné, le contrat y apparaît automatiquement.
Archivage dynamique
Si le type de contrat contient une règle d'archivage, Tomorro classe automatiquement le contrat.
Si le type de contrat contient une règle de nom automatique, Tomorro mettra automatiquement à jour le nom du contrat en conséquence.
Archivage manuel
Sans règle d'archivage, vous pouvez manuellement déplacer le contrat dans le dossier souhaité.
4️⃣ Ajouter des éléments complémentaires
Vous pouvez enrichir votre contrat signé en ajoutant :
des fichiers joints
des participants
des rappels
Vous pouvez ensuite passer au contrat suivant ou revenir à la contrathèque.
5️⃣ Suivre vos contrats signés
Une fois votre document importé, Tomorro facilite le suivi des contrats qui nécessitent encore une action.
Contrats signés incomplets
Tous les contrats signés, même incomplets, sont visibles dans la contrathèque.
Un contrat signé peut être marqué à compléter si :
des champs obligatoires sont manquants
aucun type de contrat n'a été sélectionné
une donnée trouvée par Oro IA attend validation
Une pastille rouge s'affiche dans l'onglet Synthèse et dans les actions associées pour signaler qu'un contrat est à compléter. Sur chaque contrat concerné, l'indicateur Champs précise les données manquantes.
Vous pouvez filtrer les contrats par cocontractant, créateur, statut ou date pour mieux organiser votre travail.
Contrats sans emplacement
Un contrat sera placé dans le dossier Contrats sans emplacement si :
aucune règle d'archivage n'est définie
aucun type de contrat n'a été sélectionné
il a été glissé-déposé à la racine de la contrathèque
Ces contrats sont visibles seulement par :
les participants
les administrateurs
Le dossier s'actualise automatiquement dès qu'une règle d'archivage est appliquée.