Tomorro ermöglicht es Ihnen, Vertragsverlängerungen und Kündigungsfristen einfach zu verfolgen – dank dedizierter Felder, die direkt in der Vertragszusammenfassung sichtbar sind.
So behalten Sie einen klaren Überblick über bevorstehende Fristen, ohne manuelle Berechnungen.
Funktionsweise der Verlängerungen verstehen
Vertragsverlängerungen in Tomorro basieren auf vier intelligenten Feldern:
Das anfängliche Enddatum festlegen
Das anfängliche Enddatum entspricht dem ersten Ablaufdatum des Vertrags, vor jeder Verlängerung.
Beispiel: Ein Vertrag, der vom 1. Januar bis 31. Dezember läuft, mit einer stillschweigenden Verlängerung von 3 Monaten, hat ein anfängliches Enddatum am 31. Dezember.
Den Verlängerungstyp auswählen
Zwei Verlängerungstypen stehen zur Verfügung:
Keine: Der Vertrag endet am anfänglichen Enddatum.
Automatisch: Der Vertrag wird an jeder Fälligkeit automatisch verlängert, sofern er nicht gekündigt wird.
Die Verlängerungsdauer festlegen
Dieses Feld wird nur verwendet, wenn der Vertrag eine stillschweigende Verlängerung hat.
Es definiert die Dauer jeder automatischen Verlängerungsperiode.
Sobald das anfängliche Enddatum erreicht ist, wird der Vertrag für die in diesem Feld definierte Dauer verlängert.
Beispiel: Ein Vertrag, der am 31. Dezember endet, mit einer Verlängerung von 3 Monaten, wird verlängert:
bis zum 31. März,
dann bis zum 30. Juni,
und so weiter.
Das nächste Verlängerungsdatum verfolgen
Das nächste Verlängerungsdatum wird automatisch von Tomorro berechnet.
Es hängt vom aktuellen Datum, dem anfänglichen Enddatum und der Verlängerungsdauer ab.
Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.
Beispiel:
Vor dem 31. Dezember → nächstes Verlängerungsdatum: 31. Dezember
Nach dem 31. Dezember → nächstes Verlängerungsdatum: 31. März
Eine Verlängerung beenden
Um eine Verlängerung zu beenden, markieren Sie den Vertrag einfach als beendet. Um einen Vertrag als beendet zu markieren, müssen Sie Administrator Ihrer Organisation sein und Zugriff auf den Vertrag haben. Je nach aktivierten Optionen dürfen dies auch die Vertragsrollen Aufsichtsperson und Interner Kontakt.
Es werden keine weiteren Verlängerungen angewendet.
Verlängerungsfelder im täglichen Workflow nutzen
Verlängerungsfelder sind nicht nur informativ – sie helfen dabei, Ihr Vertragsmanagement zu automatisieren.
Verlängerungsfelder in Bedingungen verwenden
Die Felder Verlängerungsart und Verlängerungsdauer können verwendet werden, um:
Vertragsklauseln dynamisch anzuzeigen,
Verträge automatisch in der Vertragsbibliothek zu organisieren,
Genehmigungsschritte vor der Unterzeichnung hinzuzufügen,
eine Zusammenfassung speziell für stillschweigend verlängerte Verträge zu erstellen.
Verlängerungsfelder in Erinnerungen verwenden
Erinnerungen benachrichtigen Sie im Voraus vor jeder wichtigen Frist im Zusammenhang mit der Verlängerung.
Beispiel: Für einen Vertrag, der am 31. Dezember mit einer Verlängerung von 3 Monaten endet:
Erinnerung am 30. November (vor dem anfänglichen Enddatum),
Erinnerung am 28. Februar (vor der nächsten Verlängerung),
und vor jeder folgenden Verlängerung.
Verlängerungserinnerungen verstehen
Tomorro wendet automatisch Erinnerungen auf alle Verträge an, egal ob sie erstellt oder importiert wurden.
Funktionsweise automatischer Erinnerungen
Standardmäßig: Eine Erinnerung wird einen Monat vor dem Vertragsende oder Verlängerungsdatum gesendet.
Mit Kündigungsfrist: Die Erinnerung wird angepasst und einen Monat vor Beginn der Kündigungsfrist gesendet.
Beispiel mit Kündigungsfrist: Für eine Verlängerung am 31. Dezember mit einer 14-tägigen Kündigungsfrist:
Kündigungsfrist beginnt am 17. Dezember,
Erinnerung wird am 17. November gesendet (einen Monat vor Beginn der Kündigungsfrist).
Dank der intelligenten Verlängerungsverfolgung und automatisierten Erinnerungen hilft Ihnen Tomorro, Vertragsfristen vorauszusehen und ungewollte Verlängerungen zuverlässig zu vermeiden.
Warum ein Vertrag nicht in "Expiring soon" erscheint
Die Ansicht Expiring soon listet Verträge auf, deren Ende oder nächste Verlängerung bevorsteht.
Wenn ein Vertrag dort nicht erscheint, sind dies die häufigsten Ursachen:
Die Verlängerungsart ist auf "Keine" gesetzt
Ein Vertrag, dessen Verlängerungsart auf Keine gesetzt ist, hat kein automatisches Verlängerungsdatum. Er erscheint in der Ansicht Expiring soon nur kurz vor seinem Ende: ab einem Monat vor Beginn der Kündigungsfrist (bzw. vor dem Enddatum, wenn es keine Kündigungsfrist gibt) und nur, wenn ein Enddatum angegeben ist.
Verlängerungsfelder fehlen
Das nächste Verlängerungsdatum wird nur berechnet, wenn alle vier folgenden Felder ausgefüllt sind:
das anfängliche Enddatum,
die Art der Laufzeit (auf "Befristet"),
die Verlängerungsart (auf "Automatisch"),
die Verlängerungsdauer.
Wenn eines dieser Felder fehlt oder falsch ausgefüllt ist, wird kein Datum berechnet und der Vertrag erscheint nicht in Expiring soon.
Der Vertrag ist als beendet markiert
Wenn der Vertrag als beendet markiert ist, wird er aus allen Ansichten zur Fristenverfolgung ausgeschlossen, einschließlich Expiring soon, sobald das unter Dieser Vertrag endete am eingegebene Datum erreicht ist.