Bei Tomorro wissen wir, dass der Wechsel zu einem neuen Vertragsverwaltungstool mehrere Fragen aufwerfen kann:
Was soll ich mit meinen bestehenden Verträgen machen?
Werde ich Informationen verlieren?
Muss ich alles manuell neu eingeben?
Gute Nachricht: Sie müssen nicht von vorne anfangen.
Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertragshistorie (PDF und zugehörige Daten) strukturiert zu importieren, um Ihre Informationen zu zentralisieren und einfach zu nutzen.
Vor dem Start
Stellen Sie vor dem Import sicher, dass Ihr Arbeitsbereich bereit ist:
Ihre Vertragsarten sind erstellt
Ihre Smart Felder sind konfiguriert
Dies stellt sicher, dass Ihre Daten beim Import korrekt zugeordnet werden.
Importart auswählen
Öffnen Sie die Vertragsbibliothek oder eine gefilterte Ansicht
Klicken Sie oben rechts auf ⋯
Klicken Sie auf Verträge importieren
Sie haben dann die Wahl zwischen zwei Optionen:
Massenimport unterzeichneter Dokumente per CSV
→ importiert unterzeichnete PDFs und zugehörige DatenNeue Verträge erstellen
→ importiert nur Vertragsdaten (ohne PDF)
Sie können auch unterzeichnete Verträge per E-Mail importieren:
Dokumente per E-Mail übertragen
→ ein PDF an eine dedizierte E-Mail-Adresse senden
Unterzeichnete Verträge mit ihren Daten importieren
Sie importieren:
PDF-Dateien
zugehörige Informationen (Termine, Status, Verlängerung, Kündigungsfrist usw.)
Anwendungsfall: vollständige Migration von einem früheren Tool
Schritte
Wählen Sie Massenimport unterzeichneter Dokumente per CSV
Fügen Sie die PDF-Dateien Ihrer Verträge hinzu
Laden Sie die automatisch generierte Excel-Datei der Vertragsart herunter
(Schritt 1)
Die Excel-Datei ausfüllen
1 Zeile = 1 Vertrag
Struktur nicht verändern
⚠️ Wichtig:
Spalte A enthält die Namen der importierten PDF-Dateien
Diese Namen nicht ändern
Dateien nicht verschieben oder umbenennen
Tipps zum Ausfüllen der Datei
Zellen leer lassen, wenn die Information unbekannt ist (keine „0" eintragen)
Formate prüfen:
Text für Namen
Datum für Daten
Zahl für numerische Werte
PDF-Zuordnung
Spalte A enthält die Namen der importierten PDF-Dateien
Diese Namen nicht ändern
Die Spalte nicht löschen
Andernfalls können die PDFs nicht korrekt mit den Daten verknüpft werden.
⚠️ Dateien nach dem Import nicht auf dem Computer/Drive verschieben oder umbenennen.
Auszufüllende Informationen
Vertragsname
Der in der Vorlage automatisch generierte Vertragsname wird nicht verwendet.
Der Vertrag übernimmt nur den in Spalte C der Excel-Datei eingetragenen Namen.
Ordner (Spalte B)
Zwei Optionen:
leer → automatische Ablage gemäß den in der Vertragsart definierten dynamischen Speicherregeln
benutzerdefinierter Pfad, zum Beispiel: (z. B.: Ordner/Unterordner)
Vertragspartner (Name des Vertragspartners)
Status (DRAFT, NEGOTIATING, SIGNING, SIGNED)
aus der Dropdown-Liste
Vertragsart (zuvor definierte Vertragsart)
aus der Dropdown-Liste
Termine (Beginn, Ende, Unterzeichnung)
im Format TT/MM/JJJJ
Kündigungsfrist (Wert und Einheit: Tage/Monate)
Wenn keine Kündigungsfrist besteht, die Zelle leer lassen.
Verlängerung (TACIT oder NO) und Verlängerungsdauer
aus der Dropdown-Liste
Smart Felder
Feldtyp beachten (Datum, Auswahl, Zahl usw.)
Den Import abschließen
Datei im Format
.xlsherunterladenAuf Ausgefüllte Datei importieren
(Schritt 2)klickenDaten prüfen
Auf Bestätigen und importieren klicken
Die Verträge und ihre Informationen werden automatisch erstellt und in der Vertragsbibliothek abgelegt.
Nur Vertragsdaten importieren
Sie importieren:
nur die Vertragsdaten
Anwendungsfall: Sie haben die PDFs noch nicht oder möchten sie später hinzufügen
Schritte
Wählen Sie Neue Verträge erstellen
Laden Sie die automatisch generierte Vertragsart herunter
(Schritt 1)
Excel-Datei mit den erforderlichen Informationen ausfüllen
👉 gleiche Felder wie beim Import mit PDF, ohne die DateienAuf Ausgefüllte Datei importieren
(Schritt 2)klickenDaten prüfen
Auf Bestätigen und importieren klicken
Alle Verträge werden in Tomorro erstellt und abgelegt.
Unterzeichnete PDFs können später hinzugefügt werden
Dokumente per E-Mail übertragen
Sie können auch unterzeichnete Verträge importieren, indem Sie direkt ein PDF per E-Mail senden, ohne eine Excel-Datei zu verwenden.
Ihre Import-Adresse finden
Ihre Import-Adresse ist im Modal Unterzeichnetes Dokument speichern verfügbar, erreichbar über:
die Vertragsbibliothek → Button Unterzeichnetes Dokument speichern oben rechts
das Menü + Neuer Vertrag → Unterzeichnetes Dokument speichern
Am unteren Rand des Modals zeigt der Bereich Dokumente per E-Mail übertragen Ihre Import-E-Mail-Adresse an. Klicken Sie auf Kopieren, um sie abzurufen.
Die Import-Adresse ist einzigartig für Ihren Arbeitsbereich. Sie hat das Format ihr-arbeitsbereich@import.tomorro.com.
So funktioniert es
Leiten Sie eine E-Mail mit mindestens einem PDF-Anhang an Ihre Import-Adresse weiter oder senden Sie eine
Das Haupt-PDF wird zum Dokument des unterzeichneten Vertrags. Weitere Anhänge werden dem Vertrag hinzugefügt.
Erstellte Verträge erscheinen in der Ansicht Unvollständige unterzeichnete Verträge
Vervollständigen Sie anschließend die Vertragsinformationen (Name, Vertragsart, Daten usw.)
Erforderliche Bedingungen
Die E-Mail muss mindestens eine PDF-Datei als Anhang enthalten
Der Absender muss ein autorisiertes Mitglied des Arbeitsbereichs sein
Anwendungsfall: einen per E-Mail erhaltenen Vertrag schnell weiterleiten, ohne ihn vorher herunterzuladen
Für den vollständigen Workflow (Informationen vervollständigen, speichern, Ihre unterzeichneten Verträge verfolgen) lesen Sie den Artikel Unterzeichnetes Dokument speichern.
Nicht verwechseln mit der E-Mail-Adresse eines Vertrags
Die Import-Adresse (
@import.tomorro.com) dient zum Importieren neuer Verträge in Ihren Tomorro-Arbeitsbereich.
Die E-Mail-Adresse eines Vertrags (
@reply.tomorro.com) dient zur Nachverfolgung des Austauschs mit dem Vertragspartner über den Tab Austausch des Vertrags.