Funktion ausschließlich für Administratoren.
Der Reiter Erstellung ermöglicht es, die Initiierung von Verträgen zu standardisieren.
In diesem Reiter finden Sie:
Nutzungsrechte festlegen
Bestimmen Sie, wer Verträge auf Basis dieser Vertragsart erstellen kann.
Schränken Sie den Zugriff auf bestimmte Mitglieder oder Gruppen ein.
Das Erstellungsformular konfigurieren
Das Erstellungsformular bündelt alle Felder, die vor der Generierung eines Vertrags ausgefüllt werden müssen.
Pflichtfelder verstehen
Ein Feld kann aus zwei Gründen Pflichtfeld sein:
Strukturierung der Vertragsgenerierung: Als Administrator können Sie bestimmte Felder (Name, Vertragspartner, Betrag usw.) als Pflichtfelder definieren, um sicherzustellen, dass wesentliche Informationen immer ausgefüllt werden.
Vertragsregeln auslösen: Einige Felder werden Pflichtfelder, weil sie dynamische Regeln aktivieren, z. B.:
Bestimmte Klauseln ein- oder ausblenden
Einen dynamischen Vertragsnamen festlegen
Automatische Archivierung auslösen
Bedingte Genehmigungen oder Unterzeichnungsworkflows aktivieren
Pflichtfelder sind durch ein Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Wenn ein Feld in einer Bedingung oder Regel verwendet wird, wird es automatisch zum Pflichtfeld.
Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, wird ein Tooltip angezeigt, der erklärt, wo das Feld verwendet wird, und verdeutlicht, warum es erforderlich ist.
Ein Feld hinzufügen
Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Smart Feld in das Formular aufzunehmen.
Felder neu anordnen
Verwenden Sie Drag-and-Drop, um die Anzeigereihenfolge zu ändern und das Formular an Ihren internen Prozess anzupassen.
Standardteilnehmer automatisch hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen" im Bereich Teilnehmer.
Wählen Sie Gruppen oder Mitglieder aus den Vorschlägen oder nutzen Sie die Suchleiste, um Namen zu finden.
Um einen Mitarbeiter als Teilnehmer am Vertrag hinzuzufügen, muss er ein Mitglied Ihrer Organisation in Tomorro sein.
Sie können beliebig viele Gruppen oder Mitglieder hinzufügen, jederzeit. Diese Konfiguration ist vollständig bearbeitbar und kann sich mit Ihren Anforderungen weiterentwickeln.
Bedingungen hinzufügen
Sie können Bedingungen definieren, um Teilnehmer für bestimmte Verträge hinzuzufügen (z. B. basierend auf Standort oder Abteilung).
So konfigurieren Sie eine Bedingung:
Klicken Sie neben dem Teilnehmer auf „Eine Bedingung auswählen";
Wählen Sie eine bestehende Bedingung oder erstellen Sie eine neue.
Bedingungen können jederzeit geändert oder gelöscht werden.
Bei der Vertragserstellung werden Teilnehmer automatisch hinzugefügt, sobald die erforderlichen Felder ausgefüllt sind und die definierten Bedingungen erfüllt sind.
Einen Teilnehmer oder eine Bedingung entfernen
Um einen Teilnehmer oder eine Bedingung zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen und wählen Sie:
„Mitglied / Gruppe entfernen" oder
„Bedingung entfernen".
Standard-Anlagen hinzufügen
Anlagen hinzufügen
Fügen Sie Dateien zu Ihrer Vorlage hinzu, damit sie automatisch bei der Erstellung jedes Vertrags beigefügt werden.
Sie können mehrere Anlagen in beliebigen Formaten hinzufügen (Limit: 250 MB pro Datei).
Anlagen basierend auf Bedingungen hinzufügen
Sie können das Hinzufügen von Dateien von vordefinierten Kriterien abhängig machen.
Beispiele:
Einen Anhang je nach Vertragssprache auf Deutsch oder Englisch beifügen;
Ein Angebot nur hinzufügen, wenn der Vertragsbetrag 1.000 € übersteigt.
So konfigurieren Sie eine Bedingung:
Klicken Sie neben der Datei auf „Eine Bedingung auswählen";
Bearbeiten Sie die bestehende Bedingung, wählen Sie eine andere oder erstellen Sie eine neue.
Zugriff auf Anlagen verwalten
Zum Vorlagendokument hinzugefügte Dateien werden automatisch in jeden generierten Vertrag aufgenommen.
Standardmäßig sind sie privat und nur für interne Benutzer sichtbar, die Zugriff auf den Vertrag haben.
Um eine Datei für den Vertragspartner sichtbar zu machen, klicken Sie auf „…" neben der Datei und wählen Sie „Mit dem Vertragspartner teilen."
