Bedarf
Möchten Sie Daten aus Ihren Verträgen abrufen, um sie in einer Drittanbieter-Software zu verarbeiten, oder einfach benachrichtigt werden, wenn eine der folgenden fünf Aktionen ausgeführt wird?
Ein Vertrag wurde erstellt
Ein Vertrag wurde gelöscht
Ein Vertrag wurde vollständig unterzeichnet
Ein Vertragsstatus wurde geändert
Eine automatische Erinnerung wurde ausgelöst
Dieser kurze Leitfaden hilft Ihnen dabei, sich auf die Einrichtung der Schnittstelle vorzubereiten. Mit Webhooks können Sie Tomorro mit tausenden von Anwendungen verbinden, Ihre Arbeit automatisieren und optimieren sowie wiederkehrende manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduzieren.
Bevor Sie beginnen, finden Sie auf dieser Seite Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Bedarf zu klären und zu strukturieren.
Was können Sie mit Webhooks tun?
Webhooks ermöglichen es Ihnen, alle Daten aus einem Tomorro-Vertrags-Zusammenfassungsblatt zu verarbeiten. Dies ermöglicht die Anbindung tausender Drittanwendungen wie Make, Power Automate, n8n oder Zapier (kostenpflichtig) – ganz ohne technische Kenntnisse.
Hier sind einige bei unseren Kunden beobachtete Anwendungsfälle:
Messaging & Benachrichtigungen (Slack, Teams, E-Mail usw.): um automatische Benachrichtigungen über Vertragsaktualisierungen zu erhalten
CRM (HubSpot, Pipedrive usw.): um Opportunities automatisch zu aktualisieren und den Fortschritt unterzeichneter Verträge zu verfolgen
Datenbank (Excel, Sheets, Airtable usw.): um Vertragsinformationen in Echtzeit zu erfassen und zu zentralisieren
🚨 Denken Sie daran, die Kompatibilität Ihres Drittanbieter-Tools zu prüfen mit:
Wie funktioniert es?
Wie funktioniert es?
Für unsere Automatisierung verwenden wir Tomorro-Webhooks als Auslöser.
The objective is therefore simple:
‘Ein Auslöser (Webhook)löst eine Aktion aus’.
Tomorro bietet fünf sofort einsatzbereite Auslöser:
Ein Vertrag wurde erstellt
Ein Vertrag wurde gelöscht
Ein Vertrag wurde vollständig unterzeichnet
Ein Vertragsstatus wurde geändert
Eine automatische Erinnerung wurde ausgelöst
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Ereignis, das die Automatisierung initiiert und den Ablauf startet. | Vorgang, der nach dem Eintreten des Auslösers stattfindet. |
Tomorro-Auslöser:
| Beispiele für Aktionen (Drittanbieter-Tool):
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Beispiel eines Vertrieb-Anwendungsfalls
Beispiel eines Vertrieb-Anwendungsfalls
Problem:
Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, muss das HR-Team manuell eine Nachricht an IT und Manager senden, um die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Dies kann zu Verzögerungen oder Versäumnissen führen.
Lösung:
Auslöser: Ein Vertrag wird in Tomorro vollständig unterzeichnet.Aktion: Das mit dem Opportunity-Status im CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive usw.) verknüpfte Feld wird automatisch auf „Kunde" aktualisiert.Umsetzung: Tomorro-Custom-Fields mit CRM-Feldern verknüpfen.
Beispiel eines HR-Anwendungsfalls
Beispiel eines HR-Anwendungsfalls
Problem:
Sobald ein Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, muss das HR-Team manuell eine Nachricht an IT und Manager senden, um die Ankunft des neuen Mitarbeiters vorzubereiten. Dies kann zu Verzögerungen oder Versäumnissen führen.
Lösung:
Auslöser: Ein Vertrag wird in Tomorro vollständig unterzeichnet.Aktion: Eine Nachricht wird automatisch auf Slack oder Microsoft Teams gesendet, um die HR- und IT-Teams zu benachrichtigen.Umsetzung: Die automatische Nachricht und den Kanal, an den sie gesendet werden soll, konfigurieren.
Vorteile & Nachteile
Vorteile & Nachteile
Vorteile:
✅ Geringer Personalaufwand
- Schnelle und einfache Einrichtung
- Vereinfachte Wartung nach Einrichtung der Automatisierung
✅ Kostenlose Version verfügbar: Der kostenlose Plan von Make umfasst 1.000 Aktionen pro Monat. Sie können auch Automatisierungen mit PowerAutomate (weniger flexibel) und Zapier (kostenpflichtig) erstellen.
Nachteile:
⚠️ Eingeschränkte Funktionalität im Vergleich zur API - Weniger Aktionen möglich als bei einer dedizierten API-Integration - Einige komplexe Automatisierungen sind nicht umsetzbar.
Bedarf definieren
Um eine reibungslose Integration zwischen den beiden Plattformen sicherzustellen, ist es wichtig, die Datenflüsse vorab klar zu definieren. Stellen Sie vor dem Start sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
1️⃣ Funktionale Voraussetzungen validieren
1️⃣ Funktionale Voraussetzungen validieren
Verfügbarkeit Ihres Drittanbieter-Tools auf Make, Power Automate, n8n, Zapier prüfenInterne Stakeholder identifizieren:Wer muss in die Anforderungsdefinition und die Konfiguration der Automatisierung einbezogen werden? Ein Rechtsexperte, ein IT-Verantwortlicher, eine andere Abteilung?Datenfluss und auszutauschende Daten definieren:Welche Prozesse sollen automatisiert werden? Welche Informationen sollen zwischen den Plattformen abgerufen und übermittelt werden?Technische Voraussetzungen prüfen:Gibt es Einschränkungen, die vorab berücksichtigt werden müssen? (Lizenzen, Sicherheit usw.)Zugang zu den erforderlichen Tools sicherstellen:Verfügt das für die Konfiguration zuständige Team über die notwendigen Berechtigungen für die jeweilige Drittanbieter-Software, Tomorro, Make/Power Automate/n8n/Zapier usw.?
2️⃣ Prozess spezifizieren
2️⃣ Prozess spezifizieren
Betriebliche Anforderungen definieren
Vor der Konfiguration einer Automatisierung ist es wichtig, die Anforderungen klar zu definieren. Konzentrieren Sie sich dabei auf das übergeordnete Ziel: Was ist der Zweck meiner Automatisierung?
Stellen Sie außerdem sicher, dass der Auslöser:
Eindeutig ist (vermeidet Mehrdeutigkeiten)
Identifizierbar ist (leicht im System erkennbar)
Keine Sonderfälle erzeugt (begrenzt komplexe Ausnahmen)
Empfohlene Formulierung
Wir empfehlen, Ihren Bedarf wie folgt zu strukturieren:
Ich möchte eine Aktion in meiner Drittanbieter-Software auslösen... ...wenn ein Auslöser in Tomorro eintritt. Die ausgetauschten Informationen sind die „Liste der Custom Fields" von Tomorro zu meinem Drittanbieter-Tool.
Beispiel 1:
Ich möchte eine Benachrichtigung im Teams-Kanal „#HR" senden... ...sobald der Vertrag in Tomorro gelöscht wurde. Kein Datenaustausch, nur Benachrichtigung.
Beispiel 2:
Ich möchte die mit meinem Deal verknüpften Felder in meinem CRM ausfüllen... ...sobald der Vertrag in Tomorro vollständig unterzeichnet wurde. Die ausgetauschten Informationen sind der Name des Vertragspartners, seine Adresse und seine SIRET-Nummer von Tomorro zu meinem CRM.
3️⃣ Auszutauschende Daten zwischen den Tools identifizieren
3️⃣ Auszutauschende Daten zwischen den Tools identifizieren
Zu übermittelnde Daten definieren
Es ist entscheidend, festzulegen, welche Daten zwischen Ihrer Drittanbieter-Software und Tomorro ausgetauscht werden müssen. Eine sorgfältige Spezifikation ermöglicht:
Optimale Abstimmung zwischen den Systemen
Vermeidung doppelter Dateneingaben
Voraussetzungen für die Tomorro-Konfiguration: Fragen, die Sie sich stellen sollten
Welchem Feld in der Drittanbieter-Software entspricht die aus Tomorro abgerufene Information?
Beispiel: Wenn ein Feld „Adresse der Gegenpartei" vorhanden ist, muss es mit dem entsprechenden Feld „Adresse des Dienstleisters" in der Drittanbieter-Software abgeglichen werden, um eine korrekte Synchronisierung sicherzustellen.
Wir empfehlen, eine Entsprechungsmatrix wie unten dargestellt zu erstellen, um die Übereinstimmung der Felder und deren Format zu überprüfen.
Beispiel:
Feldname Tomorro Smart Field | Format Tomorro Smart Field | Feldname Drittanbieter-Software | Format Drittanbieter-Software | Status |
Adresse der Gegenpartei | Text | Adresse des Lieferanten | Text | Verfügbar |
Datum der Unterzeichnung | Datum | Datum der Unterzeichnunge | Datum | Zu erstellen (in Tomorro oder Drittanbieter-Tool) |
… |
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Konfiguration
1️⃣ Konfigurieren und testen
1️⃣ Konfigurieren und testen
Führen Sie vor einer umfassenden Einführung Tests durch, um:
Sicherzustellen, dass die Automatisierungen korrekt funktionieren
Einstellungen und Datenformate bei Bedarf anzupassen
Nutzerfeedback einzuholen, um die Integration zu verfeinern
💡 Tests müssen nicht in einer Testumgebung (Sandbox) durchgeführt werden. Testverträge können aus dem Tomorro-Produktivkonto erstellt oder zur Unterzeichnung versendet werden. Wir empfehlen jedoch, Tests mit einer dedizierten Vorlage durchzuführen, damit Sie diese leicht nachverfolgen und nach Abschluss der Konfiguration löschen können.
2️⃣ Go live
2️⃣ Go live
Wenn eine Testvorlage erstellt wurde, denken Sie daran, Ihre Konfiguration anzupassen und die gewünschte Vorlage auszuwählen. Sobald die Integration eingerichtet ist:
Überwachen Sie die Workflows regelmäßig, um Fehlfunktionen frühzeitig zu erkennen
Aktualisieren Sie die Integrationen entsprechend den Änderungen an den verbundenen Tools oder internen Prozessen (achten Sie dabei auf Änderungen an den Tomorro-Vorlageneinstellungen)
Schulen Sie die Nutzer in den neuen Automatisierungen, um eine optimale Akzeptanz sicherzustellen
Nützliche Ressourcen
Wie aktiviere ich Webhooks?
Um Tomorro-Webhooks zu verwenden, müssen Sie diese über die Plattform erstellen. In Tomorro: „Mein Konto > Integration > Webhooks > Integration verwalten"
Klicken Sie dann auf „Webhook hinzufügen".
Ich möchte eine Automatisierung erstellen, wenn eine Aktion in meiner Software durchgeführt wird
Im Gegensatz zur oben beschriebenen Automatisierung kann es vorkommen, dass Sie eine Automatisierung auslösen möchten, wenn eine Aktion in Ihrer Drittanbieter-Software durchgeführt wird. Das bedeutet, dass der Auslöser nicht mehr in Tomorro liegt, sondern in der Drittanbieter-Software (umgekehrte Richtung).
Es ist problemlos möglich, diese Art von Automatisierung mit Zapier zu erstellen: Wie bereite ich meine Tomorro-Automatisierung mit Zapier vor?