Bedarf

Möchten Sie wiederkehrende manuelle Aufgaben im Vertragsmanagement reduzieren, indem Sie Tomorro mit anderer Software verbinden?

Dieser kurze Leitfaden richtet sich an Sie und hilft Ihnen dabei, sich auf die Einrichtung der Schnittstelle vorzubereiten.

Dank unserer öffentlichen API können Sie Tomorro mit tausenden von Anwendungen verbinden, um Ihre Arbeit zu automatisieren und zu optimieren.

Bevor Sie beginnen, finden Sie auf dieser Seite unsere Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Bedarf zu klären und zu strukturieren.

Kurz zusammengefasst: Strukturiert vorgehen!

Dieser Leitfaden konzentriert sich auf drei Hauptpunkte:

Die Funktionsweise der Schnittstelle verstehen
Den Bedarf klären, um den richtigen Ansatz zu definieren
Konfigurieren und testen, bevor der Betrieb startet

Was können Sie mit der API tun?

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Sammlung von Regeln und Protokollen, die es Softwareprogrammen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

CRM (HubSpot, Pipedrive usw.): um Opportunities automatisch zu aktualisieren und den Fortschritt unterzeichneter Verträge zu verfolgen – oder um Verträge automatisch zu generieren, sobald ein Deal gewonnen wird oder eine bestimmte Phase erreicht.
HRIS: um HR-Verträge automatisch zu erstellen, sobald ein Kandidat sein Stellenangebot annimmt.
Speicher (Google Drive, SharePoint, OneDrive usw.): um unterzeichnete Dokumente automatisch zu archivieren.
Datenbank (Excel, Google Sheets, Typeform usw.): um Vertragsinformationen in Echtzeit zu erfassen und zu zentralisieren – oder um Verträge automatisch zu erstellen, sobald ein neuer Eintrag hinzugefügt wird.
Messaging & Benachrichtigungen (Slack, Teams, E-Mail usw.): um automatische Benachrichtigungen über Vertragsaktualisierungen zu erhalten.

⚠️ Denken Sie daran, die Kompatibilität Ihres Drittanbieter-Tools mit API-Aufrufen zu prüfen.

Wie funktioniert die API?

APIs ermöglichen den Austausch aller in Tomorro gespeicherten Daten sowie den Empfang aller Arten von Daten aus Drittanbieter-Software. Kurz gesagt handelt es sich um eine gemeinsame Sprache, die es Software ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen.

Tomorro bietet eine breite Palette sofort einsatzbereiter Aktionen:

Dokumentation zu den Möglichkeiten der öffentlichen Tomorro-API (zur Weitergabe an Ihr IT-Team): https://developers.tomorro.com/welcome

Konfigurierte Automatisierungen können durch einen Auslöser gestartet werden (siehe unten). Der Auslöser kann jedoch auch zeitgesteuert und wiederkehrend sein (z. B. jeden Abend um 23:00 Uhr).

🚨 `Auslöser`	💪 `Aktion`
Ereignis, das die Automatisierung initiiert und den Ablauf startet.	Vorgang, der nach dem Eintreten des Auslösers stattfindet.
Beispiele für Auslöser aus Drittanbieter-Tools: • Änderung eines Feldes in der Drittanbieter-Software • Ausfüllen eines Formulars	Beispiele für Tomorro-Auslöser: • Ein Vertrag wurde erstellt • Ein Vertrag wurde gelöscht
Beispiele für Tomorro-Auslöser: Ein Vertrag wurde erstellt Ein Vertrag wurde gelöscht	Beispiele für Tomorro-Auslöser: Ein Vertrag wurde erstellt Ein Vertrag wurde gelöscht

Beispiel eines Vertrieb-Anwendungsfalls:

Problem:

Ich pflege eine Kundendatenbank in meinem CRM-System, einschließlich der zugehörigen Informationen (Name, Handelsregisternummer, Adresse usw.).

Ich möchte dieselben Daten bei der Erstellung meiner Verträge verwenden, um Duplikate und Fehler zu vermeiden.

Lösung:

Auslöser: Sobald ein kundenbezogenes Feld in meinem CRM geändert wird
Aktion: Die Gegenpartei-Felder in Tomorro werden entsprechend aktualisiert
Umsetzung: CRM-Felder mit den Gegenpartei-Feldern in Tomorro verknüpfen

Beispiel eines HR-Anwendungsfalls:

Problem:

Jedes Mal, wenn ich einen neuen Arbeitsvertrag erstellen muss, muss ich alle Informationen zum Kandidaten manuell in die benutzerdefinierten Felder der Tomorro-Plattform eingeben.

Lösung :

Auslöser: Der Kandidat füllt ein Formular mit seinen persönlichen Daten aus
Aktion: Die benutzerdefinierten Felder in Tomorro werden automatisch aus dem Formular befüllt und der Vertrag wird erstellt
Umsetzung: Formularfelder mit den benutzerdefinierten Feldern in Tomorro verknüpfen

Vorteile & Nachteile

VORTEILE	NACHTEILE
Unbegrenzte Möglichkeiten Dank unserer öffentlichen API können nahezu alle Aktionen zwischen Ihrer Drittanbieter-Software und Tomorro automatisiert werden.	Aufwendige Konfiguration Je nach Drittanbieter-Software und Komplexität der Automatisierung kann die Einrichtung der Schnittstelle mehr oder weniger aufwendig sein. Erfordert Programmierkenntnisse.

Bedarf definieren

Um eine reibungslose Integration zwischen den beiden Plattformen sicherzustellen, ist es wichtig, die Datenflüsse vorab sorgfältig zu strukturieren. Stellen Sie vor dem Start sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

1️⃣ Funktionale Voraussetzungen validieren

Voraussetzungen
Verfügbarkeit des Drittanbieter-Tools bestätigen	Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Team oder direkt beim Anbieter, ob eine Verbindung über die API möglich und konfigurierbar ist.
Interne Stakeholder identifizieren	⇒ Wer sollte in die Anforderungsdefinition und die Konfiguration der Automatisierung einbezogen werden? Ein Rechtsexperte, ein IT-Verantwortlicher, eine andere Abteilung?
Datenfluss und auszutauschende Daten definieren	⇒ Welche Prozesse sollen automatisiert werden? ⇒ Welche Informationen sollen zwischen den Plattformen abgerufen und übermittelt werden?
Technische Anforderungen prüfen	Gibt es Einschränkungen, die vorab berücksichtigt werden müssen? (Lizenzen, Sicherheit usw.)
Zugang zu den erforderlichen Tools sicherstellen	⇒ Verfügt das für die Konfiguration der Automatisierung zuständige Team über die notwendigen Berechtigungen für die jeweilige Drittanbieter-Software, Tomorro usw.?

2️⃣ Prozess spezifizieren

Betriebliche Anforderungen definieren

Vor der Konfiguration einer Automatisierung ist es wichtig, die Anforderungen klar zu definieren.

Konzentrieren Sie sich dabei auf das übergeordnete Ziel: Was ist der Zweck meiner Automatisierung?

Stellen Sie außerdem sicher, dass der Auslöser aus Ihrem Drittanbieter-Tool:

Eindeutig ist (vermeidet Mehrdeutigkeiten)
Identifizierbar ist (leicht im System erkennbar)
Keine Sonderfälle erzeugt (begrenzt komplexe Ausnahmen)

Empfohlene Formulierung

Wir empfehlen, Ihren Bedarf wie folgt zu strukturieren, um die Umsetzung Ihrer Automatisierung zu erleichtern:

Ich möchte ausgelöste Aktion auf Plattform 1... ... sobald Auslöserelement auf Plattform 2

Die ausgetauschten Informationen sind „Liste der benutzerdefinierten Felder" von Plattform 2 zu Plattform 1

Beispiel: Ich möchte meine Verträge automatisch erstellen in Tomorro... ... sobald das Feld „Deal-Status" von „Interessent" auf „Kunde" wechselt in meinem CRM.

❌ Schlechtes Beispiel: „Meine HubSpot-Opportunity hat unterschrieben."

✅ Besser formuliert: Das Feld „Deal-Status" wechselt von „Interessent" auf „Kunde".

Die große Stärke der API liegt darin, dass diese Schritte:

Mehrfach ausgeführt werden können
Kaskadierend aufgebaut sein können
Bidirektional funktionieren können

3️⃣ Auszutauschende Daten zwischen den Tools identififizieren

Zu übermittelnde Daten definieren

Es ist entscheidend, festzulegen, welche Daten zwischen Ihrer Drittanbieter-Software und Tomorro ausgetauscht werden müssen. Eine sorgfältige Spezifikation ermöglicht:

Optimale Abstimmung zwischen den Systemen
Vermeidung doppelter Dateneingaben
Voraussetzungen für die Tomorro-Konfiguration: Fragen, die Sie sich stellen sollten

Frage	Beispiel
Welchem Tomorro-Feld entspricht die aus der Drittanbieter-Software abgerufene Information?	Beispiel: Wenn ein Feld „Adresse des Dienstleisters" vorhanden ist, muss es mit dem entsprechenden Feld „Adresse des Vertragspartners" in Tomorro abgeglichen werden, um eine korrekte Synchronisierung sicherzustellen.
Stimmt das Datenformat der Drittanbieter-Software mit den Tomorro-Feldern überein?	Stimmt das Datenformat der Drittanbieter-Software mit den Tomorro-Feldern überein?
Welches Konto soll die Aktion in Tomorro ausführen?	Tomorro-Tipp: Die Verwendung eines Drittanbieter-Kontos „Tomorro Bot" (zum Beispiel) kann genutzt werden, um solche automatischen Verträge zu erstellen.

Wir empfehlen, eine Entsprechungsmatrix wie unten dargestellt zu erstellen, um die Übereinstimmung der Felder und deren Format zu überprüfen.

Beispiel:

Feldname Drittanbieter-Software	Format Drittanbieter-Software	Feldname Tomorro	Format Tomorro	Status
Adresse des Dienstleisters	Text	Adresse des Vertragspartners	Text	Verfügbar
Datum der Unterzeichnung	Datum	Datum der Unterzeichnung	Datum	Zu erstellen (in Tomorro oder Drittanbieter-Tool)
…

Configuration

1️⃣ Konfigurieren und testen

Für diese Art von Integration kann es erforderlich sein, dass Sie und Ihr IT-Team Tests in Testumgebungen (Sandboxes) durchführen.

Tomorro stellt Ihnen alle notwendigen Informationen für diese Verbindung bereit. Wir empfehlen jedoch, auch Ihren Drittanbieter-Software-Anbieter zu kontaktieren, um zu prüfen, ob dieser dasselbe anbieten kann.

Führen Sie vor einer umfassenden Einführung Tests durch, um:

Sicherzustellen, dass die Automatisierungen korrekt funktionieren
Einstellungen und Datenformate bei Bedarf anzupassen
Nutzerfeedback einzuholen, um die Integration zu verfeinern

2️⃣ Go live

Wenn Tests in einer Sandbox-Umgebung durchgeführt wurden, muss die Verbindung in der entsprechenden Produktivumgebung neu konfiguriert werden.

Sobald die Integration eingerichtet ist:

Überwachen Sie die Workflows regelmäßig, um Fehlfunktionen frühzeitig zu erkennen
Aktualisieren Sie die Integrationen entsprechend den Änderungen an den verbundenen Tools oder internen Prozessen (achten Sie dabei besonders auf Änderungen an den Tomorro-Modelleinstellungen)
Schulen Sie die Nutzer in den neuen Automatisierungen, um eine optimale Akzeptanz sicherzustellen