Übersicht
Tomorro repliziert Verträge nicht nativ in ein externes Speichersystem, aber Sie können eine einfache Automatisierung aufbauen, die jeden signierten Vertrag an SharePoint, Google Drive, Box, S3 oder einen anderen Speicher Ihrer Wahl überträgt.
Die Erstellung dieser Automatisierung erfordert grundlegende technische Kenntnisse sowie Zugang zu einem geeigneten Tool. Sie kann ohne Code (z. B. Make, Zapier oder n8n) oder mit eigener Programmierung umgesetzt werden.
Dieser Artikel behandelt zwei Szenarien:
Einfaches Backup - jeder signierte Vertrag wird als PDF in einem einzigen Zielordner gespeichert. Dies ist der empfohlene Ansatz und eignet sich für die meisten Anwendungsfälle.
Spiegelung Ihrer Tomorro-Ordnerstruktur - die exakte Ordnerhierarchie aus Tomorro wird repliziert. Dies ist technisch möglich, aber deutlich komplexer (siehe Abschnitt „Erweitert" weiter unten).
Voraussetzungen
Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Sie Folgendes haben:
• Ein Admin-Konto in Tomorro (erforderlich zum Erstellen von Webhooks)
• Zugangsdaten für Ihren Zielspeicher (SharePoint, Google Drive etc.)
• Einen Tomorro-API-Schlüssel
Wichtig:
Der Webhook ist benutzergebunden. Der Webhook wird nur für Verträge ausgelöst, an denen der Benutzer, der ihn erstellt hat, als Teilnehmer beteiligt ist. Um jeden signierten Vertrag in Ihrer Organisation zu sichern, muss der Webhook von einem Benutzer erstellt und konfiguriert werden, der als Teilnehmer in allen relevanten Verträgen hinterlegt ist (typischerweise ein Service-Account oder ein Rechtsadministrator mit umfassenden Zugriffsrechten).
Einfaches Backup (empfohlen)
Dies ist die einfachste und zuverlässigste Einrichtung. Jeder signierte Vertrag wird als PDF in einem einzigen Ordner Ihres Zielspeichers abgelegt.
Schritt 1 - Trigger erstellen (Webhook „Vertrag signiert")
Erstellen Sie in Tomorro einen Webhook, der das Ereignis contract.signed abonniert. Sobald ein Vertrag signiert wird, sendet Tomorro eine Benachrichtigung mit der contractId an Ihr Automatisierungstool.
Schritt 2 - Signierte Datei über die API abrufen
Sobald Ihre Automatisierung den Webhook empfängt, rufen Sie den Tomorro-API-Endpunkt Get contract signed files auf:
curl --request GET \
--header 'x-api-key: <api-key>'
Dies gibt das signierte PDF (sowie im Signaturpaket enthaltene Anhänge) für den jeweiligen Vertrag zurück.
Schritt 3 – Datei im Speicher ablegen
Verwenden Sie den Connector Ihres Automatisierungstools (SharePoint, Google Drive, Box etc.), um die Datei in den gewünschten Zielordner hochzuladen.
Das war's - Sie verfügen nun über ein automatisches Backup jedes signierten Vertrags.
Erweitert - Spiegelung der Tomorro-Ordnerstruktur
Wenn Ihr Backup die exakte Ordnerhierarchie aus Tomorro replizieren soll, beachten Sie, dass dies deutlich aufwändiger ist. Wir empfehlen generell die flache Struktur oben, es sei denn, Sie haben einen triftigen Grund für die Hierarchiespiegelung.
Warum es komplex ist
Der Ordner, in dem ein Vertrag in Tomorro liegt, hängt von den Zugriffsrechten ab. Derselbe Vertrag kann je nach Betrachter in unterschiedlichen Ordnern erscheinen, da Tomorro's Ordnersystem im Wesentlichen ein Satz dynamischer Regeln ist, der auf Berechtigungen aufgesetzt wird - kein statischer Pfad, der am Vertrag selbst gespeichert ist.
Daraus folgt:
Es gibt keinen einzigen „Ordnerpfad", den die API für einen Vertrag zurückgibt.
Um die Hierarchie extern nachzubauen, müssten Sie alle Ordnerregeln, die Ihre dynamische Vertragstypablage in Tomorro definieren, neu implementieren.
Jedes Mal, wenn Sie eine Ordnerregel in Tomorro ändern, müssten Sie auch die Regel in Ihrer Automatisierung aktualisieren.
Wenn Sie dennoch fortfahren möchten
Grundlegende Vorgehensweise:
Dokumentieren Sie jede Ordnerregel in Tomorro (z. B. „Vertragstyp = NDA und Land der Gegenpartei = Frankreich" → Ordner
/Legal/NDA/France/).Wenden Sie in Ihrer Automatisierung dieselben Regeln auf die Felder des Vertrags an (nach dem Webhook-Eingang und dem Abruf der Vertragsmetadaten), um den Zielordner zu bestimmen.
Rufen Sie in Tomorro die Metadaten ab:
curl --request GET \
--url https://api.tomorro.com/v2/contracts/{id} \
--header 'x-api-key: <api-key>'Erstellen Sie den Ordner in Ihrem Speicher, falls er noch nicht existiert, und laden Sie dann die Datei hoch.
Unsere Empfehlung:
Beginnen Sie mit dem flachen Backup. Wenn Ihr Team später eine facettierte Navigation (nach Vertragstyp, Gegenpartei, Datum etc.) benötigt, bieten die meisten Speichersysteme (SharePoint, Google Drive) hierfür bessere Möglichkeiten über Metadatenspalten und gespeicherte Ansichten als durch den Versuch, eine komplexe Ordnerhierarchie zu spiegeln.
FAQ
Wird der Webhook rückwirkend für bereits signierte Verträge ausgelöst?
Nein. Der Webhook wird nur für Verträge ausgelöst, die nach der Erstellung des Webhooks signiert werden. Um historische Verträge zu sichern, führen Sie einen einmaligen Export über die API durch.
Kann ich Verträge sichern, die noch nicht signiert sind (z. B. Entwürfe/in Verhandlung)?
Nein, da die Dokumente noch nicht im PDF-Format vorliegen.
Was passiert, wenn mein Zielspeicher vorübergehend nicht erreichbar ist?
Ihr Automatisierungstool sollte Wiederholungsversuche behandeln. Wir empfehlen, in Make/Zapier/n8n die Option „Wiederholen bei Fehler" zu aktivieren und fehlgeschlagene Uploads in einem separaten Kanal (E-Mail, Slack) zu protokollieren, um die Übersicht zu behalten.
Ist der Webhook gesichert?
Ja, Webhooks enthalten einen Signatur-Header, den Sie in Ihrer Automatisierung verifizieren sollten, um sicherzustellen, dass die Anfrage tatsächlich von Tomorro stammt.
Benötigen Sie Hilfe?
Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Ansatz zu Ihrem Anwendungsfall passt, wenden Sie sich an Ihren CSM - wir helfen Ihnen, die Integration vor der Umsetzung zu planen.