Bedarf
Möchten Sie Automatisierungen einrichten und Daten zwischen Salesforce und Tomorro abgleichen?
Dieser kurze Leitfaden richtet sich an Sie und bereitet Sie auf die Einrichtung der Schnittstelle vor.
Dank unserer nativen Salesforce-Integration können Sie Tomorro verbinden, um Ihre Arbeit zu automatisieren und zu optimieren.
Bevor Sie beginnen, finden Sie auf dieser Seite unsere Tipps, die Ihnen helfen, Ihren Bedarf zu klären und zu strukturieren.
✅ Kurz zusammengefasst: Strukturiert vorgehen!
Dieser Leitfaden konzentriert sich auf 3 Hauptpunkte:
🪝 Die Funktionsweise der Schnittstelle verstehen
🥅 Den Bedarf klären, um den richtigen Ansatz zu definieren
🧪 Konfigurieren und testen, bevor der vollständige Produktivbetrieb startet
🔗 Was können Sie mit dem in Salesforce integrierten Tomorro-Widget tun?
Die Salesforce x Tomorro-Verbindung ermöglicht den Austausch aller in Tomorro-Verträgen enthaltenen Daten sowie den Empfang aller Arten von Daten aus Salesforce.
Dies ermöglicht es Ihren operativen Salesforce-Teams, ihre Aktionen auf zwei Arten zu optimieren und zu automatisieren:
Automatisch
Die native Salesforce x Tomorro-Integration, die über ein Administratorkonto eingerichtet wird, ermöglicht es, einen Vertrag aus einer Vorlage in Tomorro automatisch zu erstellen, sobald ein Salesforce-Feld eine vordefinierte Phase erreicht. Der Vertrag wird je nach vordefinierten Parametern mit dem Status „Entwurf" oder „Unterzeichnet" erstellt.
Manuell
Das direkt in das Salesforce-Objekt „Opportunities" eingebettete Tomorro-Widget ermöglicht nach der Einrichtung die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den beiden Softwareprogrammen nach Bedarf:
Verhandlung starten
Unterzeichnetes Dokument importieren
Wie funktioniert die automatische Verbindung?
Wie funktioniert die automatische Verbindung?
Die native Tomorro-Integration bietet 2 sofort einsatzbereite automatische Aktionen aus Salesforce:
Verhandlung starten
Unterzeichnetes Dokument importieren
🚨 | 💪 |
Ereignis, das die Automatisierung initiiert und den Ablauf startet. | Vorgang, der nach dem Eintreten des Auslösers stattfindet. |
Sobald ein Feld in einem Salesforce-Objekt eine bestimmte vordefinierte Phase erreicht. | Tomorro-Aktionen: |
Option: PDF-Dateien aus Salesforce in Tomorro abrufen.
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Verhandlung starten".
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Verhandlung starten".
Problem: Ich möchte einen Vertrag aus meiner Salesforce-Opportunity erstellen, um die entsprechenden Daten abzurufen und Duplikate und Fehler zu vermeiden.
Lösung:
🚨 Auslöser: Sobald meine Opportunity die Phase „Abgeschlossen/Gewonnen" erreicht
💪 Aktion: Ein neuer Vertrag wird in Tomorro mit dem Status „In Verhandlung" aus einer vordefinierten Vorlage und dank der zuvor zwischen den beiden Softwareprogrammen zugeordneten Daten erstellt
❓ Umsetzung: Salesforce-Felder mit Tomorro-Vertragspartner-Feldern verknüpfen
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Unterzeichnetes Dokument importieren".
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Unterzeichnetes Dokument importieren".
Problem: Ich möchte meine unterzeichneten Dokumente sowohl in Salesforce als auch in Tomorro verfolgen.
Lösung:
🚨 Auslöser: Sobald meine Opportunity die Phase „Abgeschlossen/Gewonnen" erreicht
💪 Aktion: Ein neuer Vertrag wird in Tomorro mit dem Status „Unterzeichnet" aus einer vordefinierten Vorlage erstellt. In Salesforce gespeicherte PDF-Dateien werden als Anlagen im Tomorro-Vertrag hochgeladen
❓ Umsetzung: Salesforce-Felder mit Tomorro-Vertragspartner-Feldern verknüpfen
Wie funktioniert die manuelle Verbindung?
Wie funktioniert die manuelle Verbindung?
Die native Tomorro-Integration bietet über das Widget 2 sofort einsatzbereite manuelle Aktionen aus Salesforce:
Verhandlung starten
Unterzeichnetes Dokument importieren
🚨 | 💪 |
Ereignis, das die Automatisierung initiiert und den Ablauf startet. | Vorgang, der nach dem Eintreten des Auslösers stattfindet. |
Auslöser aus Salesforce (über das Widget) | Tomorro-Aktionen: |
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Verhandlung starten" (manuell).
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Verhandlung starten" (manuell).
Problem: Ich möchte einen Vertrag aus meiner Salesforce-Opportunity erstellen, um die entsprechenden Daten abzurufen und Duplikate und Fehler zu vermeiden.
Lösung:
🚨 Auslöser: Über das Tomorro-Widget in Salesforce, durch Auswahl von „Verhandlung starten"
💪 Aktion: Ein neuer Vertrag wird in Tomorro mit dem Status „In Verhandlung" aus einer vordefinierten Vorlage erstellt
❓ Umsetzung: Salesforce-Felder mit Tomorro-Vertragspartner-Feldern verknüpfen
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Unterzeichnetes Dokument importieren" (manuell).
💡 Beispiel eines Anwendungsfalls „Unterzeichnetes Dokument importieren" (manuell).
Problem: Ich möchte meine unterzeichneten Dokumente sowohl in Salesforce als auch in Tomorro verfolgen.
Lösung:
🚨 Auslöser: Über das Tomorro-Widget in Salesforce, durch Auswahl von „Unterzeichnetes Dokument importieren"
💪 Aktion: Ein neuer Vertrag wird in Tomorro mit dem Status „Unterzeichnet" aus einer vordefinierten Vorlage erstellt
❓ Umsetzung: Salesforce-Felder mit Tomorro-Vertragspartner-Feldern verknüpfen
🔦 Bedarf definieren
Um eine reibungslose Integration zwischen den beiden Plattformen sicherzustellen, ist es wichtig, die Datenflüsse vorab zu strukturieren. Stellen Sie vor dem Start sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
1️⃣ Funktionale Voraussetzungen validieren
1️⃣ Funktionale Voraussetzungen validieren
Voraussetzungen |
|
Interne Stakeholder identifizieren | ⇒ Wer muss in die Anforderungsdefinition und die Konfiguration der Automatisierung einbezogen werden? Ein Rechtsexperte, ein IT-Verantwortlicher, eine andere Abteilung? |
Datenfluss und auszutauschende Daten definieren | ⇒ Welche Prozesse sollen automatisiert werden? ⇒ Welche Informationen sollen zwischen den Plattformen abgerufen und übermittelt werden? |
Technische Anforderungen prüfen | Gibt es Einschränkungen, die vorab berücksichtigt werden müssen? (Lizenzen, Sicherheit usw.) |
Zugang zu den erforderlichen Tools sicherstellen | ⇒ Verfügt das für die Konfiguration zuständige Team über die notwendigen Berechtigungen für die jeweilige Drittanbieter-Software, Tomorro usw.? |
Bei Einrichtung der automatischen Generierung: | Welches „Master"-Konto wird Verträge in Tomorro erstellen? |
2️⃣ Prozess spezifizieren
2️⃣ Prozess spezifizieren
⚙️ Betriebliche Anforderungen definieren
Vor der Konfiguration einer Automatisierung ist es wichtig, die Anforderungen klar zu definieren.
Konzentrieren Sie sich dabei auf das übergeordnete Ziel: Was ist der Zweck meiner Automatisierung?
Stellen Sie außerdem sicher, dass der Salesforce-Auslöser:
✅ Eindeutig ist (vermeidet Mehrdeutigkeiten)
✅ Identifizierbar ist (leicht im System erkennbar)
✅ Keine Sonderfälle erzeugt (begrenzt komplexe Ausnahmen)
📝 Empfohlende Formulierung
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Anforderung wie folgt zu strukturieren, um die Einrichtung Ihrer Automatisierung zu vereinfachen:
Ich möchte Aktion in Plattform 1...
... sobald Auslöserelement in Plattform 2
Die ausgetauschten Informationen sind „Liste der benutzerdefinierten Felder" von Plattform 2 zu Plattform 1
💡 Beispiel :
Ich möchte ein neues Projekt in Tomorro erstellen...
... sobald ich das Tomorro-Widget in Salesforce verwende
Die ausgetauschten Informationen sind das Feld „Betrag" und die Liste „verkaufte Produkte" des Objekts „Opportunity" von Salesforce zu Tomorro.
❌ Schlechtes Beispiel: „Die Informationen, die zum Ausfüllen meines Tomorro-Vertrags benötigt werden."
✅ Besser formuliert: Das Feld „Betrag" und die Liste „verkaufte Produkte" des Objekts „Opportunity" (Details angeben).
Die große Stärke der nativen Tomorro-Integration liegt darin, dass diese Schritte sein können:
Manuell oder automatisch
Mehrfach
Kaskadierend
Bidirektional
Aus mehreren Salesforce-Objekten stammend
3️⃣ Auszutauschende Daten zwischen den Tools identifizieren
3️⃣ Auszutauschende Daten zwischen den Tools identifizieren
🔄 Zu übermittelnde Daten definieren
Es ist entscheidend, festzulegen, welche Daten zwischen Ihrer Drittanbieter-Software und Tomorro ausgetauscht werden müssen. Eine sorgfältige Spezifikation ermöglicht:
✅ Optimale Abstimmung zwischen den Systemen
✅ Vermeidung doppelter Dateneingaben
🧑🔧 Voraussetzungen für die Tomorro-Konfiguration: Fragen, die Sie sich stellen sollten
Frage | Beispiel |
Welchem Tomorro-Feld entspricht die aus Salesforce abgerufene Information (und umgekehrt)? | Beispiel: Wenn ein Feld „Adresse des Dienstleisters" vorhanden ist, muss es mit dem entsprechenden Feld „Adresse des Vertragspartners" in Tomorro abgeglichen werden. |
Stimmt das Datenformat der Drittanbieter-Software mit den Tomorro-Feldern überein (und umgekehrt)? | Stimmt das Datenformat der Drittanbieter-Software mit den Tomorro-Feldern überein? |
Welches Konto soll die Aktion in Tomorro ausführen? Welches Konto soll die Aktion in Salesforce ausführen? | 💡 Tomorro-Tipp: Die Verwendung eines Drittanbieter-Kontos „Tomorro Bot" kann genutzt werden, um solche automatischen Verträge zu erstellen. |
Wir empfehlen, eine Entsprechungsmatrix wie unten dargestellt zu erstellen:
Beispiel :
Salesforce Feldname | Zugehöriges Salesforce-Objekt | Format Drittanbieter-Software | Tomorro-Feldname | Tomorro-Format | Status |
Adresse des Dienstleisters | Account | Text | Adresse des Vertragspartners | Text | Verfügbar |
Betrag | Opportunity | Zahl | Betrag | Zahl | Verfügbar |
Verkaufte Produkte | Opportunity | Auswahlliste | Verkaufte Produkte | Auswahlliste | Verfügbar |
... |
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🔧 Konfiguration
1️⃣ Konfigurieren und testen
1️⃣ Konfigurieren und testen
Für diese Art von Integration kann es erforderlich sein, dass Sie und Ihr IT-Team Tests in Sandbox-Umgebungen durchführen.
Auf der Tomorro-Seite stellen wir Ihnen alle notwendigen Informationen für diese Verbindung bereit. Wir empfehlen jedoch, auch Ihren Drittanbieter-Software-Anbieter zu kontaktieren.
Führen Sie vor einer umfassenden Einführung Tests durch, um:
🔍 Sicherzustellen, dass die Automatisierungen korrekt funktionieren
⚙️ Einstellungen und Datenformate bei Bedarf anzupassen
📢 Nutzerfeedback einzuholen, um die Integration zu verfeinern
2️⃣ Go live
2️⃣ Go live
Wenn Tests in einer Sandbox-Umgebung durchgeführt wurden, muss die Verbindung in der Produktivumgebung neu konfiguriert werden. Sobald die Integration eingerichtet ist:
🔎 Überwachen Sie die Workflows regelmäßig, um Fehlfunktionen frühzeitig zu erkennen
🤖 Aktualisieren Sie die Integrationen entsprechend den Änderungen an den verbundenen Tools oder internen Prozessen
👥 Schulen Sie die Nutzer in den neuen Automatisierungen, um eine optimale Akzeptanz sicherzustellen