Tomorro ermöglicht es Ihnen, Ihre unterzeichneten Dokumente einfach zu importieren, um einen Vertrag zu erstellen, die wichtigsten Informationen zu vervollständigen und den Vertrag in der Vertragsbibliothek zu speichern.
1️⃣ Unterzeichnetes Dokument hinzufügen
Unterzeichnete Dokumente müssen im PDF-Format vorliegen.
Sie können sie auf drei Arten hinzufügen:
Über die Tomorro-Startseite
Klicken Sie auf + Neuer Vertrag und wählen Sie Unterzeichnetes Dokument speichern.
Wählen Sie, ob das unterzeichnete Dokument:
einen neuen Vertrag erstellt, oder
einen bestehenden Vertrag aktualisiert, der automatisch per E-Mail oder aus der Vertragsbibliothek erstellt wurde
Fügen Sie Ihre unterzeichnete PDF hinzu oder ziehen Sie sie per Drag-and-Drop.
Der Vertrag wird mit dem Status Unterzeichneter Vertrag (zu vervollständigen) erstellt.
Aus der Vertragsbibliothek
Ziehen Sie Ihre unterzeichneten Dokumente direkt per Drag-and-Drop in die Vertragsbibliothek.
Tomorro erstellt automatisch einen unterzeichneten Vertrag (zu vervollständigen).
Per E-Mail
Sie können eine E-Mail mit einem unterzeichneten PDF an die dedizierte Import-Adresse Ihres Arbeitsbereichs weiterleiten.
Am unteren Rand des Modals Unterzeichnetes Dokument speichern zeigt der Bereich Dokumente per E-Mail übertragen Ihre Adresse an. Klicken Sie auf Kopieren, um sie abzurufen.
Jede importierte E-Mail:
erstellt automatisch einen unterzeichneten Vertrag (zu vervollständigen) aus dem ersten PDF
weitere Anhänge werden demselben Vertrag hinzugefügt
der Vertrag erscheint in der Ansicht Unvollständige Verträge
Erforderliche Bedingungen
Die E-Mail muss mindestens eine PDF-Datei als Anhang enthalten
Der Absender muss ein autorisiertes Mitglied des Arbeitsbereichs sein
Nicht verwechseln mit der E-Mail-Adresse eines Vertrags
Die Import-Adresse (@import.tomorro.com) dient zum Importieren neuer Verträge.
Die E-Mail-Adresse eines Vertrags (@reply.tomorro.com) dient zur Nachverfolgung des Austauschs über den Tab Austausch.
Für den Massenimport per E-Mail lesen Sie den Artikel Verträge massenhaft importieren.
Alle neu importierten Verträge werden automatisch mit dem Standardstatus „Unterzeichneter Vertrag (zu vervollständigen)" erstellt.
2️⃣ Vertragsinformationen vervollständigen
❇️ Wenn Ihre Organisation Oro AI verwendet, analysiert und extrahiert Oro automatisch den Inhalt des Dokuments, um folgende Felder vorauszufüllen:
die Vertragsart
die Pflichtfelder
die Smart Felder
den Namen des Vertragspartners
Sie können die Daten vor der Validierung überprüfen und korrigieren.
Vertragsart
Die ausgewählte Vertragsart kann zusätzliche Felder erfordern.
Die Auswahl einer Vertragsart ist Pflicht.
Integriertes Formular und Pflichtfelder
Aus dem Zusammenfassungsblatt:
Überprüfen Sie die extrahierten Daten (das Lupensymbol zeigt die Quelle jedes Datenpunkts an)
Vervollständigen Sie die Pflichtfelder
Validieren Sie
Sobald die Daten validiert sind, wechselt der Vertrag in den Status Unterzeichnet.
3️⃣ Unterzeichneten Vertrag speichern
Je nach Konfiguration Ihrer Organisation kann das Speichern wie folgt erfolgen:
Speichern in einem bestimmten Ordner
Wenn das Dokument in einen bestimmten Ordner importiert wird, erscheint der Vertrag automatisch dort.
Dynamisches Speichern
Wenn die Vertragsart eine Speicherregel enthält, speichert Tomorro den Vertrag automatisch.
Wenn die Vertragsart eine automatische Namenregel enthält, aktualisiert Tomorro den Vertragsnamen automatisch entsprechend.
Manuelles Speichern
Wenn keine Speicherregel vorhanden ist, können Sie den Vertrag manuell in den gewünschten Ordner verschieben.
4️⃣ Weitere Elemente hinzufügen
Sie können Ihren unterzeichneten Vertrag durch Hinzufügen folgender Elemente ergänzen:
angehängte Dateien
Teilnehmer
Erinnerungen
Sie können dann zum nächsten Vertrag übergehen oder zur Vertragsbibliothek zurückkehren.
5️⃣ Verträge verfolgen
Sobald Ihr Dokument importiert ist, erleichtert Tomorro die Nachverfolgung von Verträgen, die noch Maßnahmen erfordern.
Jeder Vertrag zeigt einen Status Vollständig oder Unvollständig an, der automatisch anhand der ausgefüllten Felder neu berechnet wird.
Unvollständige Verträge
Die Ansicht Unvollständige Verträge umfasst alle Verträge mit dem Status Unvollständig, ob unterzeichnet oder in Erstellung.
Ein Vertrag wird als Unvollständig markiert, wenn eines der folgenden Elemente fehlt:
keine Vertragsart wurde ausgewählt
kein Vertragspartner ist angegeben
Pflichtfelder der Vertragsart fehlen
Pflichtfelder des Speicherformulars fehlen
ein von Oro AI extrahierter Datenpunkt auf Validierung wartet
Ein roter Punkt erscheint im Tab Zusammenfassung und in den zugehörigen Aktionen, um anzuzeigen, dass ein Vertrag vervollständigt werden muss. Bei jedem betroffenen Vertrag zeigt ein Zähler die Anzahl der fehlenden Felder an.
Sie können Verträge nach Vertragspartner, Ersteller, Status oder Datum filtern, um Ihre Arbeit besser zu organisieren.
Der Status wird automatisch neu berechnet, wenn die zugehörige Vertragsart geändert wird (Hinzufügen oder Entfernen eines Pflichtfelds, Änderung der Standardwerte, der dynamischen Benennung, der erforderlichen Dateien oder der Mitglieder-/Gruppenbedingungen).
Direkt nach der Erstellung eines Vertrags kann der Vertragspartner vorübergehend fehlen: Der Status wechselt zu Vollständig, sobald dieser ausgefüllt ist.
Verträge ohne Speicherort
Ein Vertrag wird im Ordner Verträge ohne Speicherort abgelegt, wenn:
keine Speicherregel definiert ist
keine Vertragsart ausgewählt wurde
er per Drag-and-Drop in das Stammverzeichnis der Vertragsbibliothek gezogen wurde
Diese Verträge sind nur sichtbar für:
Teilnehmer
Administratoren
Der Ordner wird automatisch aktualisiert, sobald eine Speicherregel angewendet wurde.