Die Personalisierung der Signaturfelder ermöglicht es Ihnen festzulegen, welche Informationen für jeden Unterzeichner sichtbar sind, um die Signaturen an Ihre Anforderungen in Bezug auf Vertraulichkeit und Genauigkeit anzupassen.
Bereich zur Signatur-Anpassung
Die personalisierte Signatur kann in drei zentralen Phasen des Vertragslebenszyklus konfiguriert werden:
Im Vorlagen-Editor: Legen Sie die Standardinformationen für jede Vertragsvorlage fest.
Im Projekt-Editor: Passen Sie die Signatureinstellungen für ein bestimmtes Projekt an.
Auf der Seite zur Signaturvorbereitung: Justieren Sie die Informationen, bevor der Vertrag zur Unterschrift versendet wird.
Anpassbare Elemente einer Signatur
Folgende Elemente können für jede Signatur individuell angepasst werden:
Name der Organisation: Blenden Sie den Organisationsnamen des Unterzeichners ein oder aus.
Vor- und Nachname: Wählen Sie, ob der vollständige Name des Unterzeichners angezeigt werden soll.
Titel des Unterzeichners: Fügen Sie die Berufsbezeichnung oder die berufliche Funktion hinzu.
Bei Ihrer nächsten Signatur wird der üblicherweise eingegebene Titel automatisch gespeichert.
Das Feld „Titel“ wird bei zukünftigen Signaturen automatisch vorausgefüllt.
Sie können es selbstverständlich jederzeit in den Einstellungen bearbeiten.
Hinweis: Auch die Rollen der Gäste werden gespeichert.
E-Mail-Adresse: Verbergen Sie die E-Mail-Adresse für mehr Vertraulichkeit.
Ort der Unterschrift: Geben Sie den Ort an, an dem die Signatur geleistet wurde.
Zeitstempel: Legen Sie Datum und Uhrzeit der Signatur fest.
Individuelle Erwähnung: Fügen Sie bei Bedarf einen spezifischen Hinweis für den Unterzeichner hinzu
(z. B. „Gelesen und genehmigt“).
🆕 Neue Flexibilität für individuelle Erwähnungen
Eine Erwähnung nur für eine Partei hinzufügen
So ist es beispielsweise möglich, eine individuelle Erwähnung ausschließlich für den externen Unterzeichner zu verlangen, ohne sie für die interne Partei zu duplizieren.
Unterschiedliche Erwähnungen für jede Partei festlegen
Jeder Unterzeichner kann nun seinen eigenen Erwähnungstext erhalten, angepasst an seine Rolle oder seinen vertraglichen Kontext
(z. B. „Gelesen und genehmigt“ für den einen, „Einverstanden und akzeptiert“ für den anderen).
Validierung des Inhalts der Erwähnung
Die Plattform ermöglicht es nun, die Signatur zu blockieren, wenn der eingegebene Text nicht exakt dem erwarteten Wortlaut entspricht.
Dies stellt sicher, dass das unterzeichnete Dokument konform bleibt, insbesondere wenn eine präzise juristische Formulierung erforderlich ist.
Unbekannte Informationen
Informationen über einen Unterzeichner, die noch nicht bekannt sind, werden nur einmal bei seiner ersten Signatur abgefragt.
Die individuelle Erwähnung muss anschließend manuell erneut eingegeben werden.