Afin de mener à bien le projet Tomorro dans votre entreprise, il est essentiel d’avoir une bonne communication en interne auprès des différentes parties prenantes et aux bons moments.
Voici nos conseils pour bien communiquer, ainsi que des modèles tout prêts à adapter. Cela s’applique à une phase de déploiement, vous pouvez les répliquer à chaque déploiement.
Communication par mail
Pendant l'onboarding
Temporalité | Qui ? |
5 jours après le kick-off | Administrateurs |
Lorsque les administrateurs vont commencer le paramétrage de la plateforme, il est très important qu’ils soient accompagnés par des interlocuteurs métiers qui leur feront des retours au fur et à mesure du paramétrage. L’objectif est de mettre en place des modèles et règles qui respecteront le quotidien des utilisateurs finaux.
Il faut donc mettre ces personnes dans la boucle le plus tôt possible.
Modèle de mail à envoyer :
Objet : Paramétrage de l’outil Tomorro pour la gestion des contrats
Bonjour [XXX] et [XXX],
Comme vous le savez peut-être, l’équipe [à adapter] a choisi Tomorro pour faciliter et fluidifier la gestion des contrats au sein de [nom entreprise].
Le paramétrage [a commencé/va commencer] et nous avons de vous pour nous aider à créer la plateforme la plus proche de la réalité possible. En effet, votre expertise métier va nous être extrêmement utile dans le paramétrage des modèles de contrat [modèle 1] et [modèle 2].
L’outil est à destination de toutes les équipes et nous souhaitons que son déploiement soit un vrai succès !
Pour revoir ensemble les premiers paramétrages effectués et avoir votre avis, seriez-vous disponible le [date] ?
Merci d’avance.
[Signature]
Avant la formation utilisateurs
Temporalité | Qui ? |
7 jours avant la formation | Sponsor ou équipe projet |
Modèles de mail à envoyer :
Option 1 :
Objet : Mise en place de l’outil Tomorro pour la gestion des contrats
Chers collaborateurs,
Nous avons le plaisir de vous annoncer que [nom entreprise] adopte Tomorro, un outil de Contract Life Cycle Management, pour simplifier la gestion de nos contrats !
Qu’est ce que Tomorro ?
Tomorro est un outil qui vous permet de générer, négocier, signer et suivre vos contrats dans un seul et même endroit.
Comment Tomorro va t-il vous aider au quotidien ?
/Indiquez vos propres objectifs - Vous pouvez vous inspirer des objectifs du kick-off/
🎉 La bonne nouvelle, c’est que Tomorro propose un large panel de fonctionnalités pour nous aider à atteindre ces objectifs. Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités disponibles, nous vous invitons à consulter la pièce jointe.
On commence quand ?
La phase d’implémentation est en cours et est leadée par [project leading team], accompagnée par les équipes Tomorro.
Nous déploierons la solution à votre équipe [mois]. Soyez prêts à découvrir une nouvelle manière de gérer vos contrats, plus efficacement et sans stress !
En attendant …
Découvrez les grandes étapes du projet en pièce jointe. Pour les plus curieux, n’hésitez pas à jeter un oeil au produit Tomorro en vidéo.
Nous restons disponibles si vous avez des questions.
[Signature]
Option 2 :
Objet : Mise en place de l’outil Tomorro pour la gestion des contrats
Chers tous,
La direction [nom direction] de [nom entreprise] a le plaisir de vous annoncer le déploiement de Tomorro, une solution innovante conçue pour moderniser et simplifier la gestion de nos contrats. L’adoption de cet outil marque une étape clé dans la digitalisation de nos processus et nous nous réjouissons de vous accompagner dans les prochaines semaines et mois pour vous aider à vous approprier pleinement ce nouvel outil de travail.
Cet outil offrira plusieurs avantages importants pour l’ensemble des équipes :
Un suivi amélioré de vos contrats : Centralisation et automatisation du suivi, garantissant une gestion plus efficace.
Alertes automatiques : Des rappels pour les dates clés et les obligations contractuelles.
Visibilité accrue sur le parc contractuel : Une plateforme unique offrant une vue d’ensemble de tous les contrats du groupe, avec un accès simplifié aux informations pour une meilleure prise de décision.
Collaboration et communication facilitées : Automatisation des processus de validation interne, réduisant ainsi significativement les délais de signature des contrats.
Prochaines étapes :
Vous recevrez sous 48 heures une invitation pour vous connecter et créer votre compte sur Tomorro.
Merci de votre attention et de votre collaboration dans cette transition vers une gestion plus fluide et optimisée de nos contrats.
Nous comptons sur votre participation pour faire de ce lancement une réussite collective.
Un grand merci pour votre engagement et à très bientôt sur Tomorro.
Cordialement,
[Votre nom]
Après la formation utilisateurs
Temporalité | Qui ? |
1 jour après la formation | Sponsor ou équipe projet |
Une fois la formation terminée, il est important de reboucler les informations principales par mail.
Modèle de mail à envoyer :
Objet : Déploiement global de Tomorro au sein de [nom de l’entreprise]
Chers tous,
Merci pour votre présence lors de la présentation de l’outil Tomorro. Voici le lien d’enregistrement de la session. Vous trouverez également la présentation en pièce jointe.
Vous avez chacun et chacune accès à la plateforme et pouvez dès à présent commencer à l’utiliser.
Désormais, tous les nouveaux contrats [type de contrat] devront passer par Tomorro. Tout contrat qui passera en dehors de l’outil pourra être refusé pour la révision. Merci de commencer à prendre de bonnes nouvelles habitudes !
La mise en place de cet outil est un enjeu stratégique pour [nom de l’entreprise] et nous comptons sur vous pour correctement l’utiliser.
Si vous avez une question sur les processus, vous pouvez contacter [noms des administrateurs]. Pour toute question sur la plateforme, vous avez un chat à disposition en cliquant sur “Aide & documentation” puis “Nous contacter” en bas à gauche.
Bien cordialement,
Communication orale
Temporalité | Support | Qui ? |
1 jour avant la formation | Réunion orale - 15 minutes | Sponsor projet |
Cette étape n’est pas obligatoire, mais elle peut largement fluidifier l’adoption de l’outil en interne.
Durant ce point, l’idée est de présenter Tomorro et ses fonctionnalités dans les grandes lignes à la première équipe utilisatrice. Le sponsor projet doit également expliquer pourquoi votre entreprise a choisi Tomorro et quels sont les irritants que vous souhaitez supprimer grâce à l’outil.
Ce point doit être court et ne pas rentrer dans les détails des fonctionnalités - il faut donner envie à vos collaborateurs d’en découvrir plus lors de la formation.
Communication via autres canaux
Afin de donner du rythme au déploiement et de varier les canaux de communication, voici d’autres options que vous pouvez envisager selon vos outils :
Fichier Excel de suivi pour prendre les retours des utilisateurs (voici une trame à dupliquer si besoin)
Canal Teams dédié, avec possiblement votre Onboarding Manager ou Customer Success Manager intégré
Points de suivi de questions/réponses de 30 minutes durant les premières semaines
Newsletter interne par mail ou via l’intranet