Funktion nur für Administratoren verfügbar.
Ein Smart Feld definieren
Ein Smart Feld ist eine Variable, die in eine Vorlage eingefügt oder in einem Vertrag verwendet wird.
Es ermöglicht Ihnen:
Vertragsinformationen zu strukturieren
Das Zusammenfassungsblatt auszufüllen
Automatisierungen auszulösen
👉 Um die verfügbaren Formate zu verstehen, siehe: Die verschiedenen Arten von Smart Feldern.
Ein Smart Feld erstellen
Smart Felder ergänzen die nativen Felder, die bereits von Tomorro bereitgestellt werden.
Auf einen Erstellungspunkt zugreifen
Ein Smart Feld kann erstellt werden aus:
Den Dynamischen Komponenten
Dem Editor einer Vorlage oder eines Vertrags
Den Automatisierungen einer Vertragsart
Dem Zusammenfassungsblatt einer Vertragsart oder eines Vertrags
Ein neues Smart Feld erstellen
Klicken Sie auf "+ Neues Smart Feld"
Ein Seitenpanel öffnet sich mit den auszufüllenden Informationen.
Die Einstellungen konfigurieren
Feldname: Dieser Name wird beim Ausfüllen sichtbar sein, sowohl im Zusammenfassungsblatt als auch in der Dokumentvorlage.
Feldtyp: Wählen Sie aus den verfügbaren Typen (Text, Zahl, Datum, Auswahlfelder usw.).
⚠️ Der Feldtyp kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden, wenn das Feld bereits in einem Vertrag oder in einer Bedingung verwendet wird.
Für Zahl- und Datum-Felder kann ein Anzeigeformat (Währung, Prozentsatz, Dezimalstellen, Datumsformat) auf dem Feld festgelegt werden: siehe Das Anzeigeformat anpassen.
Verknüpfte Daten: Wählen Sie, wo die Feldinformationen gespeichert werden.
Mit dem Vertrag verknüpft: Der Wert wird nur im entsprechenden Vertrag gespeichert.
Mit dem Vertragspartner verknüpft: Der Wert wird im Profil des Vertragspartners gespeichert und kann für alle seine Verträge wiederverwendet werden.
Hilfetext (optional): Sie können eine erklärende Nachricht hinzufügen, die beim Ausfüllen des Felds angezeigt wird, um den Benutzer zu leiten.
KI-Anweisungen: Sie können eine erklärende Nachricht hinzufügen, um die KI zu leiten und ihre Relevanz zu verbessern.
💡 Anwendungsfall: verhindern, dass die KI Ihre eigenen Einheiten als Vertragspartner identifiziert. Hinterlegen Sie auf dem nativen Feld Name des Vertragspartners KI-Anweisungen mit den Namen, die nie als Vertragspartner gewählt werden dürfen (Muttergesellschaft, Tochtergesellschaften, Marken, juristische Varianten). Zum Beispiel: "Die Partei kann nicht Tomorro, Leeway, Leeway SAS heißen, die Aliasnamen meiner Firma sind." Oro behandelt diese Namen als interne Einheiten Ihrer Gruppe.
Dieses native Feld finden Sie in den Dynamischen Komponenten, Spalte KI-Richtlinie.
Ein vorhandenes Smart Feld bearbeiten
Öffnen Sie das entsprechende Feld
Aktualisieren Sie die Informationen im Seitenpanel
Klicken Sie auf Speichern
Für Auswahlfelder (Einfach- oder Mehrfachauswahl) wurde die Bearbeitung der Optionen vereinfacht:
Ihre Suche bleibt erhalten während der Bearbeitung der Optionen
ein Administrator kann nicht verwendete Optionen massenhaft entfernen über die Aktion Nicht verwendete Optionen entfernen: eine Option gilt als nicht verwendet, wenn sie in keinem Vertrag, keiner Vertragsart und keiner Bedingung verwendet wird
Vor dem Speichern wird eine Übersicht angezeigt: nicht verwendete Optionen werden beim Speichern endgültig entfernt, während Optionen, die in einem Vertrag, einer Vertragsart oder einer Bedingung verwendet werden, erhalten bleiben.
Der Typ eines Felds kann nach der Erstellung nicht mehr geändert werden, es sei denn, das Feld wird nicht in einem Vertrag verwendet.
Falls nötig, können Sie das Feld jederzeit löschen und ein neues erstellen.
Ein Feld übersetzen
Um ein Smart Feld zu übersetzen, lesen Sie diesen Artikel.
Eine Sprache zu einem Auswahlfeld hinzufügen
Wenn das Feld ein Einfachauswahlfeld oder ein Mehrfachauswahlfeld ist, müssen die Optionen manuell übersetzt werden.
Die Übersetzung des Feldnamens übersetzt die Optionen nicht automatisch.
Das Feld speichern
Sobald alle Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie unten rechts auf "Dieses Feld speichern".
Das Feld duplizieren
Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Feld duplizieren.
Ein Feld löschen
Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Feld löschen.
Wenn das Feld in einer oder mehreren Vertragsarten verwendet wird, wird es dauerhaft aus allen Vertragsarten und allen vorhandenen Verträgen gelöscht.
Eine schriftliche Bestätigung ist vor dem Löschen erforderlich.
Wenn das Feld in einer Bedingung (dynamische Regel) verwendet wird, kann es nicht gelöscht werden: es muss zunächst aus den entsprechenden Bedingungen entfernt werden.
Doppelte Smart Felder zusammenführen
Als Administrator oder Manager können Sie zwei doppelte Smart Felder zu einem zusammenführen, über den Bildschirm Smart Felder (in den Dynamischen Komponenten).
Um zwei Felder zusammenzuführen:
Wählen Sie genau zwei Felder aus (mindestens eines muss ein Smart Feld sein)
Bestätigen Sie über Smart Felder zusammenführen
Vor dem Anwenden der Zusammenführung zeigt eine Vorschau die Anzahl der betroffenen Elemente in:
den Verträgen
den Vertragsarten
den Bedingungen
den Vertragspartnern
Um zusammengeführt werden zu können, müssen die beiden Felder:
vom gleichen Typ sein (die Zusammenführung ist für die Typen Text und Datum verfügbar)
die gleiche Zuordnung haben: beide mit dem Vertrag verknüpft, oder beide mit dem Vertragspartner verknüpft
Die Zusammenführung aktualisiert die betroffenen Vertragsarten, bestehenden Verträge und Bedingungen sowie die Vertragspartner für die mit ihnen verknüpften Felder.
Die Zusammenführung ist unwiderruflich: Nach der Zusammenführung wird das Quellfeld endgültig gelöscht. Sie kann nicht abgeschlossen werden, wenn:
die beiden Felder tatsächlich dasselbe Feld sind
die Felder unterschiedliche Typen oder Zuordnungen haben
der Typ weder Text noch Datum ist
keines der beiden ein zusammenführbares Smart Feld ist
ein Wertkonflikt zwischen den beiden Feldern bei bestehenden Datensätzen besteht