Wenn ein Vertragsnachtrag unterzeichnet ist und sein Startdatum erreicht ist, aktualisieren die Werte seiner intelligenten Felder, die von denen des initialen Vertrags abweichen, den initialen Vertrag.
📌 Wie Sie einen Vertragsnachtrag erstellen, erfahren Sie im Artikel Einen Vertragsnachtrag erstellen.
Wann der initiale Vertrag aktualisiert wird
Die Aktualisierung erfolgt, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
der Vertragsnachtrag ist mit einem initialen Vertrag verknüpft;
der Vertragsnachtrag ist unterzeichnet;
das Startdatum des Vertragsnachtrags ist ausgefüllt und erreicht, also gleich dem heutigen Datum oder früher.
Sind diese Bedingungen bereits bei der Unterzeichnung des Vertragsnachtrags oder bei seiner Verknüpfung mit einem initialen Vertrag erfüllt, erfolgt die Aktualisierung sofort. Andernfalls bleibt der Vertragsnachtrag ausstehend und ein täglicher Vorgang wendet ihn an, sobald sein Startdatum erreicht ist.
Hat der initiale Vertrag mehrere Vertragsnachträge, werden sie in der Reihenfolge ihres Startdatums angewendet, vom ältesten zum neuesten.
Welche Felder aktualisiert werden
Alle im Vertragsnachtrag ausgefüllten intelligenten Felder, einschließlich des Enddatums, werden mit dem aktuellen Wert des initialen Vertrags verglichen. Nur Felder mit einem abweichenden Wert werden übernommen.
Der Wert des Vertragsnachtrags ersetzt den vorherigen Wert des Feldes vollständig. Bei einem Feld vom Typ „Mehrfachauswahl“ ersetzen die Optionen des Vertragsnachtrags alle Optionen des initialen Vertrags: Sie werden nicht hinzugefügt.
Nie übernommen werden:
die Felder „Startdatum“, „Unterschriftsdatum“, „Vertragskennung“ und „Nächstes Verlängerungsdatum“;
Felder vom Typ „Dokument“;
im Vertragsnachtrag leer gelassene Felder, die das Feld des initialen Vertrags nie leeren;
Felder, deren Synchronisierung Sie vor der Anwendung des Vertragsnachtrags beendet haben.
Wo Sie die Aktualisierungen sehen
Auf der Zusammenfassungsseite des initialen Vertrags
Ein durch einen Vertragsnachtrag aktualisiertes Feld ist durch ein kleines Symbol neben seinem Titel gekennzeichnet.
Beim Überfahren zeigt der Tooltip „Zuletzt aktualisiert durch“ gefolgt vom Namen des Vertragsnachtrags, dann „Vorherige Version:“ gefolgt vom vorherigen Wert oder „leer“, wenn das Feld keinen Wert hatte.
Sobald ein Vertragsnachtrag angewendet wurde, bietet das Drei-Punkte-Menü der Zusammenfassungsseite Werte des initialen Vertrags anzeigen, um die Werte vor den Vertragsnachträgen zu sehen. Der Tooltip zeigt dann „Aktuelle Version:“ gefolgt vom Wert aus den Vertragsnachträgen. Zusammengeführte Vertragswerte anzeigen kehrt zur Standardansicht zurück.
In den Aktivitäten
Die Aktivitäten öffnen Sie über den Tab Aktivitäten der Zusammenfassung.
Jede Anwendung eines Vertragsnachtrags fügt einen Eintrag in den Aktivitäten des initialen Vertrags und in denen des Vertragsnachtrags hinzu. Beim initialen Vertrag lautet der Eintrag „hat die folgenden Werte über den Vertragsnachtrag [Name des Vertragsnachtrags] aktualisiert“. Beim Vertragsnachtrag lautet er „hat die folgenden Werte dieses Vertragsnachtrags auf den initialen Vertrag angewendet“.
Jedes geänderte Feld wird mit seinem vorherigen und seinem neuen Wert aufgeführt. Bei einem Feld vom Typ „Formatierter Text“ wird nur der Name des Feldes angezeigt. Der Eintrag wird dem Autor des Vertragsnachtrags zugeordnet.
📌 Wo Sie Ihre Vertragsnachträge in einem Vertrag finden, erfahren Sie im Artikel Ihre Vertragsnachträge visualisieren.
Beendeter Vertrag, der durch einen Vertragsnachtrag verlängert wird
Der Status des initialen Vertrags wird anhand seiner aktualisierten Werte berechnet. Ein Vertrag, der „Beendet“ ist, weil sein Enddatum überschritten ist, ist daher nicht mehr „Beendet“, wenn ein Vertragsnachtrag dieses Enddatum verschiebt: Sein Status wechselt zu „Aktiv“ oder zu „Bald beendet“, wenn das neue Enddatum nah ist.
Vor der Inbetriebnahme unterzeichnete Vertragsnachträge
Vertragsnachträge, die bei der Inbetriebnahme der Funktion bereits mit einem initialen Vertrag verknüpft waren, werden berücksichtigt. Diejenigen, die bereits unterzeichnet waren und deren Startdatum erreicht war, haben ihren initialen Vertrag aktualisiert. Die anderen bleiben ausstehend: Sie werden nach der üblichen Regel bei der Unterzeichnung oder an ihrem Startdatum angewendet.
Die Synchronisierung eines Feldes beenden
Solange ein Vertragsnachtrag nicht angewendet wurde, erscheint neben jedem Feld seiner Zusammenfassungsseite, dessen Wert in den initialen Vertrag übernommen würde, ein Link-Symbol. Sein Tooltip zeigt „Dieses Feld wird mit dem initialen Vertrag synchronisiert“.
Wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen, beendet ein Klick auf das Symbol die Synchronisierung dieses Feldes: Das Symbol ändert sich und sein Tooltip zeigt „Dieses Feld ist nicht mit Vertragsnachträgen synchronisiert“. Ein erneuter Klick nimmt die Synchronisierung wieder auf.
Sobald der Vertragsnachtrag angewendet wurde, erscheint das Symbol nicht mehr und die Auswahl kann nicht mehr geändert werden.