Before configuring the integration
Vertrag auf Tomorro-Seite vorbereiten
Erstellen oder prüfen Sie den Vertragstyp (z. B. Angebot, Kaufvertrag), der generiert werden soll, und konfigurieren Sie:
Die Smart Fields, die aus HubSpot befüllt werden sollen (z. B. Kundenname, Adresse, Betrag usw.)
Die dynamischen Tabellen, die Informationen aus Produktpositionen abrufen (z. B. Produktname, Stückpreis, Rabatt, Abrechnungsfrequenz usw.)
Eigenschaften auf HubSpot-Seite vorbereiten
Machen Sie die Felder, die das Vertriebsteam vor dem Wechsel in die auslösende Phase ausfüllen muss, als Pflichtfelder und stellen Sie sicher, dass sie im Deal sichtbar sind.
Zeigen Sie außerdem die folgenden Tomorro-Eigenschaften im Deal an, damit das Vertriebsteam einfach darauf zugreifen kann:
Tomorro-Vertrags-URL
Tomorro-Vertragsstatus
Optional: Tomorro-Vertragssprache (Standard-Generierungssprache)
Integration Konfiguieren
Diese Schritte müssen nur einmal von einem Administrator durchgeführt werden.
Danach benötigen Nutzer lediglich ein Tomorro-Konto und ein HubSpot-Konto, um die Integration zu verwenden.
Schließen Sie das Fenster nicht, bevor Sie auf „Fertigstellen" geklickt haben: Die Authentifizierung bleibt erhalten, aber die restliche Konfiguration (Pipeline, Mapping) geht verloren..
Gehen Sie zu Mein Konto > Integrationen > HubSpot
2. Klicken Sie auf Mit HubSpot verbinden
3.Benennen Sie die Instanz und wählen Sie den gewünschten Auslösemodus (Automatisch oder Manuell)
4. Melden Sie sich in Ihrer HubSpot-Umgebung an
5. Wählen Sie die Tomorro-Vorlage aus
6. Wählen Sie die Standard-Vertragssprache für die Vertragsgenerierung aus
Hinweis: Ein in HubSpot anzeigbares Tomorro-Sprachfeld ermöglicht es Nutzern, die Generierungssprache von Fall zu Fall zu ändern.
7. Wählen Sie die Pipeline und die Deal-Phase aus, die die Vertragsgenerierung auslöst
Optional, wenn Sie ausschließlich die manuelle Generierung verwenden
8. Tomorro- und HubSpot-Felder mappen
Empfehlung: Beginnen Sie mit den Pflichtfeldern
9. Tomorro- und HubSpot-Positionen mappen (optional)
Konfiguration des manuellen Auslösers
Konfiguration des manuellen Auslösers
(Optional — nur bei Verwendung der manuellen Auslösung)
Workflow erstellen
Gehen Sie zu Automatisierungen → Workflows
2. Erstellen Sie einen Workflow von Grund auf
3. Wählen Sie die Option Manueller Auslöser
4. Wählen Sie den Deal-Auslöser und klicken Sie auf Speichern
5. Scrollen Sie zu Verbundene Apps, klicken Sie auf An Tray.io (EU) senden, dann auf Speichern
6. Klicken Sie auf Überprüfen und veröffentlichen, dann auf Workflow aktivieren
7. Prüfen Sie die globalen Workflow-Einstellungen
Schritt 1 (siehe unten)
Schritte 2, 3, 4: keine spezifische Konfiguration
8. Speichern
9. Benennen Sie den Workflow nach Wunsch. Dieser Name ist für Nutzer sichtbar (er wird zum Button-Namen). Vorschläge:
„Tomorro manuelle Erstellung"
„Vertrag erstellen"
…
Dynamischen Aktions-Button hinzufügen
1. Klicken Sie im HubSpot-Deal auf Einstellungen
2. Klicken Sie auf Datensatzanpassung, dann auf Standardansicht
3. Erstellen Sie unter Karte hinzufügen eine neue Karte im rechten Bereich Ihrer Deal-Ansicht
4. Wählen Sie In Workflow einschreiben
5. Klicken Sie auf Workflow hinzufügen, wählen Sie den im vorherigen Schritt erstellten Button (z. B. „Tomorro manuelle Erstellung") und klicken Sie auf Speichern
6. Speichern und verlassen Sie die neue Deal-Datensatzseite.
Ihre Nutzer können jetzt auf den Schnellaktions-Button klicken, um einen Vertrag zu erstellen!
Sonderfälle und Konfigurationstipps
Sonderfall: Auswahllisten-Felder
Beim Feld-Mapping ist es wichtig, den INTERNEN NAMEN in HubSpot zu prüfen. Wenn Ihre Tomorro-Feldbezeichnung nicht übereinstimmt, können Sie die folgende Funktion (aufrufbar über jedes Feld) verwenden, um die Werte anzugleichen.
Besipiel:
Sonderfall: Checkbox-Felder
Dasselbe gilt für Checkbox-Felder (in Tomorro nicht konfigurierbar): Sie liefern in der Regel true / false.
Tipp: Was auf Tomorro-Seite vorzubereiten ist
Finalisieren Sie die Vertragsvorlage vor dem Launch und vermeiden Sie nachträgliche Änderungen (oder tun Sie dies nur nach Abschätzung der Auswirkungen).
Listen Sie alle variablen Felder in der Vorlage auf und notieren Sie deren Typ (Text, Zahl, Datum, Auswahlliste usw.).
Hinweis: Das Feld „Name der Gegenpartei" sowie alle als [PFLICHT] markierten Felder sind obligatorisch.
Tomorro field type | HubSpot property type |
Text | Text |
Zahl | Zahl |
Datum | Datum |
Einfache Auswahlliste | Einfache Auswahlliste / Checkbox |
Mehrfache Auswahlliste | Mehrfache Auswahlliste |
Wichtige Regel: Die Typen müssen auf beiden Seiten strikt kompatibel sein. Ein Tomorro-Auswahllistenfeld, das einem HubSpot-Textfeld zugeordnet ist, funktioniert nicht.
Zusätzliche Informationen
Unterzeichner
V1 der Integration unterstützt keine automatische Zuordnung von Unterzeichnern aus HubSpot. Unterzeichner müssen nach der Vertragsgenerierung manuell in Tomorro hinzugefügt werden.
Synchronisierung
V1 der Integration synchronisiert keine in Tomorro bearbeiteten Felder zurück zu HubSpot. Die Synchronisierung ist einseitig: nur HubSpot → Tomorro.
Wartung
Achtung: Das Hinzufügen eines Wertes zu einer HubSpot-Auswahlliste muss in den entsprechenden Tomorro-Werten gespiegelt werden und umgekehrt.
Nach der Konfiguration
Laden Sie alle HubSpot-Nutzer, die Verträge aus ihren Deals erstellen oder einsehen müssen, zu Tomorro ein.
Auf der Tomorro-Integrationsseite können Sie Personen ohne Tomorro-Konto über die Schaltfläche Mitglieder einladen einladen.
Kommunizieren Sie intern über:
Die HubSpot-Phase, die die automatische Vertragserstellung auslöst
Die zwei wichtigen HubSpot-Eigenschaften:
Tomorro-Vertragsstatus (Fortschritt verfolgen)
Tomorro-Vertrags-URL (Vertrag mit einem Klick öffnen)
Den Tomorro-seitigen Prozess: Prüfen, Signaturfelder hinzufügen, dann zur Unterzeichnung an die Gegenpartei senden