Mit den Playbooks können Sie Verhandlungsregeln definieren, um die Überprüfung Ihrer Verträge mithilfe von KI zu strukturieren und zu automatisieren.
Ein eigener Playbooks-Tab ist auf der Startseite im seitlichen Menü unter dem Abschnitt Bibliotheken verfügbar.
Diese Funktion ist Administratoren vorbehalten: Der Playbooks-Tab wird anderen Rollen im seitlichen Menü nicht angezeigt.
Manager können jedoch beim Starten einer KI-Überprüfung ein Playbook auswählen (siehe Abschnitt Ein Playbook bei der Überprüfung verwenden).
Auf Playbooks zugreifen
Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
Klicken Sie im linken Seitenmenü unter dem Abschnitt Bibliotheken auf Playbooks.
Die Playbook-Bibliothek zeigt Ihre Playbooks als Karten, verteilt auf drei Filter: Veröffentlicht und Entwurf für Ihre internen Playbooks (von Ihrem Team erstellt), Marktstandard für die Standard-Playbooks (von Tomorro bereitgestellt). Eine Suche und ein Filter nach Vertragstyp ergänzen die Ansicht; unter Marktstandard können Sie zusätzlich die Sprache wählen.
Standard-Playbooks (Tomorro)
Die Standard-Playbooks wurden vom Rechtsteam von Tomorro entwickelt, um den Marktstandards zu entsprechen. Sie decken verschiedene gängige Vertragsarten ab (NDA, SaaS, Handelspartnerschaft usw.) und sind auf Französisch, Englisch und Deutsch verfügbar.
Jedes Standard-Playbook enthält eine Reihe vordefinierter Regeln. Eine Regel kann Folgendes beschreiben:
Allgemeiner Standard: die Beschreibung dessen, was die KI im Vertrag prüfen soll, zusammen mit den Bewertungskriterien.
Ausnahmen: die konkreten Fälle, in denen die Regel gelockert werden kann.
Rückfallpositionen: der akzeptable Verhandlungsspielraum, wenn der allgemeine Standard vom Vertragspartner abgelehnt wird.
Ein Standard-Playbook ausprobieren
Bevor Sie ein Standard-Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen, können Sie es ausprobieren:
Wählen Sie den Filter Marktstandard und klicken Sie dann auf die Karte des Standard-Playbooks Ihrer Wahl, um seine Regeln anzuzeigen.
Klicken Sie auf Dieses Playbook ausprobieren, um es an einem Vertrag zu testen.
Ein Standard-Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen
Wenn der Test erfolgreich ist, können Sie das Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen:
Klicken Sie oben rechts im Playbook auf Mit einem Vertragstyp verknüpfen.
Wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.
Nach der Verknüpfung verwenden alle mit dieser Vertragsart erstellten Verträge dieses Playbook automatisch bei der Überprüfung.
Ein Playbook kann mit mehreren Vertragsarten verknüpft werden. Eine Vertragsart kann jedoch nur mit einem einzigen Playbook gleichzeitig verknüpft sein: Das Verknüpfen eines neuen Playbooks ersetzt das vorherige.
Ein Standard-Playbook duplizieren
Wenn das Standard-Playbook nicht vollständig Ihren Anforderungen entspricht, können Sie es anpassen:
Klicken Sie auf das Menü ⋮ (drei Punkte) oben rechts im Playbook.
Wählen Sie Duplizieren.
Das Formular öffnet sich mit einer Kopie der Regeln: Passen Sie sie nach Bedarf an und speichern Sie den Entwurf oder veröffentlichen Sie das Playbook. Es erscheint dann in der Bibliothek unter dem Filter Entwurf oder Veröffentlicht.
Ein Standard-Playbook ausblenden
Wenn ein Playbook aus dem Tomorro-Katalog für Ihre Organisation nicht relevant ist, können Sie es aus der Bibliothek entfernen:
Klicken Sie auf das Menü ⋮ (drei Punkte) oben rechts im Playbook.
Wählen Sie Ausblenden und bestätigen Sie.
Das ausgeblendete Playbook wird mit Ausgeblendet gekennzeichnet. Es erscheint nicht mehr in der Prüfung oder bei der Typzuweisung und wird von den Vertragsarten getrennt, mit denen es verknüpft war. Sie können es weiterhin in der Bibliothek duplizieren. Um es wieder einzublenden, öffnen Sie seine Seite und klicken Sie auf Einblenden.
Ein Playbook als PDF exportieren
Über dasselbe Menü ⋮ lädt Exportieren die Zusammenfassung des Playbooks als PDF-Datei herunter.
Interne Playbooks
Interne Playbooks sind Playbooks, die von Ihrem Team erstellt wurden: durch Duplizieren eines Standard-Playbooks, durch Erstellen von Grund auf oder durch Generieren aus Ihren bestehenden Verträgen.
Die Regeln eines internen Playbooks können in 8 Sprachen verfasst werden: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und brasilianisches Portugiesisch. Die Sprache des Playbooks wird auf seiner Karte angezeigt, wenn Sie das auszuführende Playbook auswählen.
Ein internes Playbook erstellen
Klicken Sie oben rechts in der Bibliothek auf Neues Playbook. Ein Menü bietet die folgenden Optionen:
Mit Oro erstellen (Beta): Beschreiben Sie Ihre Standards, Oro setzt sie um. Diese Option öffnet den Chat des Oro-Agenten; sie wird nur angezeigt, wenn Oro für Sie verfügbar ist (siehe den Artikel Den Oro-Agenten verwenden).
Von Grund auf beginnen: Erstellen Sie Ihr Playbook manuell (siehe Von Grund auf beginnen).
Aus bestehenden Verträgen generieren (Beta): Lassen Sie die KI Ihre bestehenden Verträge analysieren, um die Regeln zu generieren (siehe Ein Playbook aus bestehenden Verträgen generieren).
📌 Der Oro-Agent kann das für Sie erledigen: Bitten Sie ihn im Chat, ein Playbook zu erstellen, eine Regel hinzuzufügen oder zu löschen, seinen Titel und seine Beschreibung zu aktualisieren, es zu veröffentlichen oder die Veröffentlichung zurückzunehmen, es mit Vertragsarten zu verknüpfen oder von Vertragsarten zu trennen. Er bittet Sie, vor der Ausführung auf einer Karte zu bestätigen. Alle Aktionen des Agenten finden Sie im Artikel Aktionen an den Oro-Agenten übertragen.
Von Grund auf beginnen
So erstellen Sie ein Playbook manuell:
Wählen Sie Von Grund auf beginnen im Menü aus.
Geben Sie den Titel des Playbooks ein.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Wählen Sie die Vertragsart aus, mit der Sie es verknüpfen möchten.
Regeln hinzufügen
Ein Playbook enthält eine oder mehrere Regeln, die die Prüfpunkte bei der Überprüfung definieren:
Klicken Sie auf + Regel hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Regel ein.
Verfassen Sie die Beschreibung der Regel: Sie teilt der KI mit, was im Vertrag geprüft werden soll.
Sie können auf Mit KI verbessern klicken, damit die KI Ihnen hilft, die Beschreibung Ihrer Regel umzuformulieren und anzureichern.
Die generierte Regel ist in der gleichen Sprache wie die ursprüngliche Regel.
📌 Oro kann das für Sie erledigen: Klicken Sie auf Mit KI verbessern, und Oro schlägt eine Umformulierung der Regelbeschreibung vor, die Sie mit Akzeptieren annehmen oder mit Ablehnen verwerfen. Alle Aktionen des Agenten finden Sie im Artikel Aktionen an den Oro-Agenten übertragen.
Alternative Positionen definieren
Für jede Regel können Sie alternative Positionen definieren, die das erwartete Verhalten in bestimmten Situationen festlegen.
Klicken Sie auf Alternative Positionen anzeigen unter der Beschreibung der Regel, um darauf zuzugreifen. Die Anzahl der definierten Positionen wird in Klammern angezeigt.
Es gibt zwei Arten von alternativen Positionen:
Ausnahme: eine Variante der Regel, die in einem bestimmten Vertragsfall gilt.
Wenn die Regel beispielsweise das Recht eines EU-Mitgliedstaats verlangt, kann eine Ausnahme festlegen, dass englisches Recht akzeptabel ist, wenn der Vertragspartner außerhalb der EU ansässig ist.
Rückfallposition: Wird die Regel vom Vertragspartner abgelehnt, definiert die Rückfallposition den akzeptablen Verhandlungsspielraum.
Wenn beispielsweise die Zahlungsfrist von 30 Tagen abgelehnt wird, kann eine Frist von 45 Tagen zum Monatsende als Kompromiss akzeptiert werden.
So fügen Sie eine alternative Position hinzu:
Klicken Sie auf Alternative Positionen anzeigen unter der Beschreibung der Regel.
Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen oder Rückfallposition hinzufügen.
Verfassen Sie die Beschreibung der Position.
Bei der Vertragsüberprüfung werden Ausnahmen durch einen orangefarbenen Indikator und Rückfallpositionen durch einen blauen Indikator gekennzeichnet.
📌 Der Oro-Agent kann das für Sie erledigen: Bitten Sie ihn im Chat, die Regeln eines Playbooks zu ändern, einschließlich ihrer Ausnahmen und Rückfallpositionen. Er bittet Sie, vor der Ausführung auf einer Karte zu bestätigen. Bei einem Standard-Playbook von Tomorro erstellt er zuerst Ihre eigene Kopie und lässt den Standard unverändert. Alle Aktionen des Agenten finden Sie im Artikel Aktionen an den Oro-Agenten übertragen.
Das Playbook veröffentlichen
Sobald Ihre Regeln definiert sind:
Klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen, um das Playbook zu aktivieren.
Oder klicken Sie auf Entwurf speichern, um es bis zur Veröffentlichung in Ihrer Bibliothek zu behalten.
Das Playbook wird automatisch mit der ausgewählten Vertragsart verknüpft.
Ein als Entwurf gespeichertes Playbook ist nicht mit Vertragsarten verknüpft, auch wenn diese im Formular ausgewählt wurden.
Wenn Sie die Veröffentlichung eines Playbooks zurückziehen, wird es automatisch von allen Vertragsarten entfernt, mit denen es verknüpft war.
Playbooks bleiben über die Konfiguration der Vertragsarten zugänglich:
Gehen Sie im Seitenmenü zu Vertragsarten.
Öffnen Sie die gewünschte Vertragsart.
Öffnen Sie den Tab Automatisierungen und dann das Menü Workflows: Im Bereich Playbook können Sie das zugehörige Playbook anzeigen und verwalten.
Ein Playbook aus bestehenden Verträgen generieren (Beta)
Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Version.
Anstatt Ihre Regeln manuell zu verfassen, können Sie die KI Ihre bestehenden Verträge analysieren lassen, um ein Playbook zu generieren.
So starten Sie die Generierung:
Klicken Sie auf Neues Playbook und wählen Sie dann Aus bestehenden Verträgen generieren aus.
Wählen Sie die zu analysierende Vertragsart aus.
Verfeinern Sie die Auswahl der einzubeziehenden Verträge: Aktive Verträge (standardmäßig aktiviert), Beendete Verträge und Nur Verträge einbeziehen, die nach diesem Datum beginnen (standardmäßig die Verträge der letzten 3 Jahre).
Klicken Sie auf Ein Playbook erstellen.
Die Generierung läuft im Hintergrund: Das Playbook erscheint sofort in Ihrer Bibliothek mit dem Status Wird generiert. Die Analyse umfasst die 100 neuesten Verträge, die Ihren Filtern entsprechen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald Ihr Playbook fertig ist.
Sobald die Generierung abgeschlossen ist:
Die generierten Regeln haben den Status Validierung ausstehend: Lesen Sie sie durch und klicken Sie dann auf Validieren.
Jede Regel bietet eine Schaltfläche Ansehen, warum Oro diese Regel vorgeschlagen hat: Sie zeigt Beispiele für Formulierungen aus Ihren Quellverträgen, mit einem Link zu jedem Vertrag.
Klicken Sie anschließend auf Veröffentlichen: Das Playbook ist bereits mit der analysierten Vertragsart verknüpft.
Wenn bereits ein Playbook mit der ausgewählten Vertragsart verknüpft ist, weist Sie eine Meldung darauf hin und bietet an, das vorhandene Playbook zu öffnen. Das hindert Sie nicht daran, die Generierung zu starten.
Es sind mindestens 2 Verträge erforderlich, die Ihren Filtern entsprechen, damit Regeln generiert werden können.
Wenn die Generierung fehlschlägt, sind möglicherweise nicht genügend Verträge mit dieser Vertragsart verknüpft: Erweitern Sie Ihre Filter und versuchen Sie es erneut.
Ein Playbook bei der Überprüfung verwenden (Benutzerseite)
Wenn ein Benutzer die Überprüfung eines Vertrags startet, hängt das Verhalten von der Konfiguration ab:
Wenn ein Playbook mit der Vertragsart verknüpft ist: Es wird automatisch standardmäßig verwendet.
Wenn kein Playbook verknüpft ist: Zum Zeitpunkt der Überprüfung kann ein Administrator oder ein Manager das auszuführende Playbook aus der Liste der verfügbaren Playbooks auswählen (interne oder Tomorro-Standards). Andere Teilnehmer sehen eine Meldung mit der Aufforderung, einen Administrator zu kontaktieren, um ein Playbook zu verknüpfen.
Aus einer Empfehlung heraus können Sie auch auf Einen Kommentar für den Vertragspartner erstellen klicken, um die vorgeschlagene Änderung zu erläutern.
Sonderfälle
Verlassen ohne zu speichern: Eine Warnmeldung fragt Sie, ob Sie speichern möchten.
Veröffentlichen mit leeren Feldern: Die Schaltfläche „Veröffentlichen“ ist ausgegraut. Stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind.