Mit den Playbooks können Sie Verhandlungsregeln definieren, um die Überprüfung Ihrer Verträge mithilfe von KI zu strukturieren und zu automatisieren.
Ein eigener Playbooks-Tab ist auf der Startseite im seitlichen Menü unter dem Abschnitt Arbeitsbereich verfügbar.
Diese Funktion ist Administratoren vorbehalten: Der Playbooks-Tab wird anderen Rollen im seitlichen Menü nicht angezeigt.
Manager können jedoch beim Starten einer KI-Überprüfung ein Playbook auswählen (siehe Abschnitt Ein Playbook bei der Überprüfung verwenden).
Auf Playbooks zugreifen
Melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
Klicken Sie im linken Seitenmenü unter dem Abschnitt Arbeitsbereich auf Playbooks.
Die Playbooks-Seite ist in zwei Bereiche unterteilt: die Standard-Playbooks (von Tomorro bereitgestellt) und Ihre internen Playbooks (von Ihrem Team erstellt).
Standard-Playbooks (Tomorro)
Die Standard-Playbooks wurden vom Rechtsteam von Tomorro entwickelt, um den Marktstandards zu entsprechen. Sie decken verschiedene gängige Vertragsarten ab (NDA, SaaS, Handelspartnerschaft usw.) und sind auf Französisch, Englisch und Deutsch verfügbar.
Jedes Standard-Playbook enthält eine Reihe vordefinierter Regeln. Eine Regel kann Folgendes beschreiben:
Allgemeiner Standard: die Beschreibung dessen, was die KI im Vertrag prüfen soll, zusammen mit den Bewertungskriterien.
Ausnahmen: die konkreten Fälle, in denen die Regel gelockert werden kann.
Rückfallpositionen: der akzeptable Verhandlungsspielraum, wenn der allgemeine Standard vom Vertragspartner abgelehnt wird.
Ein Standard-Playbook ausprobieren
Bevor Sie ein Standard-Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen, können Sie es ausprobieren:
Klicken Sie auf das Standard-Playbook Ihrer Wahl, um seine Regeln anzuzeigen.
Klicken Sie auf Dieses Playbook ausprobieren, um es an einem Vertrag zu testen.
Ein Standard-Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen
Wenn der Test erfolgreich ist, können Sie das Playbook mit einer Vertragsart verknüpfen:
Klicken Sie oben rechts im Playbook auf Mit einem Vertragstyp verknüpfen.
Wählen Sie die gewünschte Vertragsart aus.
Nach der Verknüpfung verwenden alle mit dieser Vertragsart erstellten Verträge dieses Playbook automatisch bei der Überprüfung.
Ein Playbook kann mit mehreren Vertragsarten verknüpft werden. Eine Vertragsart kann jedoch nur mit einem einzigen Playbook gleichzeitig verknüpft sein: Das Verknüpfen eines neuen Playbooks ersetzt das vorherige.
Ein Standard-Playbook duplizieren
Wenn das Standard-Playbook nicht vollständig Ihren Anforderungen entspricht, können Sie es anpassen:
Klicken Sie auf das Menü ⋮ (drei Punkte) oben rechts im Playbook.
Wählen Sie Duplizieren.
Das duplizierte Playbook erscheint im Bereich Interne Playbooks. Sie können anschließend seine Regeln nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
Interne Playbooks
Interne Playbooks sind Playbooks, die von Ihrem Team erstellt wurden: durch Duplizieren eines Standard-Playbooks, durch Erstellen von Grund auf oder durch Generieren aus Ihren bestehenden Verträgen.
Die Regeln eines internen Playbooks können in 8 Sprachen verfasst werden: Französisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch und brasilianisches Portugiesisch. Die Sprache des Playbooks wird auf seiner Karte angezeigt, wenn Sie das auszuführende Playbook auswählen.
Ein internes Playbook erstellen
Klicken Sie im Bereich Interne Playbooks auf Ein neues Playbook erstellen. Ein Menü bietet zwei Optionen:
Von Grund auf beginnen: Erstellen Sie Ihr Playbook manuell (siehe Von Grund auf beginnen).
Aus bestehenden Verträgen generieren (Beta): Lassen Sie die KI Ihre bestehenden Verträge analysieren, um die Regeln zu generieren (siehe Ein Playbook aus bestehenden Verträgen generieren).
Von Grund auf beginnen
So erstellen Sie ein Playbook manuell:
Wählen Sie Von Grund auf beginnen im Menü aus.
Geben Sie den Titel des Playbooks ein.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Wählen Sie die Vertragsart aus, mit der Sie es verknüpfen möchten.
Regeln hinzufügen
Ein Playbook enthält eine oder mehrere Regeln, die die Prüfpunkte bei der Überprüfung definieren:
Klicken Sie auf + Regel hinzufügen.
Geben Sie den Namen der Regel ein.
Verfassen Sie die Beschreibung der Regel: Sie teilt der KI mit, was im Vertrag geprüft werden soll.
Sie können auf Mit KI verbessern klicken, damit die KI Ihnen hilft, die Beschreibung Ihrer Regel umzuformulieren und anzureichern.
Die generierte Regel ist in der gleichen Sprache wie die ursprüngliche Regel.
Alternative Positionen definieren
Für jede Regel können Sie alternative Positionen definieren, die das erwartete Verhalten in bestimmten Situationen festlegen.
Klicken Sie auf Alternative Positionen anzeigen unter der Beschreibung der Regel, um darauf zuzugreifen. Die Anzahl der definierten Positionen wird in Klammern angezeigt.
Es gibt zwei Arten von alternativen Positionen:
Ausnahme: eine Variante der Regel, die in einem bestimmten Vertragsfall gilt.
Wenn die Regel beispielsweise das Recht eines EU-Mitgliedstaats verlangt, kann eine Ausnahme festlegen, dass englisches Recht akzeptabel ist, wenn der Vertragspartner außerhalb der EU ansässig ist.
Rückfallposition: Wird die Regel vom Vertragspartner abgelehnt, definiert die Rückfallposition den akzeptablen Verhandlungsspielraum.
Wenn beispielsweise die Zahlungsfrist von 30 Tagen abgelehnt wird, kann eine Frist von 45 Tagen zum Monatsende als Kompromiss akzeptiert werden.
So fügen Sie eine alternative Position hinzu:
Klicken Sie auf Alternative Positionen anzeigen unter der Beschreibung der Regel.
Klicken Sie auf Ausnahme hinzufügen oder Rückfallposition hinzufügen.
Verfassen Sie die Beschreibung der Position.
Bei der Vertragsüberprüfung werden Ausnahmen durch einen orangefarbenen Indikator und Rückfallpositionen durch einen blauen Indikator gekennzeichnet.
Das Playbook veröffentlichen
Sobald Ihre Regeln definiert sind:
Klicken Sie oben rechts auf Veröffentlichen, um das Playbook zu aktivieren.
Oder klicken Sie auf Entwurf speichern, um es bis zur Veröffentlichung in Ihrer Bibliothek zu behalten.
Das Playbook wird automatisch mit der ausgewählten Vertragsart verknüpft.
Ein als Entwurf gespeichertes Playbook ist nicht mit Vertragsarten verknüpft, auch wenn diese im Formular ausgewählt wurden.
Wenn Sie die Veröffentlichung eines Playbooks zurückziehen, wird es automatisch von allen Vertragsarten entfernt, mit denen es verknüpft war.
Playbooks bleiben über die Konfiguration der Vertragsarten zugänglich:
Gehen Sie im Seitenmenü zu Vertragsarten.
Öffnen Sie die gewünschte Vertragsart.
Öffnen Sie den Tab Automatisierungen und dann das Menü Workflows: Im Bereich Playbook können Sie das zugehörige Playbook anzeigen und verwalten.
Ein Playbook aus bestehenden Verträgen generieren (Beta)
Diese Funktion befindet sich derzeit in der Beta-Version.
Anstatt Ihre Regeln manuell zu verfassen, können Sie die KI Ihre bestehenden Verträge analysieren lassen, um ein Playbook zu generieren.
So starten Sie die Generierung:
Klicken Sie auf Ein neues Playbook erstellen und wählen Sie dann Aus bestehenden Verträgen generieren aus.
Wählen Sie die zu analysierende Vertragsart aus.
Verfeinern Sie die Auswahl der einzubeziehenden Verträge: Aktive Verträge (standardmäßig aktiviert), Beendete Verträge und Nur Verträge einbeziehen, die nach diesem Datum beginnen (standardmäßig die Verträge der letzten 3 Jahre).
Klicken Sie auf Ein Playbook erstellen.
Die Generierung läuft im Hintergrund: Das Playbook erscheint sofort in Ihrer Bibliothek mit dem Status Wird generiert. Die Analyse umfasst die 100 neuesten Verträge, die Ihren Filtern entsprechen.
Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald Ihr Playbook fertig ist.
Sobald die Generierung abgeschlossen ist:
Die generierten Regeln haben den Status Validierung ausstehend: Lesen Sie sie durch und klicken Sie dann auf Validieren.
Jede Regel bietet eine Schaltfläche Ansehen, warum Oro diese Regel vorgeschlagen hat: Sie zeigt Beispiele für Formulierungen aus Ihren Quellverträgen, mit einem Link zu jedem Vertrag.
Klicken Sie anschließend auf Veröffentlichen: Das Playbook ist bereits mit der analysierten Vertragsart verknüpft.
Wenn bereits ein Playbook mit der ausgewählten Vertragsart verknüpft ist, ist die Generierung nicht möglich.
Wenn die Generierung fehlschlägt, sind möglicherweise nicht genügend Verträge mit dieser Vertragsart verknüpft: Erweitern Sie Ihre Filter und versuchen Sie es erneut.
Ein Playbook bei der Überprüfung verwenden (Benutzerseite)
Wenn ein Benutzer die Überprüfung eines Vertrags startet, hängt das Verhalten von der Konfiguration ab:
Wenn ein Playbook mit der Vertragsart verknüpft ist: Es wird automatisch standardmäßig verwendet.
Wenn kein Playbook verknüpft ist: Zum Zeitpunkt der Überprüfung kann ein Administrator oder ein Manager das auszuführende Playbook aus der Liste der verfügbaren Playbooks auswählen (interne oder Tomorro-Standards). Andere Teilnehmer sehen eine Meldung mit der Aufforderung, einen Administrator zu kontaktieren, um ein Playbook zu verknüpfen.
Aus einer Empfehlung heraus können Sie auch auf Einen Kommentar für den Vertragspartner erstellen klicken, um die vorgeschlagene Änderung zu erläutern.
Sonderfälle
Verlassen ohne zu speichern: Eine Warnmeldung fragt Sie, ob Sie speichern möchten.
Veröffentlichen mit leeren Feldern: Die Schaltfläche „Veröffentlichen“ ist ausgegraut. Stellen Sie sicher, dass alle Felder ausgefüllt sind.