Funktion ausschließlich für Administratoren.

Die elektronische Signatur von Tomorro verwenden

Die elektronische Signatur von Tomorro ist eine native Lösung, die in Vertragsarten integriert ist. Sie ermöglicht es Ihnen, Vertragsunterzeichnungen direkt auf der Plattform zu konfigurieren und zu verwalten, ohne ein externes Tool zu benötigen.

Die Tomorro-Signatur ist rechtlich verbindlich und konform mit den geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Tomorro unterstützt ausschließlich bilaterale Verträge. Ein Vertrag kann einen einzigen Vertragspartner enthalten, mit einem oder mehreren zugehörigen Unterzeichnern.

Auf die Signatureinstellungen zugreifen

Die Signatureinstellungen werden direkt im Vorlagendokument konfiguriert.

Gehen Sie im Hauptmenü zum Reiter Vertragsarten.
Öffnen Sie die entsprechende Vertragsart.
Bleiben Sie im Bereich Vorlage.

Sie können dann Signaturzonen direkt im Vorlageninhalt konfigurieren.

Eine Signaturzone einfügen

Signaturzonen können manuell oder automatisch beim Erstellen der Vorlage aus einem Word-Dokument hinzugefügt werden.

Eine Signaturzone manuell hinzufügen

Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie die Signatur einfügen möchten.
Klicken Sie auf das links vom Cursor angezeigte „+".
Wählen Sie Signaturzone.

Die Signaturzone wird an der ausgewählten Position eingefügt.

Signaturzonen automatisch aus einem Word-Dokument extrahieren

Wenn eine Vorlage aus einem Word-Dokument erstellt wird und die KI-Analyse aktiviert ist, identifiziert Tomorro automatisch die im Dokument vorhandenen Signaturzonen.

Diese Zonen werden dann in Tomorro-Signaturzonen umgewandelt und direkt in die Vorlage integriert.

Nach dem Hinzufügen können Sie eine Signaturzone durch Klicken auf das ⚙️-Symbol konfigurieren, um:

die Unterzeichner festzulegen,
Anzeigebedingungen hinzuzufügen,
die angeforderten Informationen anzupassen,
oder die Zone zu löschen.

Mehrere Signaturzonen hinzufügen

Ein Vertrag kann mehrere Signaturzonen enthalten, die an verschiedenen Stellen im Dokument platziert sind.

Für jede weitere Zone:

Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Position.
Klicken Sie auf „+" und dann auf Signaturzone.
Wiederholen Sie dies so oft wie nötig.

Unterzeichner festlegen

Klicken Sie in der Konfiguration einer Signaturzone auf Unterzeichner verwalten.

Ein spezielles Fenster öffnet sich, das unterscheidet zwischen:

Unterzeichnern Ihrer Organisation,
Unterzeichnern des Vertragspartners.

Unterzeichner Ihrer Organisation verwalten

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Einen undefinierten Unterzeichner hinzufügen

Der Unterzeichner wird später für jeden Vertrag, der aus dieser Vertragsart erstellt wird, individuell ausgewählt.

Ein Mitglied Ihrer Organisation auswählen

Der ausgewählte Unterzeichner wird automatisch zu allen Verträgen hinzugefügt, die aus dieser Vertragsart erstellt werden.

Diese Option empfiehlt sich, wenn der Unterzeichner immer derselbe ist.

Der Unterzeichner muss ein Mitglied Ihrer Organisation in Tomorro sein.

Unterzeichner des Vertragspartners verwalten

Für den Vertragspartner ist es nur möglich, leere Unterzeichner hinzuzufügen.

Diese können nach der Vertragserstellung ausgefüllt werden.

Sie können beliebig viele Unterzeichner hinzufügen, auch mehrere Unterzeichner für dieselbe Partei.

Eine Signaturzone bedingt anzeigen

Signaturzonen können so konfiguriert werden, dass sie nur angezeigt werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Beispiel: Die Signaturzone nur anzeigen, wenn der Vertragsbetrag größer als 1.000 € ist.

Bedingungen basieren auf Vertragsfeldern und ermöglichen eine dynamische Anpassung des Dokuments.

Signaturinformationen anpassen

Jede Signaturzone kann angepasst werden, um Folgendes festzulegen:

die für jeden Unterzeichner sichtbaren Informationen,
die bei der Unterzeichnung auszufüllenden Felder.

Unbekannte Informationen zu einem Unterzeichner werden beim ersten Unterzeichnen abgefragt, und der angepasste Vermerk muss erneut eingegeben werden.