Funktion ausschließlich für Administratoren.
Der Reiter Archivierung sorgt für eine strukturierte Vertragsbibliothek und verwertbare Schlüsseldaten.
In diesem Reiter finden Sie:
Einen dynamischen Vertragsnamen mit Smart Feldern generieren
Der Vertragsname kann sich automatisch an die bei der Generierung eingegebenen Informationen anpassen.
Verwenden Sie die Smart Felder Ihres Kontos, um den Vertragsnamen aufzubauen
Tippen Sie @, um verfügbare Felder anzuzeigen und einzufügen
Beispiel: Der Vertragsname verwendet den Namen der Vertragsart und passt sich automatisch an den Vertragspartnernamen an: NDA – Leroy Merlin
Alle im dynamischen Vertragsnamen verwendeten Felder müssen bei der Vertragsgenerierung ausgefüllt werden, damit der Name automatisch generiert werden kann.
Den Vertragsnamen nach der Generierung bearbeiten
Sie können ihn jederzeit bearbeiten, indem Sie direkt auf den Vertragsnamen oben links klicken, sobald der Vertrag erstellt wurde.
Den automatischen Vertragsnamen deaktivieren
Wenn Sie keinen dynamischen Namen verwenden möchten, lassen Sie das Feld Vertragsname in der Automatisierung leer: Der Vertragsname muss dann für jeden neuen Vertrag manuell eingegeben werden.
Achtung: Diese Option gibt den Benutzern mehr Flexibilität und kann zu inkonsistenter Benennung in Ihrer Vertragsbibliothek führen.
Den dynamischen Ordner festlegen
Sie können die Archivierung von Verträgen automatisieren, um eine klare und konsistente Organisation in der Vertragsbibliothek sicherzustellen.
Den Hauptordner auswählen
Standardmäßig werden alle Verträge in der Vertragsbibliothek gespeichert.
Klicken Sie auf Vertragsbibliothek, um einen Ordner oder Unterordner auszuwählen oder zu suchen, auf den Sie Zugriff haben
Klicken Sie auf Hier speichern, um zu bestätigen
Alle zukünftigen Verträge, die aus dieser Vertragsart erstellt werden, werden automatisch in diesem Ordner gespeichert.
Änderungen an dieser Einstellung sind nicht rückwirkend: Bereits erstellte Verträge werden nicht verschoben und müssen bei Bedarf manuell in der Vertragsbibliothek aktualisiert werden.
Einen dynamischen Unterordner hinzufügen (optional)
Dynamische Unterordner ermöglichen die automatische Erstellung von Unterordnern basierend auf Vertragsdaten.
Klicken Sie auf Dynamischen Unterordner hinzufügen
Tippen Sie @, um ein Smart Feld einzufügen
Wählen Sie das gewünschte Feld (z. B. @Vertragspartner)
Dynamische Unterordner werden:
Wiederverwendet, wenn sie bereits existieren
Automatisch erstellt, wenn sie nicht existieren
Rich-Text-Felder werden nicht unterstützt, um Duplikate zu vermeiden
(z. B. Air France ≠ AIR FRANCE).
Ordnerzugriff verwalten
Die Zugriffsrechte hängen vom ausgewählten übergeordneten Ordner ab:
Wenn ein vorhandener übergeordneter Ordner verwendet wird, werden seine Berechtigungen von den Unterordnern übernommen
Wenn die erste Ebene die Vertragsbibliothek ist, haben nur die Eigentümer der Vertragsart Zugriff auf die erstellten Verträge
Best Practice
Für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Zugriffsrechte:
Erstellen Sie einen dedizierten übergeordneten Ordner (z. B. Vertrieb)
Weisen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte zu
Verwenden Sie diesen Ordner als Ausgangspunkt für Ihre Ordner (dynamisch oder nicht)
Alle aus dieser Vertragsart erstellten Verträge erhalten dann automatisch die richtigen Zugriffsrechte.
Das Archivierungsformular konfigurieren
Das Archivierungsformular ermöglicht es Ihnen als Tomorro-Administrator, die Informationen festzulegen, die erforderlich sind, damit ein Vertrag beim Archivieren als vollständig gilt.
Diese Konfiguration stellt sicher, dass alle Verträge desselben Typs die Schlüsseldaten enthalten, unabhängig davon, wie sie in Tomorro hinzugefügt wurden (Erstellung, Unterzeichnung oder Import).
Darüber hinaus kann Oro dabei helfen, diese Informationen automatisch abzurufen und zu vervollständigen:
nach der Vertragsgenerierung, -verhandlung und -unterzeichnung in Tomorro,
oder nach dem Import von außerhalb von Tomorro unterzeichneten Verträgen.
Pflichtinformationen für die Archivierung festlegen
Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie das gewünschte Smart Feld
Klicken Sie auf … und Aus Formular entfernen, wenn Sie es entfernen möchten
oder Bearbeiten, wenn Sie das Feld ändern möchten.
Die Felder werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
Sie können sie jederzeit in der gewünschten Reihenfolge neu anordnen.
Anweisungen für die KI festlegen
Geben Sie Anweisungen ein, um die automatische Erkennung der Vertragsart zu ermöglichen.
Wird insbesondere beim Import unterzeichneter Verträge verwendet.
Möglichkeit, die Anweisung per KI zu generieren (Stift-Symbol)
