La fiche de synthèse de vos projets vous permet de suivre toutes les informations essentielles, notamment les reconductions et périodes de préavis, sans effort.
Fonctionnement
Dans Tomorro, la reconduction repose sur quatre champs personnalisés :
La date de fin initiale
Le type de reconduction
La durée de reconduction
La prochaine date de reconduction
Date de fin initiale
Ce champ correspond à la première date d'expiration du contrat.
Exemple : Un contrat signé du 1er janvier au 31 décembre avec renouvellement tacite de 3 mois aura une date de fin initiale au 31 décembre.
Type de reconduction
Deux options sont disponibles :
Aucune : le contrat prend fin à la date prévue.
Tacite : le contrat est renouvelé automatiquement à chaque échéance, sauf résiliation.
Durée de reconduction
Si une reconduction tacite est prévue, ce champ détermine la durée du renouvellement.
Une fois le contrat arrivé à sa date de fin initiale, il sera automatiquement reconduit pour une durée égale à la valeur de ce champ.
Exemple : Un contrat se terminant le 31 décembre avec une reconduction de 3 mois sera renouvelé jusqu'au 31 mars, puis au 30 juin, etc.
Prochaine date de reconduction
Ce champ est calculé automatiquement en fonction de la date actuelle et des éléments du contrat, vous ne pouvez pas en altérer manuellement sa valeur.
Exemple : Si aujourd'hui, nous sommes avant le 31 décembre, la prochaine date de reconduction est le 31 décembre. Une fois cette date atteinte, elle deviendra le 31 mars, et ainsi de suite.
Utilisation des champs de reconduction
Les champs de reconduction facilitent le suivi des contrats grâce aux conditions et rappels intelligents.
Utilisation dans les conditions
Les champs "Type de reconduction" et "Durée de reconduction" permettent de :
Dynamiser l'affichage des clauses contractuelles.
Organiser automatiquement les contrats dans votre contrathèque.
Ajouter des étapes de validation avant la signature.
Générer un récapitulatif des reconductions uniquement pour les contrats à renouvellement tacite.
Utilisation dans les rappels
Les rappels vous notifient avant chaque date de reconduction.
Exemple : Un contrat expirant le 31 décembre avec une reconduction de 3 mois peut avoir un rappel fixé :
Au 30 novembre (1 mois avant la fin initiale).
Au 28 février (1 mois avant la reconduction suivante).
Et ainsi de suite.
Rappels et reconductions
Tomorro intègre un rappel automatique par défaut sur tous les projets, qu'ils soient créés ou importés.
Fonctionnement des rappels
Par défaut : un rappel est envoyé un mois avant la fin ou la reconduction du contrat.
Avec préavis : si le contrat prévoit un préavis, le rappel est ajusté pour être envoyé un mois avant son début.
Exemple avec un préavis de 14 jours :
Si la reconduction est au 31 décembre, la période de préavis commence le 17 décembre.
Le rappel sera donc envoyé le 16 novembre (1 mois avant le début du préavis).
Grâce à ces rappels adaptés, vous évitez toute surprise et gérez sereinement vos renouvellements de contrat.