Tomorro vous permet de suivre simplement les reconductions et périodes de préavis de vos contrats grâce à des champs dédiés, visibles directement dans la fiche de synthèse du contrat.
Vous gardez ainsi une vision claire des échéances, sans calcul manuel.
Comprendre le fonctionnement des reconductions
La reconduction d'un contrat dans Tomorro repose sur quatre champs personnalisés.
Définir la date de fin initiale
La date de fin initiale correspond à la première date d'expiration du contrat, avant toute reconduction.
Exemple : Un contrat signé du 1er janvier au 31 décembre, avec renouvellement tacite de 3 mois, aura une date de fin initiale fixée au 31 décembre.
Choisir le type de reconduction
Deux options sont disponibles :
Aucune : le contrat prend fin à la date de fin initiale.
Tacite : le contrat est automatiquement renouvelé à chaque échéance, sauf résiliation.
Définir la durée de reconduction
Ce champ est utilisé uniquement si le contrat est à reconduction tacite.
Il détermine la durée de chaque renouvellement automatique.
À chaque échéance, le contrat est reconduit pour la durée définie.
Exemple : Un contrat se terminant le 31 décembre avec une reconduction de 3 mois sera renouvelé :
jusqu'au 31 mars,
puis jusqu'au 30 juin,
et ainsi de suite.
Suivre la prochaine date de reconduction
La prochaine date de reconduction est calculée automatiquement par Tomorro.
Elle dépend de la date actuelle, de la date de fin initiale et de la durée de reconduction.
Ce champ n'est pas modifiable manuellement.
Exemple :
Avant le 31 décembre → prochaine date de reconduction : 31 décembre
Après le 31 décembre → prochaine date de reconduction : 31 mars
Mettre fin à une reconduction
Pour mettre fin à une reconduction, il vous suffit de marquer le contrat comme terminé. Pour pouvoir marquer un contrat comme terminé, il faut être participant au contrat et administrateur.
Aucune nouvelle reconduction ne sera alors appliquée.
Utiliser les champs de reconduction au quotidien
Les champs de reconduction ne servent pas uniquement à l'information : ils permettent d'automatiser vos workflows.
Utiliser les champs dans les conditions
Les champs Type de reconduction et Durée de reconduction peuvent être utilisés pour :
afficher dynamiquement certaines clauses contractuelles,
organiser automatiquement les contrats dans la contrathèque,
ajouter des étapes d'approbation selon le type de reconduction,
générer un récapitulatif dédié aux contrats à reconduction tacite.
Utiliser les champs dans les rappels
Les rappels vous permettent d'être notifié avant chaque échéance importante liée à la reconduction.
Exemple : Pour un contrat se terminant le 31 décembre avec une reconduction de 3 mois :
rappel le 30 novembre (avant la fin initiale),
rappel le 28 février (avant la reconduction suivante),
puis avant chaque échéance suivante.
Comprendre les rappels liés aux reconductions
Tomorro applique automatiquement des rappels sur tous les contrats, qu'ils soient créés ou importés.
Fonctionnement des rappels automatiques
Par défaut : un rappel est envoyé un mois avant la fin ou la reconduction du contrat.
Avec préavis : le rappel est ajusté et envoyé un mois avant le début du préavis.
Exemple avec un préavis : Pour une reconduction au 31 décembre avec un préavis de 14 jours :
début du préavis : 17 décembre,
rappel envoyé le 16 novembre (un mois avant le début du préavis).
Grâce à ce système de reconductions et de rappels intelligents, Tomorro vous aide à anticiper les échéances contractuelles et à éviter toute reconduction subie.
Pourquoi un contrat n'apparaît pas dans "Expiring soon"
La vue Expiring soon liste les contrats dont la prochaine date de reconduction est calculée et à venir.
Si un contrat n'y apparaît pas, voici les causes les plus fréquentes :
Le type de reconduction est sur "Aucune"
Un contrat dont le type de reconduction est défini sur Aucune n'a pas de date de reconduction automatique. Il n'apparaît donc pas dans la vue Expiring soon.
Des champs de reconduction sont manquants
La prochaine date de reconduction est calculée uniquement si les trois champs suivants sont tous renseignés :
la date de fin initiale,
le type de reconduction (sur "Tacite"),
la durée de reconduction.
Si l'un de ces champs est absent ou incorrect, aucune date n'est calculée et le contrat n'apparaît pas dans Expiring soon.
Le contrat est marqué comme terminé
Si le contrat est marqué comme terminé, il est exclu de toutes les vues de suivi des échéances, y compris Expiring soon.