Sauvegarde des contrats signés vers SharePoint, Google Drive ou un autre système de stockage
Vue d’ensemble
Tomorro ne réplique pas nativement les contrats vers un système de stockage externe, mais vous pouvez créer une automatisation légère qui pousse chaque contrat signé vers SharePoint, Google Drive, Box, S3, ou tout autre outil de stockage que vous préférez.
La mise en place de cette automatisation nécessite des compétences techniques minimales et l’accès aux outils nécessaires. Elle peut être réalisée sans code via des outils comme Make, Zapier ou n8n, ou avec du code personnalisé.
Cet article couvre deux scénarios :
1. Sauvegarde simple : chaque contrat signé est enregistré en PDF dans un dossier de destination unique. Il s’agit de l’approche recommandée, qui convient à la plupart des cas d’usage.
2. Miroir de votre arborescence Tomorro : réplication de la hiérarchie de dossiers que vous avez dans Tomorro. C’est techniquement possible mais nettement plus complexe (voir la section avancée ci-dessous).
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous de disposer de :
Un compte administrateur sur Tomorro (requis pour créer des webhooks)
Les identifiants de votre stockage de destination (SharePoint, Google Drive, etc.)
Une clé API Tomorro
Important : le webhook est basé sur l’utilisateur. Il se déclenchera uniquement pour les contrats dans lesquels l’utilisateur qui l’a créé est participant. Pour sauvegarder tous les contrats signés de votre organisation, le webhook doit être créé par un utilisateur participant à tous les contrats concernés.
Sauvegarde simple (recommandée)
Il s’agit de la configuration la plus simple et la plus fiable. Chaque contrat signé atterrit sous forme de PDF dans un dossier unique de votre stockage de destination.
Étape 1 : Créer le déclencheur (Webhook « Contrat signé »)
Dans Tomorro, créez un webhook abonné à l’événement contract.signed. Lorsqu’un contrat est signé, Tomorro envoie une notification contenant le contract Id à votre outil d’automatisation.
Étape 2 : Récupérer le fichier signé via l’API
Une fois que votre automatisation reçoit le webhook, appelez l’endpoint de l’API Tomorro Get contract signed files
curl --request GET \
--header 'x-api-key: <api-key>'
Cela retourne le PDF signé (ainsi que les pièces jointes signées dans le lot de signature) pour ce contrat.
Étape 3 : Enregistrer le fichier dans votre stockage
Utilisez le connecteur de votre outil d’automatisation (SharePoint, Google Drive, Box, etc.) pour télécharger le fichier vers votre dossier de destination.
C’est tout ! Vous disposez désormais d’une sauvegarde automatisée de chaque contrat signé.
Avancé : Miroir de l’arborescence Tomorro
Si vous souhaitez que votre sauvegarde réplique l’arborescence exacte de dossiers que vous avez dans Tomorro, sachez que c’est nettement plus complexe. Nous recommandons généralement la structure plate décrite ci-dessus, sauf si vous avez une raison métier forte de nécessiter une arborescence miroir.
Pourquoi c’est complexe
Le dossier dans lequel se trouve un contrat dans Tomorro dépend des droits d’accès. Le même contrat peut apparaître dans des dossiers différents selon la personne qui le consulte, car le système de dossiers de Tomorro est essentiellement basé sur des règles.
Par conséquent :
Il n’existe pas de « chemin de dossier » unique retourné par l’API pour un contrat.
Pour reconstruire la hiérarchie en externe, vous devriez réimplémenter toutes les règles de dossiers qui définissent votre stockage dynamique par type de contrat dans Tomorro.
À chaque modification d’une règle de dossier dans Tomorro, vous devrez également mettre à jour la règle dans votre automatisation.
Si vous souhaitez tout de même aller de l’avant
Une approche de haut niveau :
1. Documentez chaque règle de dossier que vous avez dans Tomorro (ex. : « Type de contrat = NDA et Pays du cocontractant = France » → dossier /Juridique/NDA/France/).
2. Dans votre automatisation, évaluez les mêmes règles par rapport aux champs du contrat (après que le webhook se soit déclenché et que vous ayez récupéré les métadonnées du contrat) pour déterminer le dossier de destination.
3. Effectuez une requête dans Tomorro pour récupérer ces métadonnées :
curl --request GET \
--header 'x-api-key: <api-key>'
4. Créez le dossier dans votre stockage s’il n’existe pas encore, puis téléchargez le fichier.
Notre recommandation : commencez par la sauvegarde plate. Si votre équipe a ensuite besoin d’une navigation facettée (par type de contrat, cocontractant, date, etc.), la plupart des systèmes de stockage (SharePoint, Google Drive) gèrent cela bien mieux via des filtres et recherches que via une arborescence complexe.
FAQ
Le webhook se déclenche-t-il rétroactivement pour les contrats déjà signés ?
Non. Le webhook se déclenche uniquement pour les contrats signés après la création du webhook. Pour sauvegarder les contrats historiques, effectuez un export ponctuel via l’API.
Puis-je sauvegarder des contrats qui ne sont pas encore signés (ex. : brouillons / en négociation) ?
Non, car les documents ne sont pas encore au format PDF.
Que se passe-t-il si ma destination de stockage est temporairement inaccessible ?
Votre outil d’automatisation doit gérer les nouvelles tentatives. Nous recommandons d’activer la rétentative en cas d’échec dans Make/Zapier/n8n et de consigner les téléchargements échoués dans un canal dédié (e-mail, Slack) pour plus de visibilité.
Le webhook est-il sécurisé ?
Oui, les webhooks incluent un en-tête de signature que vous devez vérifier dans votre automatisation pour vous assurer que la requête provient bien de Tomorro.
Besoin d’aide ?
Si vous n’êtes pas sûr de l’approche la mieux adaptée à votre cas d’usage, contactez votre CSM, nous vous aiderons à cadrer l’intégration avant que vous ne la construisiez.