Avant de configurer l’intégration
Préparer le contrat côté Tomorro
Créez/vérifiez le type de contrat (ex. devis, contrat commercial) qui doit être généré et configurez :
Les champs personnalisés à remplir depuis HubSpot (ex. nom client, adresse, montant, etc.)
Les tableaux dynamiques pour récupérer les informations provenant des lignes de produits (ex. nom produit, prix unitaire, remise, fréquence de facturation, etc.).
Préparer les propriétés côté HubSpot
Rendez obligatoires les propriétés que l’équipe commerciale doit remplir avant de passer à l’étape qui déclenche la génération. Assurez-vous qu’elles sont visibles sur la transaction.
Affichez aussi sur la transaction les propriétés Tomorro suivantes, pour que l’équipe commerciale puisse facilement les consulter :
URL du contrat Tomorro (Tomorro contract URL)
Statut du contrat Tomorro (Tomorro contract status)
Optionnel : la langue de génération du contrat (Tomorro contract language)
Configuration de l’intégration
Ces étapes ne doivent être réalisées qu’une seule fois par un administrateur.
Ensuite, les utilisateurs n’ont plus qu’à disposer d’un compte Tomorro et d’un compte HubSpot pour utiliser l’intégration.
Ne fermez pas la fenêtre avant d'avoir cliqué sur Finish : l'authentification est conservée mais le reste de la configuration (pipeline, mapping) est perdu.
1. Aller dans Mon compte > Intégrations > HubSpot
2. Cliquer sur Connecter HubSpot
3. Nommer l'instance, choisir le mode de déclencheur que vous souhaitez (Automatique ou Manuel)
4. Connectez-vous à votre environnement Hubspot
5. Sélectionner le template Tomorro
6. Sélectionner la langue de génération par défaut du contrat
Nb : Un champ "Tomorro contract language" affichable dans Hubspot permettra à l'utilisateur de changer ponctuellement la langue de génération.
7. Sélectionner la pipeline et le deal stage qui déclenche la génération du contrat
Optionnel si seulement génération manuelle
8. Faire correspondre les champs Tomorro et Hubspot
Recommandation : commencer par les champs obligatoires
9. Faire correspondre les LineItems Tomorro et Hubspot (optionnel)
Configuration du déclencheur manuel
Configuration du déclencheur manuel
Créer un workflow
1. Allez dans Automatisations → Workflows
2. Créez un workflow à partir de zéro
3. Sélectionnez l’option Déclenchement manuel
4. Sélectionnez le déclencheur "Deal" puis Sauvegarder
5. Faites défiler jusqu’à Applications intégrées, puis cliquez sur Envoyer vers Tray.io (EU), puis sur Enregistrer
6. Cliquez sur Vérifier et activer, puis sur Activer le workflow
7. Vérifier les paramétrages globaux du workflow
Etape 1 (voir ci-dessous)
Etape 2, 3, 4 : pas de configuration particulière
8. Enregistrer
9. Renommer le workflow comme vous le souhaitez
Ce nom sera visible par les utilisateurs (nom du bouton), nos conseils :
"Création manuelle Tomorro"
"Créer un contrat"
...
Ajouter un bouton d’action dynamique
1. Dans la deal HubSpot, cliquez sur Paramètres
2. Cliquez ensuite sur Personnalisation de la fiche puis sur Vue par défaut
3. Dans Ajouter une carte, créez une nouvelle carte dans le panneau de droite de la vue de votre transaction
4. Sélectionnez Inscrire dans un workflow
5. Cliquez ensuite sur Ajouter un workflow, sélectionnez votre bouton créé à l'étape précédente (ici "Tomorro manual creation"), puis cliquez sur Enregistrer
6. Enregistrez et quittez la page de la nouvelle fiche de transaction
Vos utilisateurs peuvent désormais cliquer sur votre bouton d’action rapide pour créer un contrat !
Cas particuliers et conseils de paramétrage
Cas particulier : champ sélecteur
Dans le mapping des champs, il est important d'analyser sur Hubspot le 'INTERNAL NAME', pour cela si le naming champs Tomorro n'est pas en accord vous pouvez utiliser la fonctionnalité ci-dessous (accessible depuis chaque champs).
Exemple :
Cas particulier : champs checkbox
Idem pour les champs de type checkbox (non paramétrable dans Tomorro), ces derniers renvoient généralement 'true/false'.
Conseil : Ce qu'il faut préparer côté Tomorro
Finaliser le modèle de contrat : ne plus le modifier après le lancement de l'intégration (ou en mesurant les impacts).
Lister tous les champs variables du modèle et noter leur type (texte, nombre, date, sélecteur...).
Nb : Le champ "Nom du cocontractant" et les champs indiqués comme [REQUIRED] sont obligatoires.
Type de champ Tomorro | Type de property HubSpot |
Texte | Text |
Nombre | Number |
Date | Date |
Sélecteur à choix unique | Single picklist / Checkbox |
Sélecteur à choix multiple | Multi picklist |
Règle clé : les types doivent strictement être compatibles des deux côtés.
Un champ Sélecteur Tomorro mappé à un champ Texte HubSpot ne fonctionnera pas.
Autres informations
Signataires
La V1 de l'intégration ne permet pas de mapper automatiquement les signataires depuis HubSpot. Les signataires devront être ajoutés manuellement dans Tomorro après génération du contrat.
Synchronisation
La V1 de l'intégration ne permet pas de synchroniser les champs modifiés dans Tomorro vers Hubspot. La synchronisation est unidirectionnelle : HubSpot vers Tomorro uniquement.
Maintenance
Attention, l'ajout d'une valeur dans un sélecteur HubSpot doit être reflété dans les valeurs Tomorro correspondantes et inversement.
Après la configuration
Invitez dans Tomorro tous les utilisateurs HubSpot qui devront créer/consulter des contrats à partir de leurs transactions.
Depuis la page Intégrations de Tomorro, vous pouvez inviter tous les utilisateurs qui ne disposent pas d'un compte Tomorro en cliquant sur le bouton "Inviter les membres".
Communiquez en interne sur :
L’étape HubSpot qui déclenche la création automatique du contrat
Les deux propriétés HubSpot à connaître : Statut du contrat Tomorro (suivre l’avancement) et URL du contrat Tomorro (ouvrir le contrat en 1 clic)
Le process côté Tomorro : relecture, ajout des zones de signature, puis envoi en signature à la contrepartie.