Um den Tomorro-Vertrag in Ihrem Unternehmen erfolgreich einzuführen, ist es unerlässlich, eine klare interne Kommunikation mit den verschiedenen Stakeholdern zum richtigen Zeitpunkt sicherzustellen.
Nachfolgend finden Sie unsere Empfehlungen für eine effektive Kommunikation sowie einsatzbereite Vorlagen, die Sie anpassen können. Diese gelten für eine Einführungsphase und können für jeden Rollout wiederverwendet werden.
E-Mail Kommunikation
Während des Onboardings
Zeitpunkt | An wen? |
5 Tage nach dem Kick-off | Administratoren |
Wenn Administratoren beginnen, die Plattform einzurichten, ist es wichtig, dass sie von Business-Stakeholdern unterstützt werden, die während des Konfigurationsprozesses Feedback geben können. Ziel ist es, Vorlagen und Regeln zu erstellen, die den Arbeitsalltag der Endnutzer widerspiegeln.
Diese Stakeholder müssen daher so früh wie möglich einbezogen werden.
E-Mail Vorlage:
Betreff: Einrichtung des Tomorro-Tools für das Vertragsmanagement
Hallo [XXX] und [XXX],
wie Sie vielleicht bereits wissen, hat das Team [anzupassen] Tomorro gewählt, um das Vertragsmanagement bei [Unternehmensname] zu vereinfachen und zu optimieren.
Die Konfigurationsphase [hat begonnen / wird bald beginnen], und wir benötigen Ihre Unterstützung, um eine Plattform aufzubauen, die so nah wie möglich an den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen ist. Ihr fachliches Know-how wird bei der Konfiguration der Vertragsvorlagen [Vorlage 1] und [Vorlage 2] äußerst wertvoll sein.
Das Tool ist für alle Teams gedacht, und wir möchten, dass die Einführung ein echter Erfolg wird!
Um die ersten Konfigurationen gemeinsam zu überprüfen und Ihr Feedback einzuholen: Wären Sie am [Datum] verfügbar?
Vielen Dank im Voraus.
[Unterschrift]
Vor dem Benutzer-Training
Zeitpunkt | An wen? |
7 Tage vor dem Training | Sponsor oder Vertragsteam |
E-Mail Vorlage:
Option 1
Betreff: Einführung des Tomorro-Tools für das Vertragsmanagement
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass [Unternehmensname] Tomorro einführt – ein Contract-Lifecycle-Management-Tool zur Vereinfachung unseres Vertragsmanagements!
Was ist Tomorro?
Tomorro ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Verträge an einem einzigen Ort erstellen, verhandeln, unterzeichnen und verfolgen können.
Wie wird Tomorro Ihre tägliche Arbeit erleichtern? /Fügen Sie Ihre eigenen Ziele ein – Sie können sich an den Kick-off-Zielen orientieren/
🎉 Die gute Nachricht: Tomorro bietet eine Vielzahl von Funktionen, die uns helfen, diese Ziele zu erreichen. Um alle verfügbaren Funktionen zu entdecken, laden wir Sie ein, das beigefügte Dokument zu konsultieren.
Wann geht es los?
Die Implementierungsphase läuft derzeit und wird von [führendem Vertragsteam] mit Unterstützung der Tomorro-Teams geleitet. Wir werden die Lösung in [Monat] für Ihr Team ausrollen. Seien Sie bereit, eine neue, effizientere und stressfreiere Art des Vertragsmanagements zu entdecken!
In der Zwischenzeit…
Entdecken Sie die wichtigsten Vertragsmeilensteine im beigefügten Dokument. Für Neugierige: Schauen Sie sich gerne das Tomorro-Produktvideo an.
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
[Unterschrift]
Option 2
Betreff: Einführung des Tomorro-Tools für das Vertragsmanagement
Liebes Team,
die Geschäftsführung der Abteilung [Abteilungsname] bei [Unternehmensname] freut sich, die Einführung von Tomorro bekannt zu geben – eine innovative Lösung zur Modernisierung und Vereinfachung unseres Vertragsmanagements. Die Einführung dieses Tools markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung unserer Prozesse, und wir freuen uns darauf, Sie in den kommenden Wochen und Monaten dabei zu unterstützen, dieses neue Arbeitswerkzeug vollständig zu nutzen.
Dieses Tool bietet allen Teams mehrere wesentliche Vorteile:
Verbesserte Vertragsverfolgung: Zentralisierung und Automatisierung der Nachverfolgung für ein effizienteres Management.
Automatische Benachrichtigungen: Erinnerungen für wichtige Termine und vertragliche Verpflichtungen.
Erhöhte Transparenz über das Vertragsportfolio: Eine einzige Plattform mit einem globalen Überblick über alle Unternehmensverträge und vereinfachtem Zugang zu Informationen für bessere Entscheidungen.
Einfachere Zusammenarbeit und Kommunikation: Automatisierung interner Genehmigungsworkflows, die die Unterzeichnungsfristen erheblich verkürzt.
Nächste Schritte:
Innerhalb der nächsten 48 Stunden erhalten Sie eine Einladung, sich anzumelden und Ihr Tomorro-Konto zu erstellen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihre Mitarbeit bei diesem Übergang zu einem reibungsloseren und optimierteren Vertragsmanagement.
Wir zählen auf Ihre Beteiligung, um diesen Launch zu einem gemeinsamen Erfolg zu machen.
Herzlichen Dank für Ihr Engagement, und bis bald auf Tomorro.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Nach dem Nutzer-Training
Zeitpunkt | An wen? |
1 Tag nach dem Training | Sponsor oder Vertragsteam |
Nach Abschluss des Trainings ist es wichtig, die wichtigsten Informationen per E-Mail zusammenzufassen.
E-Mail Vorlage:
Betreff: Unternehmensweiter Rollout von Tomorro bei [Unternehmensname]
Liebes Team,
vielen Dank für Ihre Teilnahme an der Präsentation des Tomorro-Tools. Hier finden Sie den Aufzeichnungslink der Sitzung. Die Präsentation ist ebenfalls beigefügt.
Jeder von Ihnen hat jetzt Zugang zur Plattform und kann sofort mit der Nutzung beginnen.
Ab sofort müssen alle neuen Verträge des Typs [Vertragstyp] über Tomorro abgewickelt werden. Verträge, die außerhalb des Tools bearbeitet werden, können zur Überprüfung abgelehnt werden. Bitte beginnen Sie, diese neuen Best Practices zu übernehmen!
Die Einführung dieses Tools ist eine strategische Priorität für [Unternehmensname], und wir zählen darauf, dass Sie es korrekt nutzen.
Bei Fragen zu den Prozessen können Sie sich an [Namen der Administratoren] wenden. Bei Fragen zur Plattform steht ein Chat zur Verfügung – klicken Sie dazu unten links auf „Hilfe & Dokumentation" und dann auf „Kontakt".
Mit freundlichen Grüßen,
Mündliche Kommunikation
Zeitpunkt | Format | An wen? |
1 Tag vor dem Training | Kurzes Meeting – 15 Minuten | Vertragssponsor |
Dieser Schritt ist nicht zwingend erforderlich, kann jedoch die interne Akzeptanz des Tools erheblich erleichtern.
In dieser Sitzung soll Tomorro und seine wichtigsten Funktionen auf hohem Niveau dem ersten Benutzerteam vorgestellt werden. Der Vertragssponsor sollte auch erläutern, warum das Unternehmen sich für Tomorro entschieden hat und welche Probleme damit gelöst werden sollen.
Diese Sitzung sollte kurz sein und nicht auf funktionale Details eingehen – das Ziel ist es, Interesse zu wecken und die Mitarbeiter zu ermutigen, während des Trainings mehr zu erfahren.
Kommunikation über andere Kanäle
Um den Schwung während des Rollouts aufrechtzuerhalten und die Kommunikationskanäle zu diversifizieren, gibt es weitere Möglichkeiten, je nach Ihren verfügbaren Tools:
Ein dedizierter Teams-Kanal, ggf. mit Ihrem Onboarding Manager oder Customer Success Manager
30-minütige Q&A-Folgesitzungen in den ersten Wochen
Ein interner Newsletter per E-Mail oder Intranet